MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Modernización de la administración
1. 6. Recomendaciones y propuestas de solución. En esta etapa se generan estrategias específicas de acción a modo de recomendaciones. Algunos tipos de recomendación son: de mantenimiento, de eliminación, de acción, de combinación, de fusión, de modificación, de simplificación y de intercambio
2. 6. Recomendaciones y propuestas de solución. En esta etapa se generan estrategias específicas de acción a modo de recomendaciones. Algunos tipos de recomendación son: de mantenimiento, de eliminación, de acción, de combinación, de fusión, de modificación, de simplificación y de intercambio
3. 6. Recomendaciones y propuestas de solución. En esta etapa se generan estrategias específicas de acción a modo de recomendaciones. Algunos tipos de recomendación son: de mantenimiento, de eliminación, de acción, de combinación, de fusión, de modificación, de simplificación y de intercambio
4. Estructuras y procesos en la organización gubernamental
4.1. Teoría General de Sistemas la complejidad de su análisis, en el cual se deberían incluir todas sus dimensiones: entorno, objetivos, estructura administrativa, recursos humanos, recursos tecnológicos, financieros y materiales además de los procesos administrativos
4.2. Entorno de la organización
4.2.1. Sistema abierto se trata de un medio caótico que se modifica constantemente
4.2.2. Sistema cerrado, un ente aislado en el que se podían establecer principios universalistas.
4.2.3. La existencia de entornos dinámicos que exigían una serie de cambios y ajustes al interior a fin de adaptarse; el reconocimiento de que parte del entorno hace posible las tareas de la organización; la existencia del poder y recursos como algo que reside también en el entorno y la importancia de considerar la tecnología en el análisis organizacional.
4.3. Comportamiento en la organización
4.3.1. Se encuentra vinculado tanto con las tareas (denominado rol organizacional) con la dirección o con la ética dentro de la organización.
4.3.2. Las normas genera que los grupos internos modifiquen las normas organizacionales con lo cual se disminuye el desempeño
4.3.2.1. A través de ellas pueden establecer, inclusive, el ritmo de trabajo, de esta manera se forma una cultura a modo en la que la falta de cumplimiento de las normas informales, trae consigo una sanción de la misma naturaleza.
4.4. Los actores de la organización
4.4.1. Un conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma
4.4.2. El análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos, así como los modos de acción y organización de los empresarios y sus estilos de gerencia laboralel análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos, así como los modos de acción y organización de los empresarios y sus estilos de gerencia laboral
4.4.3. Estado el cual tiene un triple papel
4.4.3.1. Desempeña como legitimador del orden social, es el encargado de dotar integración y cohesión social; ser mediador de las partes de un conflicto
4.5. La capacidad de organizar
4.5.1. El alcance de los objetivos planteados dentro de una organización
4.5.1.1. Depende, de la capacidad organizativa adecuada que le permita alcanzarlos, ésta se centra en las áreas directivas de la organización, lo que significa que en gran medida el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada.
4.6. Profesionalización
4.6.1. Existen dos perspectivas marcadas en torno al modelo de profesionalización
4.6.1.1. La primera se desprende de la Nueva Gestión Pública, específicamente de la Gestión Estratégica de Recursos Humanos
4.6.1.1.1. En el caso mexicano se ha visto materializada a partir de la puesta en marcha de programas que pretenden combatir la corrupción e incrementar la transparencia del sector público.
4.6.1.2. La segunda se refiere a la necesidad de establecer un servicio civil de carrera al estilo weberiano el cual en materia de política exterior, la cual se ha desarrollado desde 1922 cuando se estableció el ingreso al servicio exterior por medio de concursos públicos
5. Normatividad aplicable
5.1. La normatividad que regula tener un manual en las organizaciones recae en: Ordenamiento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación 29-diciembre-1976, última reforma 02/04/2013). Titulo Segundo de la Administración Pública Centralizada, Capítulo I de las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos. Artículo 19
5.2. El orden jurídico-administrativo debe seguir el siguiente orden jerárquico en forma descendente
5.2.1. a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos b) Tratados c) Leyes d) Códigos e) Reglamentos f) Decretos g) Acuerdos h) Convenios i) Circulares y/u oficios j) Documentos normativos-administrativos k) Otras disposiciones (documentos que por su naturaleza no puedan ser incluidos en la clasificación anterior).
6. Cambio en organizaciones gubernamentales
6.1. El cambio hace referencia a la transición que ocurre una situación o cosa determinada a otra. El cambio hace referencia a una misma cosa pero convertida en diferentes momentos en algo diferente.
6.2. La innovación es un tipo de cambio donde se introducen novedades, es decir cosas nuevas al estado diferenciado de una situación a otra.
6.3. La transformación es un cambio profundo que se realiza a la situación o cosa determinada. Aquí se modifica, se altera o cambia pero manteniendo su identidad
6.4. Se pueden presentar en su estructura, en la toma de decisiones, en su personal, en sus funciones, normas, reglas, comportamientos y en su interacción con otras organizaciones, etc. Todo cambio, innovación y transformación tiene límite
7. Visión de conjunto; precisa funciones y evita duplicidad de estas (evita repetición de instrucciones y directrices), detecta omisiones y deslinda responsabilidades; proporciona uniformidad y ejecuciones correctas; tiende al ahorro de tiempo y esfuerzos; indirectamente es útil a la planeación y actualización o modernización de sus partes; sirve como medio de integración para nuevo personal; en general debe orientar con información del trabajo que le corresponde a cada quien, delimita el marco de responsabilidades y es el margen de acción.
8. La Agenda de Buen Gobierno durante el periodo de Vicente Fox, 2000-2006
9. Gestión Pública.
9.1. Método de gestión permitiría disminuir el gasto público generado por el enorme aparato administrativo que se había formado alrededor de la centralización administrativa de las décadas anteriores.
9.2. 1. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas; 2. El incremento en la medición de resultados; 3. La mejoría en la asignación de responsabilidades; y 4. La sensibilización de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.
10. La aplicación de la gestión pública como sistema de administración se extendió por todo el mundo, por lo que cada uno de los gobiernos imprimió un sello particular
11. Periodo de Ernesto Zedillo: Programa de Modernización Administrativa (Promap),1994-2000
12. Programa de Mejora de Gestión impulsado por la administración de Felipe Calderón, 2006-2012.
13. La modernización administrativa en nuestro país, a saber, profesionalización, transparencia y evaluación del desempeño. Todos estos programas sin duda afectaron la vida interna y el comportamiento organizacional, creando nuevas reglas y estructuras.
13.1. Tenía como objetivo hacer más eficiente y eficaz el funcionamiento de la organización.
13.1.1. Resultados
13.1.1.1. El empleo de indicadores para medir el desempeño de agencias,
13.1.1.2. El tema de la profesionalización se adoptan los contratos temporales,
13.1.1.3. Un sistema integral de desarrollo de los recursos humanos del sector público, el cual se transformó más tarde en el servicio profesional de carrera.
13.2. Establecer un mecanismo de rendición de cuentas que permita erradicar la corrupción en el país, objetivo con el que se crean nuevas estructuras del gobierno como la Auditoria Superior del a Federación, la Secretaría de la Función Pública, así como el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)
14. Manuales de organización
14.1. Metodología para su diseño y desarrollo
14.1.1. Los pasos a seguir, de acuerdo al método científico, para el diseño de un manual de organización son:
14.1.1.1. 7. Implantación. “Los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas”. Dentro de la implantación se debe considerar la preparación del programa, la integración de recursos y la ejecución del programa.
14.1.1.2. 1. Definición de la problemática, consta en la aproximación a los conceptos, evolución de una idea, percepción de la idea, depuración de la idea y consolidación de la idea.
14.1.1.3. 2. Planeación y programación del estudio. Los pasos que sigue esta etapa son: delimitación del factor estudio, identificaciones fuentes de estudio ya sean internas o externas.
14.1.1.4. 3. Levantamiento de información. Uno de los requisitos que deben cumplir los datos es la coherencia con la realidad, la actitud del grupo responsable, y las técnicas para el levantamiento de información tienen que profundizar con la recopilación, la investigación documental, las consultas en sistemas de información, entrevistas, cuestionarios y observación directa.
14.1.1.5. 4. Análisis y diagnóstico administrativo.En el procedimiento de análisis se siguen los siguientes pasos: conocer, describir, descomponeren todos sus detalles y componentes, examinar críticamente, ordenar cada uno de los elementos, definir las relaciones y ver cómo operan y finalmente explicar su comportamiento.
14.1.1.6. 6. Recomendaciones y propuestas de solución. En esta etapa se generan estrategias específicas de acción a modo de recomendaciones. Algunos tipos de recomendación son: de mantenimiento, de eliminación, de acción, de combinación, de fusión, de modificación, de simplificación y de intercambio
14.1.1.7. 5. Diseño conceptual. En esta etapa se realiza la recreación del problema después del análisis y diagnóstico, para posteriormente generar estrategias de solución a los problemas organizacionales.
14.1.1.8. 8. Mantenimiento organizacional. En esta etapa se da seguimiento y dirección a los objetivos del cambio, así como la implementación de una evaluación para la retroalimentación de las actividades. Para evaluar es necesario tomar en cuenta las diferencias monetarias, las inversiones, satisfacción del cliente, reducción de tiempo, entre otras cosas
14.1.1.9. Todo manual de alguna dependencia tiene una normatividad aplicable y para que sea oficial debe ser publicado en un medio de información oficial. En el caso de la Administración Pública Federal se publican en el Diario Oficial de la Federación.
14.2. Principales partes del manual
14.2.1. Las principales partes del manual de organización son dos
14.2.1.1. 1. Elementos de identificación. Esta contiene la portada que contiene el nombre de la unidad administrativa, entidad; logotipo, fecha de elaboración y/o actualización.
14.2.1.2. 2. Elementos de contenido. Estos elementos de contenido son la estructura del texto del manual, el contenido del libro, que debe presentarse de una manera coherente y ordenada. Las partes más comunes son:
14.2.1.2.1. Introducción. Se presenta brevemente el contenido del manual su propósito y finalidad.
14.2.1.2.2. Antecedentes históricos. Es la descripción de la historia de la unidad administrativa, en dado caso de que exista basta información se recomienda realizar una selección estratégica.
14.2.1.2.3. Marco jurídico-administrativo. Principales ordenamientos jurídicos que tiene vigencia para la unidad administrativa.
14.2.1.2.4. Atribuciones. Facultad de obrar o derecho de hacer de la unidad administrativa a partir de su marco jurídico.
14.2.1.2.5. Estructura orgánica. En esta parte se muestran las dimensiones de la unidad administrativa, así como la descripción de cada una de sus partes.
14.2.1.2.6. Organigramas. En ella se muestra niveles jerárquicos, comunicación, líneas de autoridad
14.2.1.2.7. Objetivos. Menciona el propósito de la unidad administrativa y del manual organizacional.
14.2.1.2.8. Funciones. Describe cada una de las tareas asignadas a cada parte de la unidad administrativa y de esta manera cumplir los objetivos planteados.
14.2.1.2.9. Bibliografía. Contiene las fuentes usadas para la elaboración del manual, el formato está determinado en los lineamientos de elaboración
14.3. Objetivos, función y utilidad del manual.
14.3.1. Entre los objetivos que cumple del manual de organización
14.3.1.1. - Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas.
14.3.2. Entre las funciones principales del manual de operaciones
14.3.2.1. - Instrumento de consulta. - Instrumento de coordinación. - Elimina la duplicidad de esfuerzo. - Evita la confusión e incertidumbre. - Orienta en las funciones asignadas para cada uno de los puestos y cargos de trabajo.
14.4. Son un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional, los manuales por lo regular deben contener la información con respecto a la estructura de la organización, así como sus atribuciones, objetivos, funciones, redes, mandos, entre otras cosas que están dentro de sistema organizacional y/o unidad administrativa.
14.5. Es un documento por lo regular oficial; contiene la estructura orgánica; contiene las funciones de sus elementos; define las tareas específicas de cada integrante de la organización; y contiene la forma organización en cuanto a autoridades vigentes.
14.6. Es una herramienta e/o instrumento de trabajo que sirve para actualizar la información de la organización en cuestión de estructura organizacional, la historia, marco jurídico, modelos administrativos, objetivos, organigrama, funciones, niveles jerárquicos, grados de autoridad, responsabilidades, líneas de mando, coordinación y comunicación, en resumen un esquema general de las unidades administrativas
15. Manuales de procedimientos
15.1. Objetivos, función y utilidad del manual
15.1.1. El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional
15.1.2. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos
15.1.3. Utilidad de esta, es que se presenta como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales por ejemplo: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal.
15.2. Metodología para su diseño y desarrollo
15.2.1. Pasos básicos para su diseño y desarrollo.
15.2.1.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización.
15.2.1.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos. En este paso. Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones.
15.2.1.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento. En este paso se elige el formato que se puede utilizar para la elaboración de los manuales de procedimientos. El formato tiene que ser congruente con lo que se desea plasmar, algunos ejemplos de formatos que se pueden usar son: los diagramas de flujo, la técnica narrativa o la narrativa con imágenes
15.2.1.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos. En este paso se presenta el producto final: un manual de procedimientos.