1. El archivo del registro del estado civil se forma de:1. El registro de nacimientos. 2. El registro de matrimonios. 3. El registro de defunciones. 4. Los índices de los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones. 5. El libro de visitas, y 6. El archivador de documentos.
1.1. En el libro de visitas se asentarán las actas de las visitas ordinarias y extraordinarias que practique la vigilancia registral al funcionario.
1.2. El registro de matrimonios y el de defunciones se llevarán en folios sràn a específicos
1.3. La inscripción en el registro del estado civil se hará por duplicado
1.4. Toda inscripciòn deberá tener: 1. La naturaleza del hecho o acto que se registra. 2. El lugar y la fecha en que se hace. 3. El nombre completo y el domicilio de los comparecientes, su identidad y el documento con que ella se estableció. 4. La firma de los comparecientes y la del funcionario.
2. Los actos y hechos que tengan que ver con el estado de civil de las personas deben estar escritas en el registro civil de nacimiento. Se debe colocar los nacimientos, reconocimientos de hijos, alteraciòn de la patria potestad,emancipaciòn etc.
2.1. El registro del estado civil se llevará en tarjetas.
2.2. El registro es público, y sus libros y tarjetas, así como las copias y certificados que con base en ellos se expidan, son instrumentos públicos
3. En el registro de nacimientos se tendra: 1. Los nacimientos que ocurran en el territorio nacional. 2. los nacimientos ocurridos en el extranjero, de personas hijas de padres o madres colombianos. 3. Los nacimientos que ocurran en el extranjero, de personas hijas de padre o madre colombianos de nacimiento o por adopción, o de extranjeros residentes en el país, caso de que lo solicite un interesado. 4. Los reconocimientos de hijo natural, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, etc.
3.1. El deber de denunciar los nacimientos y solicitar su registro:
3.1.1. 1. El padre.
3.1.2. 2.Madre
3.1.3. 3. Los demás ascendientes.
3.1.4. 4. Los parientes mayores más próximos.
3.1.5. 5. El director o administrador del establecimiento público o privado en que haya ocurrido.
3.1.6. 6. La persona que haya recogido al recién nacido abandonado.
3.1.7. 7. El director o administrador del establecimiento que se haya hecho cargo del recién nacido expósito.
4. El denuncio de defunción deberá formularse dentro de los dos días siguientes el momento en que se tuvo noticia del hecho, en la oficina de registro del estado civil correspondiente al lugar donde ocurrió la muerte, o se encontró el cadáver.
4.1. En el registro de defunciones se inscribirán:
4.1.1. 1. Las que ocurran en el territorio del país.
4.1.2. 2. Las defunciones de colombianos por nacimiento o por adopción, y las de extranjeros residentes en el país, ocurridas fuera de éste, cuando así lo solicite el interesado que acredite el hecho. El registro se cumplirá entonces en la primera oficina encargada del registro en la capital de la República.
4.1.3. 3. Las sentencias judiciales ejecutoriadas que declaren la presunción de muerte por desaparecimiento.
5. El estado civil de una persona es su situaciòn juridica en la familia y la sociedad.
5.1. Los matrimonios que se celebran dentro del país se inscribirán en la oficina correspondiente al lugar de su celebración.
6. Toda persona tiene derecho a su individualidad(nombre), este comprende de nombre, apellido y en algunos casos el seudónimo.
6.1. El registro del matrimonio deberá expresar: 1. El lugar y la fecha de su celebración. 2. Nombre, estado civil, domicilio e identidad de los contrayentes y código del folio de registro de su nacimiento y lugar de su inscripción. 3. Nombre de los padres de los contrayentes. 4. Funcionario o sacerdote que celebró el matrimonio. 5. Nombre, identidad y folio de registro de nacimiento de los hijos de los contrayentes legitimados por el matrimonio. 6. Fecha, notaría y lugar de otorgamiento de la escritura por la cual los contrayentes pactaron capitulaciones matrimoniales.
6.2. Se llevarán por el sistema de tarjetas en estricto orden alfabético del primer apellido de los inscritos, con indicación de los números correspondientes al orden sucesivo de ellos en el archivo central y al orden interno de la respectiva oficina.
7. El registro de nacimientos se llevará en folios destinados a personas determinadas que se distinguirán con un código o complejo numeral indicativo del orden interno de cada oficina.todos los derechos y actos relativos al estado civil y a la capacidad de las personas, sujetos a registro, y especialmente, los relacionados.
8. Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o citas que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse, y salvando al final lo corregido, reproduciendo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado.
8.1. Las incripciones del estado civil no podrán ser alterada a menos que
8.2. solo podrán pedir rectificación las personas a las cuales se refiere este, sus representantes legales o sus herederos
8.3. Toda modificaciòn necesita una escritura pública
8.4. Toda corrección, alteración o cancelación de una inscripción en el registro del estado civil, deberá indicar la declaración
9. Los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias y certificados de las actas y folios que reposen en sus archivos.
9.1. Son encargados de llevar el registro del estado civil de las personas:
9.1.1. 1° Dentro del territorio nacional, los notarios, y en los Municipios que no sean sede de notaria, los registradores municipales del Estado Civil de las personas, o en su defecto, los alcaldes municipales. La Superintendencia de Notariado y Registro podrá autorizar, excepcional y fundadamente, a los delegados de los registradores municipales del estado civil y a los corregidores e inspectores de policía para llevar el registro de estado civil.
9.1.2. 2° En el exterior, los funcionarios consulares de la República.