Nghiệp vụ sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu

1. Quản lý và giải quyết văn bản

1.1. Văn bản đến

1.1.1. Trình tự

1.1.1.1. Tiếp nhận

1.1.1.1.1. Khái niệm

1.1.1.1.2. Nội dung

1.1.1.2. Đăng ký

1.1.1.2.1. Khái niệm

1.1.1.2.2. Đăng ký văn bản đến

1.1.1.3. Trình, chuyển giao

1.1.1.3.1. Trình văn bản

1.1.1.3.2. Chuyển giao văn bản

1.1.1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc

1.1.1.4.1. Trách nhiệm

1.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến điện tử

1.1.2.1. Tiếp nhận

1.1.2.1.1. Kiểm tra

1.1.2.1.2. Thông báo đã nhận văn bản đến

1.1.2.2. Đăng ký, số hóa

1.1.2.2.1. Đăng ký

1.1.2.2.2. Số hóa

1.1.2.3. Trình, chuyển giao

1.1.2.3.1. Trình, chuyển giao cho người có thẩm quyền

1.1.2.3.2. Cho ý kiến chỉ đạo

1.1.2.4. Giải quyết trong hệ thống

1.1.2.4.1. Lãnh đạo đơn vị

1.1.2.4.2. Công chức, viên chức nhận văn bản (qua mail) từ đơn vị chuyển đến

1.1.2.4.3. Theo dõi tình hình

1.2. Văn bản đi

1.2.1. Trình tự quản lý văn bản giấy

1.2.1.1. Kiểm tra, ghi số

1.2.1.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

1.2.1.1.2. Ghi số / ngày, tháng, năm văn bản

1.2.1.2. Đăng ký

1.2.1.2.1. Khái niệm

1.2.1.2.2. Lập sổ đăng ký

1.2.1.2.3. Đăng ký

1.2.1.3. Đóng dấu

1.2.1.3.1. Nhân bản

1.2.1.3.2. Đóng dấu cơ quan

1.2.1.3.3. Đóng dấu độ khẩn, mật

1.2.1.3.4. Quản lý con dấu

1.2.1.3.5. Sử dụng con dấu

1.2.1.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi

1.2.1.4.1. Làm thủ tục phát hành

1.2.1.4.2. Chuyển phát

1.2.1.4.3. Theo dõi chuyển phát

1.2.1.5. Lưu văn bản đi

1.2.1.5.1. Lưu 2 bản

1.2.2. Trình tự quản lý văn bản điện tử

1.2.2.1. Soạn thảo, kiểm tra

1.2.2.1.1. Cá nhân được giao nhiệm vụ

1.2.2.1.2. Lãnh đạo đơn vị

1.2.2.1.3. Người được giao trách nhiệm kiểm tra

1.2.2.1.4. Văn thư cơ quan

1.2.2.2. Cấp số

1.2.2.2.1. Trách nhiệm

1.2.2.2.2. Cập nhập vào hệ thống

1.2.2.2.3. Văn thư cập nhập

1.2.2.3. Đăng ký

1.2.2.3.1. Ban hành văn bản điện tử

1.2.2.3.2. Phát hành văn bản số hóa

1.2.2.3.3. Đối tượng nhận

1.2.2.3.4. Lưu trong hệ thống

1.2.2.4. Ký số cơ quan tổ chức

1.2.2.4.1. Chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản

1.2.2.4.2. Văn thư chuyển đến người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử

1.2.2.5. Ban hành và phát hành

1.2.2.5.1. In và đóng dấu lưu 1 bản tại văn thư, phát hành văn bản điện tử

1.2.2.5.2. Hình thức ký, ban hành

1.2.2.6. Lưu văn bản

1.2.2.6.1. Bản gốc điện tử lưu trong hệ thống cơ quan tổ chức

2. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.1. Trách nhiệm

2.1.1. Người đứng đầu, chánh văn phòng, trưởng đơn vị, cá nhân, văn thư đơn vị/cơ quan, lưu trữ cơ quan

2.2. Lập danh mục hồ sơ

2.2.1. Khái quát chung

2.2.1.1. Bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trong 1 năm, kèm theo ký hiệu, đơn vị, thời hạn bảo quản

2.2.2. Căn cứ lập: 3 nhóm

2.2.2.1. Văn bản quy định

2.2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, CCTC, quy chế, phân công nhiệm vụ, CCVC

2.2.2.2. Kế hoạch hàng năm

2.2.2.3. DMHS của năm trước, bảng THBQ tài liệu, mục lục hồ sơ

2.2.3. Nội dung

2.2.3.1. Xây dựng khung đề mục

2.2.3.2. Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề, đơn vị, người lập

2.2.3.3. Dự kiến THBQ

2.2.3.4. Đánh số, ký hiệu

2.2.4. Tổ chức

2.2.4.1. Cách 1

2.2.4.1.1. Văn thư xây dựng dự thảo, danh mục hồ sơ

2.2.4.2. Cách 2

2.2.4.2.1. Dự kiến DMHS theo đơn vị

2.3. Phương pháp

2.3.1. Lập hồ sơ công việc

2.3.1.1. Mở hồ sơ

2.3.1.1.1. Đưa văn bản, TL và biên mục thông tin lên bìa

2.3.1.2. Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ

2.3.1.2.1. Thu thập đầy đủ, văn bản đưa vào hồ sơ là bản chính

2.3.1.3. Kết thúc hồ sơ

2.3.1.3.1. Kiểm tra, xem xét, bổ sung, loại văn bản trùng thừa, sắp xếp, xem xét lại thời hạn bảo quan

2.3.2. Lập hồ sơ nguyên tắc

2.3.2.1. Tác dụng

2.3.2.1.1. Phương tiện làm việc

2.3.2.1.2. Căn cứ pháp lý

2.3.2.1.3. Tra cứu

2.3.2.2. Trách nhiệm

2.3.2.2.1. Lập tập hồ sơ về công tác nghiệp vụ mình phụ trách

2.3.2.3. Cách lập hồ sơ

2.3.2.3.1. Văn bản giấy

2.3.2.3.2. Văn bản điện tử

2.3.2.4. Cách quản lý

2.3.2.4.1. Bảo quản tại nơi làm việc để tra cứu hàng ngày

2.3.2.4.2. Cập nhập kịp thời văn bản mới sửa đổi, bổ sung

2.3.2.4.3. Không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan

2.4. Giao nộp vào lưu trữ cơ quan

2.4.1. Thời hạn nộp lưu

2.4.1.1. 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc

2.4.1.2. Sau 3 tháng kể từ ngày được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản

2.4.2. Thành phần

2.4.2.1. Xác định THBQ từ 5 năm trở lên

2.4.3. Tiếp nhận, hoàn chỉnh, sắp xếp

2.4.3.1. Lập mục lục, biên bản giao nhận, tiếp nhận, hoàn chỉnh (đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết mục lục, biên mục hoàn chỉnh bìa), phân loại, sắp xếp

2.4.4. LTCQ

2.4.4.1. Đánh số tờ

2.4.4.2. Viết chứng từ kết thúc

2.4.4.3. Viết mục lục

2.4.4.4. Biên mục hoàn chỉnh bìa hồ sơ

2.5. Phân loại

2.5.1. THBQ

2.5.1.1. Vĩnh viễn

2.5.1.2. Có THBQ theo năm

2.5.2. Trật tự nhóm trong phương án PLTL