1. INALIENABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Eliminación de documento público bajo las normas correspondiente y autorización del estado.
2. VALORACIÓN Descubrir, apreciar, los valores inherentes del documento y su gradación. Se debe tener en cuenta que el criterio debe estar sujetado no solo al juicio sino también a los objetivos en función de reducir al mínimo, pero con la objetividad correcta.
3. ANTECEDENTES Y CONFIGURACIÓN DEL EXPURGO (GAES 1)
3.1. 1) Hasta hace menos de 100 años nadie se planteaba graves cuestiones sobre la legitimidad del expurgo, ni de los criterios adoptados para destruir los documentos, Tradicionalmente en la necesidad de conservarlo todo, así fuese desorganizado, para no privar a las generaciones futuras de estas fuentes de información, transmitiéndoles un legado archivisto casi imposible de manejar e inservible en buen parte.
3.2. 2.) Los modernos criterios que rigen en el expurgo. Se comenzó a eliminar documentos que no tuvieran valor para su uso legal, histórico, genealógicos o anticuarios, la autorización se ampliaba a los fondos posteriores. Las propias oficinas encargadas de seleccionar los documentos a conservar, esta tenían la responsabilidad de la eliminación antes de remitirlos al archivo. El comité Grigg diseño uno nuevo sistema basado en dos criterios para la selección de los documentos : La primera: las administraciones de origen a los 5 años de su tramitación, entre el 50 y el 90% es destinado a la destrucción mediante la aplicación del criterio administrativa. La segunda: revisión en la que, aplicando el criterio histórico, los documentos deben ser reducidos a un tamaño manejable, esta vez por parte de los archiveros. Se adopta por los National Archives la elaboración de guías, normas, y calendarios de conservación vinculantes.
3.3. 1832 en Alemania los cuadros de expurgo fueron desarrollados tempranamente y el archivero ha desempeñado un papel destacado en el proceso. 1973 Germana.H.O.Meisner estableció tres reglas básicas para la valoración: 1. Edad de los documentos 2. Contenido informativo 3. Orden jerárquico de las administraciones (central, regional, local) 1850 Schellenberg, estableció su teoría de los valores del documento: 1. Valor primario: el que tiene para la administración de origen 2. Valor secundario: el que posee para la investigación, testimonial e informativo.
3.4. En la última década del siglo pasado se establecieron nuevas aportaciones, basadas por una parte en la introducción de otros criterios y por otra, en la interpretación de los clásicos en distintas denominaciones cono macro selección, selección funcional y otras. Uno de sus principales aspectos a considerar son la producción de los documentos funciones y procesos que pretenden documentar la conservación También en los últimos años se ha producido la selección y la propia producción de los documentos seleccionar conservar para crear valores objetivos El expurgo tiene una metodología más asentada es un procesos relacionado y paralelo a la identificación de funciones y estructuras
4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EN EXPURGO 1) Ciclo vital de los documentos: Vigencia legal y administrativa 2) Utilidad histórica: periodo utilidad Corriente / intermedia/ definitiva.
5. PROCESÓ ANTICIPADO Acumulación de documentos por medio de modelo reactivo reaccionando a la sobrecarga de documentos.
6. EL DOCUMENTO NO ES UN FIN EN SI MISMO La finalidad es administrativo, legal y desde el principio que pierda su valor, no justifica el costo de su conservación, en consecuencia será eliminado.
7. CONSERVAR PARA INFORMAR Su función acumular los documentos de modo y manera que sean organizados y estén en servicio.
8. SUSTITUCIÓN NO ES LA SOLUCIÓN La idea no es sustituir volumen sino la calidad del documento a conservar.
9. VALORACIÓN Descubrir, apreciar, los valores inherentes del documento y su gradación. Se debe tener en cuenta que el criterio debe estar sujetado no solo al juicio sino también a los objetivos en función de reducir al mínimo, pero con la objetividad correcta.
10. PRACTICA DE LA VALORACIÓN Y DE LA SELECCIÓN: CALENDARIO DE CONSERVACIÓN (GAES 7)
10.1. Cuando se produce la selección que determina el destino de los documentos según su valor, se tiene en cuenta la propuesta de resolución, que consta de:
10.1.1. - Eliminación
10.1.1.1. - Muestreo
10.1.1.1.1. - Conservación permanente
10.1.2. - Conservación parcial.
10.2. Las decisiones sobre conservación de documentos deben tomarse en base a los riesgos que puede haber después de la ausencia de estos.
10.3. Práctica de la valoración y selección: el calendario de conservación. Es un estudio que es responsabilidad del archivisita para identificar las series documentales, a partir de un análisis del entorno interno y externo de la organización. Adicional a ello se identifica las funciones de las actividades que se desarrollan como las siguientes:
10.3.1. - Se identifica sí las series existen o existieron y se recogen como formas no autorizadas. - Unidades productoras implicadas en el proceso de las series. - El proceso de gestión y todos los pasos que lo integran. - Conocer el alcance temporal que tienen las series existentes, con el fin de establecer fechas límites para la selección. - El tipo de soporte es valorado para su conservación definitiva. - El volumen demuestra el crecimiento de la actividad de la organización y es un buen criterio para elegir las series con las que se puede trabajar. - Se tienen en cuenta la existencia de documentos recapitulativos y documentos duplicados.
10.4. El archivista recoge y digitaliza las informaciones nombradas con anterioridad y se procede hacer una evaluación que pertenece a la comisión en la que:
10.4.1. - Se propone evaluar y señalar el período de permanencia de los archivos de gestión con su valor histórico.
10.4.1.1. - Se propone accesibilidad por parte de los usuarios.
11. ELIMINACION -Es el procedimiento por el cual los documentos determinados son destruidos, Y cuya responsabilidad puede estar en las unidades productoras, pero que, por lo general, recae en la fase intermedia del archivo. -Es una tarea delicada que requiere la adopción de ciertas cautelas. Como principio, hay que asegurar ciertos niveles mínimos de eliminación, Cuyo contenido haya sido clasificado en algún grado de confidencialidad o secreto o contengan datos de carácter personal. -Toda destrucción debe quedar registrada, documentada, de forma que se pueda conocer su modalidad, responsabilidad, fecha y resultados. -Los documentos electrónicos pueden ser destruidos mediante el reformateado o la reescritura, si se garantiza que el resultado es irreversible. La opción más segura es la destrucción física de los soportes. -El archivo debe poseer procedimientos escritos que describan las formas y los pasos que se han de dar para ejecutar la destrucción segura de los documentos y la capacidad de certificarlo en caso necesario.
12. Si lo que se quiere es conservar un porcentaje de la documentación es necesario aplicar la regla de tres para saber a cuanto equivale el porcentaje que queremos conservar en unidades documentales, así podremos operar.
13. N/n=K
14. Ejemplo
14.1. Usando el caso anterior cambiamos "n" por 5% de la documentación que se quiere conservar.
14.2. N=3800 U.doc n=5%
14.3. Aplicando la regla de tres: 100% equivale a 3800 U.doc 5% a cuantas U.doc (X) equivale?
14.4. X= 3800 U.doc * 5% / 100%
14.5. X=190 U.doc
14.6. Devemos sacar 190 muestras para conservar el 5% de la documentación. n=190 U.doc
15. los 5 criterios de la norma ISO 15489: ◦ Determinar los requisitos legales o administrativos. ◦ Determinar su uso. ◦ Determinar los vínculos con otros documentos, agrupaciones o sistemas ◦ Considerar la amplia variedad de usos (usuarios externos, necesidades futuras de la organización, exigencias legales, fiscales, políticas, sociales o de otro tipo). ◦ Asignar periodos de conservación sobre la base de la evaluación total del sistema, tomando decisiones equiparables en casos similares.
16. Los valores secundarios. Derivados de su importancia para la investigación, son de dos tipos: ▪ Valores testimoniales, es decir, aquellos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor ▪ Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo del saber
17. Es un procedimiento realizado en las administraciones de origen, donde los administradores deben depurar sus productos antes de remitirlos al archivo, revisando pieza por pieza con el fin de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cuantos documentos hinchan innecesariamente a los expedientes. desde el punto de vista conservacionista se considera el método ideal, por ende este permite el estudio individual de las unidades archivísticas. debido a la lentitud y a la negativa ratio costes/beneficios, resulta imposible aplicar salvos en organizaciones muy pequeñas.
18. 4. SELECCIÓN (GAES 5): Es la tarea de establecer los tiempos a los cuales la documentación están sometidos para su destrucción o conservación. Esta selección se genera en dos etapas: la primera se identifica el valor de cada documento, de esta manera se determinan plazos para su selección. En la segunda se efectúa la selección directamente en las series documentales. Se deben tener tres premisas para la selección: existen documentos que perecerán por siempre, documentos que caducan por plazos de tiempos y documentos que por su valor se prefiere guardar fragmentos de modo de testimonio.
18.1. CRITERIOS Y ETAPAS
18.1.1. Los métodos que se deben emplear para la retención de documentos seleccionados varían en función de diversos factores, como lo son la dimensión del sistema y del fondo documental, la etapa del ciclo de vida en que se realizó y las características de cada serie documental. No siempre se aplica el mismo ni tampoco se tiene uno concreto, se aplican teniendo en cuenta una combinación.
18.2. MÉTODOS
18.2.1. SELECCIÓN PIEZA POR PIEZA
18.2.2. ▪ Administrativo (directivas, normas, reglamentos ... ). ▪ Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad). ▪ Fiscal (presupuestos, instrumentos contables ... ). ▪ Científico y tecnológico (resultado de investigaciones puras y aplicadas)
18.2.3. SELECCIÓN CUALITATIVA Y POR MUESTREO (GAES 6)
18.2.3.1. CUALITATIVA, Hace referencia a dos cualidades en específico:
18.2.3.1.1. Se refiere a conservar los documentos por el valor que representan por sí mismos, sin depender de ningún factor externo, conservándolos por la importancia que tienen.
18.2.3.1.2. ASPECTOS INTRÍNSECOS
18.2.3.1.3. ASPECTOS EXTRÍNSECOS
18.2.3.2. MUESTREO, Consiste en aplicar procedimientos matemáticos para obtener muestras de una población, en este caso la población es la documentación (las series), es aplicada para un gran volumen documental.
18.2.3.2.1. Tenemos una serie que consta de 3800 unidades documentales, la mayor parte es documentación inservible, muy poco a nada existe de interés, por lo tanto solo requerimos de 10 documentos como testimonio de la serie, el resto se procederá a eliminarlo.
18.2.3.2.2. Existen varios métodos de muestreo pero para la selección documental se usan solo dos:
19. GAES 4
19.1. 3.1 REQUISITOS LEGALES
19.1.1. Se crea la constitución de comisiones interdisciplinares de expertos denominados:
19.1.1.1. comisiones calificadoras de documentos
19.1.1.2. comisiones de valoración y selección
19.1.1.3. comisiones de acceso y evaluación
19.1.2. constituida como un grupo de estudio conoformado con los representantes de la entidad productora de los documentos:
19.1.2.1. administrativistas
19.1.2.2. tecnólogos
19.1.2.3. investigadores
19.1.2.4. archiveros
19.1.3. Los valores primarios: Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión. Son de carácter: ▪ Administrativo (directivas, normas, reglamentos ... ). ▪ Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad). ▪ Fiscal (presupuestos, instrumentos contables ... ). ▪ Científico y tecnológico (resultado de investigaciones puras y aplicadas)
19.1.4. Su función consiste
19.1.4.1. ◦ estudiar ◦ evaluar ◦ establecer los principios o pautas ◦ dictaminar
19.2. 3.2 CRITERIOS
19.2.1. Los criterios que hay que tener en cuenta en todo proceso de valoración documental son los siguientes:
19.2.1.1. La jerarquía administrativa y funcional: El valor de los documentos depende del lugar que el productor ocupe en la pirámide organizativa
19.2.1.2. Dirección: donde se toman las decisiones relativas a las políticas, a los procedimientos y a la organización
19.2.1.3. Desarrollo: Tienen a su cargo las denominadas funciones sustantivas, aquellas que comportan el trabajo profesional y técnico de la entidad
19.2.1.4. Gestión: administrativa, financiera
19.3. El entorno normativo variará según la naturaleza de la organización y de su sector de actividades
19.3.1. legislación general: establecen los requisitos, así como los procedimientos para el expurgo, la existencia de autoridades fiscalizadoras y el alcance de su jurisdicción.
19.3.2. carácter patrimonial: declara la naturaleza y composición del patrimonio histórico de la nación o de otro territorio a escala, las obligaciones respecto de ese patrimonio y su protección
19.3.3. leyes sectoriales de carácter transversal: afectan a todas las organizaciones en cuestiones determinadas y de obligatorio cumplimiento en razón de la naturaleza de las actividades
19.3.4. normativa específica: Afecta a sectores de actividad determinados y no poseen carácter transversal, precisa en cuanto a la valoración, plazos de utilidad y conservación