Recibo y reparto de documentos
par andrea smith villamil garcia
![Mind Map: Recibo y reparto de documentos](https://www.mindmeister.com/image/xlarge/1573214886/mind-map-recibo-y-reparto-de-documentos.png)
1. Unidades de correspondencia
1.1. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
2. Recibo de documentos
2.1. Es una de Ias tareas más importantes y definitivas en Ia utilización y tratamiento de Ias comunicaciones empresariales. Por Io tanto se debe crear un control que permita comprobar eI recibo y Ia tramitación de Ias comunicaciones recibidas.
2.1.1. Pasos para el recibo de documentos: - Recepción - Clasificación - Apertura - Revisión - Radicación - Registro - Distribución reparto
3. Clasificación de las comunicaciones
3.1. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en: - Comunicaciones externas: Son las que se cruzan entre las entidades instituciones y entre estas y personas naturales o viceversa. - Comunicaciones internas: Son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella, en cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instrucción.
4. Normalización
4.1. Es necesario que cada entidad normalice los procedimientos de recibo y despacho de documento. Los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normalizan de acuerdo con el tamaño. Organización de cada entidad y el flujo de la documentación de forma manual o electrónica.
4.1.1. La normalización está orientada a cumplir los siguientes requisitos: - Clase de correspondencia - Uso o finalidad que se le dará - Requisitos de presentación formal - Trámite - Normas legales de conservación