Quy trình vận hành đơn hàng TMĐT

1. Tiếp nhận đơn hàng

1.1. Nhập đơn hàng vào sheet Online

1.1.1. Nhập ngày tiếp nhận

1.1.2. Nhập ID đơn hàng, Họ tên, địa chỉ KH

1.1.3. Nhập loại mũ, số lượng mũ, đơn vị vận chuyển

1.1.4. Nhập giá bán, mã giảm giá, doanh thu sau khi trừ các phí

1.2. Xác nhận đơn hàng trên hệ thống

1.3. Phản hồi chat, thắc mắc từ KH

2. Gửi và in đơn hàng

2.1. Xuất file đơn hàng từ hệ thống, note lại ngày gửi in trên sheet

2.2. Gửi in đơn, ghi rõ: ngày nào gửi bao nhiêu đơn, của đơn vị nào, của shop/ sàn nào

2.3. Note đơn hàng đặc biệt về số lượng, KH đổi màu mũ, KH thay đổi thông tin bằng màu đỏ để kho chú ý

3. Điều phối vận chuyển

3.1. Gọi đơn vị vận chuyển vào lấy hàng

3.2. Đổi trạng thái đơn hàng

3.2.1. Gọi lại cho ship xem đã lấy bao nhiêu đơn

3.2.2. Kiểm tra lại hệ thống xem đã chuyển trạng thái đang giao chưa, khớp đủ số lượng đơn

3.2.3. Trường hợp ship lấy nhiều hơn trên hệ thống

3.2.3.1. Xem lại tất cả đơn nào còn sót của đơn vị vận chuyển đó, kiểm tra lại xem đơn đó đã được lấy hay chưa

4. Đơn gặp vấn đề vận chuyển

4.1. Đơn hàng giao quá lâu

4.2. KH chưa nhận hàng, ship báo đã giao

4.3. Đơn hàng thất lạc

4.4. Khách muốn kiểm tra hàng

5. Quản lý đơn hoàn

5.1. Đơn hoàn trả do giao không thành công

5.1.1. note trên sheet là báo hoàn ngày nào

5.1.2. paste đơn báo hoàn riêng ra 1 file cập nhật tình trạng hoàn trả

5.1.3. Khi nào kho nhận được hàng thì mới xác nhận đã nhận hoàn, ngày nhận hoàn

5.2. Đơn hoàn trả do sản phẩm lỗi nặng hoặc giao sai phân loại hàng

5.2.1. Hướng dẫn KH bấm vào nút hoàn hàng trên App điện thoại

5.2.2. Hướng dẫn KH chọn mang ra bưu cục hoặc ship tự đến lấy hàng

5.2.3. Theo dõi quá trình đơn hoàn về

5.2.4. Khi nào nhận được hàng, kiểm tra không vấn đề gì thì hoàn tiền cho KH

5.3. Đơn hàng bị nứt, vỡ kính, hỏng nhẹ

5.3.1. TH1: hoàn trả bình thường theo shopee

5.3.2. TH2: bảo khách cứ nhận đơn đó, phụ kiện nào bị nứt vỡ thì đặt phụ kiện đó, shop chịu toàn bộ chi phí đơn hàng -> tăng thêm lượt bán cho sản phẩm

5.3.3. TH3: hoàn tiền qua chuyển khoản. áp dụng 1 số lỗi như mũ hoặc kính xước nhẹ do vận chuyển. cân nhắc hoàn 20k cho KH

6. Đối soát Doanh thu

6.1. Cuối tháng xuất file đơn hàng từ ngày 01 đến ngày 31

6.2. Tải file lên hệ thống đối soát

6.3. Kiểm tra các đơn hệ thống báo chưa nhận tiền

6.4. Quay lại shopee kiểm tra theo mã đơn hàng