1. Semana 1 (27/04 a 03/05)
1.1. Abertura das incrições para expositores internos
1.1.1. Divulgar nos grupos de whatsapp internos da clinica.
1.1.2. Disponibilizar a ficha de inscrição com orientações claras.
1.1.3. Incluir informações sobre taxa, formato do evento e prazos. Data limite para abertura: 28/04
1.2. Definição de Politica para Expositores de Alimentação
1.2.1. Em caso de vendas de alimentos, definir regras especificas. Prazo para decidir: 30/04
1.3. Preparar e Lanças os Primeiros Theasers e Save The Date para familias
1.3.1. Mensagem Simples: "Reserve a manhã do dia 24/05 para um evento especial no Instituto Prisma" Data de Envio: 30/04
1.4. Elaboração da identidade visual do evento
1.4.1. Papelaria personalizada
2. Semana 2 (04/05 a10/05)
2.1. Fechamento da lista de expositores internos e recolhimento de taxa.
2.1.1. Encerrar as incrições internas e confirmar pagamentos. Prazo para fechamento: 07/05
2.2. Reunião online de apresentação para expositores confirmados
2.2.1. Apresentar oficialmente o evento, o funcionamento, orientações praticas.
2.2.2. Alinhar expectativas e tirar dúvidas. Data para reunião: 09/05 ou 10/05
2.3. Capatações de expositores externos (se necessário)
2.3.1. Caso sobrem mesas, abrir inscrições para expositores externos.
2.3.2. Priorizar expositores já ligados a causa ou alinhado ao perfil do evento. Periodo para captação: 09/05 a 10/05
2.4. Definição de Contratação de serviços tercerizados
2.4.1. Locação dos brinquedos inflaveis, carrinhos de pipoca e picolé, toalhas de mesa. Prazo para fechar contratos: 10/05
2.5. Definição da estrutura do local:
2.5.1. Mapear:
2.5.1.1. Espaço dos expositores
2.5.1.2. Espaços dos brinquedos e gincanas
2.5.1.3. Espaço para oficina de crochê
2.5.1.4. Praça de alimentação (se houver)
2.5.1.5. Criar mapa visual do evento para distribuição antecipada.
3. Semana 3 (11/05 a 17/05)
3.1. Definição e alocação das equipes de trabalhos: Data limite para definições: 12/05
3.1.1. Equipe de estrutura (montagem e desmontagem)
3.1.2. Equipe de credenciamento e recepção
3.1.3. Equipe de caixa (vendas de pipoca, picolé, bebidas)
3.1.4. Equipe de atividades (coordenação de gincanas, brinquedos, etc.)
3.1.5. Equipe de oficinas (crochê e roda de conversa)
3.1.6. Equipe de comunicação/anfitriões (auxilio e circulação durante o evento)
3.2. Produção e entrega de material de apoio.
3.2.1. Impressão dos vales pipocas e picolé
3.2.2. Impressões de crachás para expositores
3.2.3. Cartazes de sinalização (caixa, praça de alimentação, entrada)
3.3. Envio de convites oficiais para as familias. Data limite: 13/05
3.3.1. Reforçar convite
3.3.2. Lembrar sobre necessidade de incrições (crochê)
4. Semana 4 (18/05 a 24/05)
4.1. Confirmação final dos expositores e serviços
4.1.1. Checagem finall dos expositores e serviços
4.1.2. Confirmação com fornecedores.
4.2. Checklist de logistica local:
4.2.1. Conferir mesas, toalhas, extintores, acesso eletrico, lixeiras, bebedouros, banheiros.
4.3. Mensagem final de lembrete para familias.
4.3.1. Mensagem de boas vindas, horario, dicas de estacionamento e participação. Data de envio: 22/05
4.4. Montagem do evento:
4.4.1. Organização das mesas, sinalizações, brinquedos inflaveis, praça de alimentação. Data: 23/05 fim do dia e 24/05 as 06h00
4.5. Execução do evento:
4.5.1. Credenciamento
4.5.2. Entrega dos vales
4.5.3. Suporte as familias e expositores
4.5.4. Coordenação das oficinas
4.6. Pós Evento Data: 25/05 (domingo)
4.6.1. Mensagem de agradecimento a todos os participantes e expositores.
4.6.2. Coleta de feedbacks rapidos para melhorias.