Charte des bonnes pratiques

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Charte des bonnes pratiques par Mind Map: Charte des bonnes pratiques

1. Une question sur la création d'un compte officiel?

1.1. => Contacter la Direction de la communication : [email protected]

1.2. => Consulter la charte des bonnes pratiques informatiques du Département

2. Pourquoi une charte ?

2.1. Accompagner l'ouverture des réseaux sociaux aux agents du Département

2.1.1. Cette charte a pour objet de vous accompagner dans votre utilisation des réseaux sociaux, dans le respect de l’image du Département et de la légalité. Elle doit vous aider à vous poser les bonnes questions avant de publier certains contenus, et vous sensibiliser aux risques potentiels lorsque vous publiez des photos, des vidéos, des informations relatives à une opération, à votre situation personnelle. C'est un document de référence.

2.2. Rappeler que la responsabilité de l'agent s'engage aussi sur les réseaux sociaux

2.2.1. Conformément à la charte de bonnes pratiques informatiques du Département

2.2.1.1. Chaque utilisateur est responsable de l’utilisation qu’il fait des moyens informatiques du Département ainsi que de l’ensemble des informations qu’il met ainsi à la disposition du public, comme il s'y est engagé plus globalement en signant la charte des bonnes pratiques informatiques

2.2.2. Conformément aux obligations liées au statut de fonctionnaire

2.2.2.1. Le cadre juridique des droits et obligations des fonctionnaires: http://www.fonction-publique.gouv.fr/droits-et-obligations

2.2.3. Conformément au Code du Travail

2.2.3.1. Légifrance (service public de l’accès au droit) : www.legifrance.gouv.fr

2.2.4. Chaque utilisateur reconnaît que toute violation des dispositions de la présente charte ainsi que, plus généralement, tout dommage créé au Département ou à des tiers engagera sa propre responsabilité.

2.3. Flécher les bons contacts en cas d'incompréhension ou de questions

2.3.1. Une question sur la charte?

2.3.1.1. => Contacter la Direction de la communication : [email protected]

2.3.2. Une question pratique sur l'utilisation des réseaux sociaux ?

2.3.2.1. => Contacter le facilitateur de votre pôle

2.3.3. Une question sur les règles de sécurité?

2.3.3.1. =>Contacter la Direction des services informatiques : [email protected]

2.4. => La charte est destinée à toute personne ayant accès, dans le cadre de son activité professionnelle, aux réseaux sociaux.

3. Quel usage possible par les agents du Département?

3.1. Quel intérêt pour l'agent de pouvoir utiliser les réseaux sociaux ?

3.1.1. Faire une veille professionnelle (twitter, etc)

3.1.1.1. S'informer sur l'actualité d'un domaine d'activité

3.1.1.2. Suivre les prises de paroles de partenaires, élus, confrères d'autres collectivités, etc.

3.1.2. Rechercher des informations qui ne sont pas ailleurs

3.1.3. Etre en prise avec l’actualité et les usages de ces modes d’information.

3.1.4. Ne pas être en décalage avec ses interlocuteurs qui y ont accès (consultation de vidéos sur Youtube, lien vers une page de communauté facebook sur un sujet d'actualité, etc)

3.1.5. Poster des contenus : se créer une identité numérique, une visibilité en tant qu'expert dans un domaine.

3.1.6. Entretenir son employabilité

3.2. Usage pro ou perso?

3.2.1. Usage professionnel

3.2.1.1. Si vous ne souhaitez pas communiquer au nom du département mais tout de même investir les réseaux sociaux dans un cadre professionnel vous en avez la possibilité. Pour cela, nous vous conseillons de créer un compte professionnel spécifique, détaché de votre compte personnel. Cela évitera tout amalgame entre votre identité privée et professionnelle. Exemple : « Prénom Nom, responsable du service, département35 »

3.2.1.1.1. Exemple d'utilisation : participation aux activités d'un service du département, ou d'une association de partage de connaissances et de perfectionnement professionnel.

3.2.1.2. Règles de bon sens

3.2.1.2.1. Limiter au maximum la communication d'informations personnelles sur un  profil professionnel

3.2.2. Usage personnel

3.2.2.1. Usage à des fins personnelles, pas liées à un emploi. Comme dans la vie réelle en situation privée, cela ne dispense pas l'agent du respect des droits et devoirs liés à son statut de fonctionnaire.

3.2.3. Comptes officiels du Département

3.2.3.1. Géré et administré par la direction de la communication

3.2.3.2. Création d'un compte officiel

3.2.3.2.1. Si vous souhaiter créer un nouveau compte, cela est possible mais cette pratique est encadrée...

3.2.3.2.2. Appliquez la charte graphique du Département lorsque vous mettez en ligne une page Facebook, Google +, un compte Twitter, Youtube, Flicker, Instagram, un groupe LinkedIn ou Viadeo pour votre formation. Utilisez les logos et/ou bloc-marques officiels que le Département mettra à votre disposition. Pour cela, contactez la direction de la communication.

3.3. Qu'y faire?

3.3.1. Ne rien publier : c'est votre droit.

3.3.1.1. Et c'est une pratique tout à a fait admise sur les réseaux sociaux. Par exemple, 44% des personnes sur twitter n'ont jamais twitté, mais cela ne les empêche pas d'y consulter beaucoup d'informations.

3.3.2. Publier du contenu

3.3.2.1. Commenter un lien ou une publication

3.3.2.2. Poster un contenu dont on est l'auteur, qui nous engage : texte, vidéo, photo, etc.

3.3.2.3. Envoyer un message privé

3.3.2.4. Interpeller d'autres personnes en public pour leur poser une question

3.3.2.5. Les règles à respecter

3.3.2.5.1. Les réseaux sociaux, comme internet, sont des espaces publics

3.3.2.5.2. La tonalité et la politesse

3.3.2.5.3. ATTENTION Expressions politiques et dispositif éditorial spécifique à la période préélectorale

3.3.2.5.4. Les devoirs de la fonction publique

3.3.3. Partager du contenu

3.3.3.1. Partage de liens : vérifier la source

3.3.4. En cas d'animation d'un compte officiel : stratégie éditoriale à construire avec la direction de la communication

3.3.5. Créer un réseau

3.3.5.1. En aimant des pages / en devenant amis / en s'abonnant : construire un réseau que ce soit à des fins professionnels (LinkedLn, Viadeo), amicale (facebook, snapchat,..), de veille informationnelle (twitter, etc)

3.4. Règles de prudence

3.4.1. Sécurisez votre compte

3.4.1.1. 1. Un mot de passe suffisamment long (minimum 8 caractères)

3.4.1.2. 2. Un mot de passe utilisant une diversité de caractères : majuscules, minuscules, chiffres, et divers caractères de ponctuation

3.4.1.3. 3. Un mot de passe unique : 1 par site

3.4.1.4. 4- Evitez de créer des mots de passe qui contiennent :

3.4.1.4.1. Des mots du dictionnaire de n'importe quelle langue. Des mots épelés en arrière, des fautes d'orthographe courantes et des abréviations. Des séquences ou des caractères répétés. Exemples : 12345678, 222222, abcdefg, ou des lettres adjacentes sur votre clavier (azerty). Des informations personnelles. Votre nom, date d'anniversaire, numéro de permis de conduire, numéro de passeport ou toute autre information similaire.

3.4.1.5. Vous ne devez en aucun cas diffuser votre mot de passe.

3.4.1.6. Assurez-vous de bien vous déconnecter après chaque session, surtout si vous partagez votre ordinateur.

3.4.1.7. Attention, éviter de vous connecter à partir d'un point d'accès non sécurisé (WiFi dans une gare, un hôtel, etc.)

3.4.1.8. Tester son mot de passe

3.4.1.9. Ou ranger ses mots de passe

3.4.1.9.1. N'hésitez pas à utiliser des logiciels de gestion de mots de passe. Il permettent de mémoriser les codes d'accès de tous les sites utilisés, au sein d'une même base de données, accessible elle-même à l'aide d'un unique mot de passe. Vous aurez ainsi tout le loisir de créer des combinaisons très sûres, sans avoir à les retenir pour autant. LastPass et Dashlane sont parmi les plus utilisés.

3.4.2. N'utilisez pas ou ne  tentez pas d’utiliser le compte d’un tiers et de publier en son nom. Attention assurez-vous d'être sur le bon compte avant de publier.

3.4.3. Les photographies mises en ligne ne doivent pas être« tagguées »  sauf autorisation de la personne en question, et ce afin de respecter le droit à l’image de chacun.

3.4.4. Qu'il crée un compte à visée professionnelle ou personnelle, l'agent est tenu au même respect des règles propre à son statut de fonctionnaire, etc..

4. Quelle utilisation des médias sociaux aujourd'hui?

4.1. Qu'est ce qu'un média social?

4.1.1. Les médias sociaux sont un ensemble de sites et de fonctionnalités du web, permettant de publier divers types de contenus : articles (Tumblr, Facebook, Google+), informations brèves (Twitter, facebook), photographies (Flickr, Instagram), vidéos (Youtube, Vimeo, Dailymotion, Vine), fichiers PDF (Calameo), présentations Powerpoint (Slideshare), informations RH (Linkedl… Ils sont un lieu dématérialisé où il est possible de donner son opinion, dialoguer avec d’autres utilisateurs, ou participer à des projets collaboratifs.

4.1.2. Quel usage par les interlocuteurs du Département?

4.1.2.1. Les usagers Sont présents sur les réseaux sociaux XX% de la population, soit potentiellement XXX habitants d'Ille-et-Vilaine qui s'y informent.

4.1.2.2. Les partenaires La plupart des organismes privés et publics y ont ouverts des comptes pour dialoguer avec leurs partenaires, clients. Les partenaires du Département aussi : ARS, Etat, IA, Région, Rennes Métropole, Communautés de communes, associations pour personnes en situation de handicap, structures liées à l'ESS, etc.

4.1.2.3. Les médias Les médias ainsi que les journalistes s'expriment et font désormais une grande partie de leur veille via les réseaux sociaux. Cela nécessite d'y soigner l'image de la collectivité et d'y veiller ce qui en est dit.

4.2. Quel usage pour le Département ?

4.2.1. Le département est présent sur les réseaux sociaux depuis 2012. Les communautés d'abonnés augmentent régulièrement. Il s'agit d'un espace d'échange avec les citoyens et d'un outil de communication pour la collectivité.

4.2.2. Comptes Ille-et-Vilaine Des comptes officiels existent pour diffuser de l'information aux habitants d'Ille-et-Vilaine, recueillir leurs commentaires et avis. Ils sont gérés par la direction de la communication.

4.2.2.1. https://www.instagram.com/ille_et_vilaine/

4.2.2.2. https://twitter.com/ille_et_vilaine

4.2.2.3. https://www.facebook.com/illeetvilaine

4.2.2.4. https://twitter.com/presse_35?ref_src=twsrc%5Etfw

4.2.2.5. https://plus.google.com/+illeetvilaine

4.2.3. Autres comptes officiels Certains services de la collectivité ont été autorisés à créer des comptes officiels (démarche à consulter dans la charte des bonnes pratiques informatiques). Ils en sont les administrateurs.

4.2.3.1. Archives https://twitter.com/archives35 https://vine.co/u/1324723927993499648 https://vimeo.com/illeetvilaine

4.2.3.2. Médiathèque :  https://www.facebook.com/MDIV35 https://twitter.com/BDIV

4.3. Quel usage par les conseillers départementaux?

4.3.1. Les élus se saisissent de plus en plus des réseaux sociaux pour défendre leurs idées et valoriser les actions menées par les collectivités dans lesquelles ils sont élus. Par ex, en 2016 25 conseillers départementaux d'Ille-et-Vilaine ont un compte twitter. Ces comptes sont gérés par les élus eux-mêmes qui sont maîtres de leur ligne éditoriale.

5. Foire aux questions

5.1. "Est-ce que je suis obligé d'écrire dans mon profil que je travaille au Département d'ille-et-Vilaine?"

5.1.1. Vous êtes libre d'utiliser les réseaux sociaux comme bon vous semble : avec un pseudo pour avoir une parole libérée et pour vous en servir hors contexte professionnel et hors temps de travail ; avec mention de votre employeur si vous souihaitez être identifié comme tel pour développer votre notoriété numérique professionnelle et éventuelle être relais des infos du Département ; ou en vous présentant avec votre nom sans mentionner votre employeur.

5.2. "Si j'écris que mes tweets n'engagent que moi, je peux dire ce que je veux sans incidence pour le Département?"

5.2.1. Sauf si vous utilisez un pseudo, vos tweets vous engagent aussi en tant qu'agent. Les mêmes règles de prudence que celles à avoir lors d'une prise de parole publique s'appliquent.

5.3. "Comment réagir si on m'interpelle directement sur les réseaux sociaux à propos d'une question qui concerne le Département?"

5.3.1. Si des journalistes ou des médias en ligne vous contactent au sujet d’un contenu en ligne concernant le Département, veuillez les inviter à contacter le service presse de la collectivité, comme vous le feriez sans être en ligne.

5.3.2. Si vous vous présentez comme agent du Département en déclinant votre fonction et qu’un usager vous questionne, vous pouvez lui apporter un premier niveau de réponse, comme vous le feriez s’il vous appelait à votre bureau. Si la question dépasse votre domaine d’intervention, vous pouvez l’inviter à contacter le Département sur le compte officiel de la collectivité.

6. Suite à votre demande, vous avez désormais accès aux réseaux sociaux depuis votre poste de travail. Cela vous engage : - à respecter et suivre les conseils compilés dans cette charte - à suivre un temps de formation aux usages des réseaux sociaux, dans les 6 mois.