L'archivage des documents

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L'archivage des documents par Mind Map: L'archivage des documents

1. Réglementation

1.1. Réglementation générale

1.1.1. La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 a établi le caractère probatoire de la signature électronique. Un certain nombre de documents numérisés font donc l'objet d'un archivage obligatoire.

1.1.2. La loi n°2008-561 du 17 juin 2008 porte sur la réforme des délais de prescription en matière civile. Les documents associés doivent être conservés en conséquence.

1.1.3. La loi n°2009-1124 du 17 septembre 2009 porte sur l'externalisation de l'archivage des organismes publics auprès des prestataires privés.

1.1.4. La norme NF 42-013 sur l'archivage électronique fournit des spécifications concernant les mesures à mettre en oeuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques afin d'assurer la conservation et l'intégrité de ceux-ci.

1.2. Réglementation particulière au secteur sanitaire et social

1.2.1. L'arrêté du 11 mars 1968 fixe les délais de conservation des archives hospitalières. Le décret du 4 janvier 2006 revoit les conditions de conservation des dossiers médicaux.

1.2.2. La circulaire du 18 janvier 1994 précise les conditions de tri et de conservation des archives des établissements publics de santé en ce qui concerne les documents produits par les services administratifs chargés de la gestion des hospitalisations et des consultations.

1.2.3. La circulaire n°98-6 parue au BO n°45 de 1999 fournit un tableau très précis des conditions de tri et de conservation des documents produits dans le cadre de l'action sociale en faveur des mineurs.

1.2.4. Le décret n°2011-246 du 4 mars 2011 est relatif à l'hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier. Il modifie le code de la santé publique.

2. L'archivage électronique

2.1. Une structure rigoureuse de classement et de contrôle des durées de conservation répondant à des obligations légales et réglementaires.

2.1.1. Actuellement, complète le système d'archivage classique.

2.1.1.1. La plupart des organisations, par exemple l'hôpital, cumule les deux systèmes qui restent complémentaires.

2.2. Certains documents électroniques sont conservés sur les serveurs de tiers et des collectivités ce qui rends difficile la restitution et la consultation.

3. L'archivage papier

3.1. La conservation du papier persiste par obligation, la législation évoluant lentement dans ce domaine.

3.2. La culture du papier est encore très ancrée