Gestion des stages

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Gestion des stages par Mind Map: Gestion des stages

1. Des demandes de l'apprenant

2. Enregistrement des conventions signées dans WinIFSI

3. Bilan N-1

3.1. Février

3.1.1. Prospection des nouveaux terrains

3.1.2. Demandes particulières en lien avec stages N

3.1.3. Création des documents

3.1.3.1. Faire les courriers

3.1.3.2. Faire les plannings de l'alternance

3.1.4. Travail interIFSI pour la date d'envoi du courrier des demandes et date commune de retour

3.1.5. Préparation de tableaux d'aide à la mise en stage

3.1.6. Dupliquer et ajuster les demandes

3.1.7. Edition

3.1.7.1. Des demandes

3.1.7.2. Des courriers

3.1.7.2.1. En fonction des particularités des établissements

3.1.7.3. Des tableaux

3.1.7.3.1. Edition par service

3.1.7.4. Des plannings

3.1.7.5. Des étiquettes

3.1.7.6. Des fiches de mise à jour des structures

3.1.8. Vérification des demandes

3.1.9. Création des périodes de stage sur WinIFSI avec les particularités: Fériés, MSP...

3.1.10. Mise à jour

3.1.10.1. Mise à jour des fiches service

3.1.10.2. Mise à jour des fiches établissements

3.1.10.3. Mise à jour des directions

3.1.10.4. Mise à jour des distances établissements

3.1.10.5. Mise à jour du tableau des particularités stages

3.1.11. Prospection de la mise à jour terrains de stage Win IFSI

3.1.12. Etat des lieux

3.1.12.1. Stages utilisés

3.1.12.2. Répartition géographique des stages

3.1.12.3. Répartition par typologie

3.1.12.4. Stages accordés

3.1.13. Envoi

3.1.13.1. Envoi des demandes en fonction des particularités des établissements

3.1.13.2. Numérisation des envois par mail

3.1.14. Prévision des stages

3.1.14.1. Stages sur la période N

3.1.14.2. Prévision stages N-1 de Juillet

3.1.14.2.1. Gestion des tableaux rattrapages été

3.1.14.2.2. A partir des résultats de la CAC de Février

3.1.14.2.3. A partir des CAC de N-2

3.2. Dès mi-Avril

3.2.1. Reception des réponses

3.2.2. Mise à jour des particularités transmises

3.2.3. En fonction des demandes du terrain: réajustements des demandes de place

3.2.4. Traitement des retours par mail

3.2.4.1. Impression des retours

3.2.4.2. Saisie des retours

3.2.4.3. Classement des impressions

3.2.5. Saisie des places

3.2.5.1. Saisie des places sur WinIFSI

3.2.5.1.1. Accordées

3.2.5.1.2. Refusées

3.2.5.2. Saisie des places dans tableau Excel pour refusionner les relances

3.3. Dès Avril

3.3.1. Relance des terrains non répondus

3.3.1.1. Impression des courriers

3.3.1.2. Envoi des courriers

3.3.1.3. Par téléphone

3.3.1.4. Par mail

3.4. Mai-Juin

3.4.1. Affectation des stages post CAC de Février et Mars

3.4.1.1. Stage S5

3.4.1.1.1. N

3.4.1.1.2. N-1

3.4.1.1.3. N-2

3.4.1.2. Eté

3.4.1.2.1. N-1

3.4.1.2.2. N-2

3.4.1.3. Prise en compte

3.4.1.3.1. Du parcours global

3.4.1.3.2. Des demandes de l'apprenant

3.4.1.3.3. Des demandes du référents pédagogiques

3.4.1.3.4. Des demandes de la direction

3.4.1.3.5. Des lieux de domiciles

3.4.1.3.6. De la possibilité de mobilité

3.4.1.3.7. Des stage à l'international / ERASMUS

3.4.1.3.8. Des IFIR

3.4.1.3.9. Des H+

3.4.1.3.10. Des expériences et diplômes antérieurs

3.4.1.3.11. De l'histoire de vie de l'apprenant

3.4.1.4. Affectation Excel

3.4.1.5. Sur WinIFSI

3.4.1.5.1. A partir du tableau Excel sur le tableau préparation de mise en stage

3.4.1.5.2. Affectation sur WinIFSI à partir du tableau papier sur la/les périodes de stage

3.4.2. Pointage / relecture/ ajustements éventuels

3.4.3. Edition des tableaux d'affectation par promotion

3.4.4. Mise en ligne des tableaux d'affection sur Dokéos

3.4.4.1. Information par mail aux étudiants de la mise en ligne

3.4.4.2. Suivi du document de demande de changement d'affectation

3.4.4.3. Rencontre avec le référent pédagogique pour validation des réajustements

3.4.4.4. Réajustements si nécessaire

3.4.4.5. Remise en ligne du tableau Dokéos

3.4.4.6. Archivage des documents de demande de changement d'affectation

3.4.5. Edition

3.4.5.1. Convention

3.4.5.1.1. IRFSS

3.4.5.1.2. IFIR

3.4.5.1.3. Conventions particulières

3.4.5.2. Courriers d'accompagnement

3.4.5.3. Tableaux d'affectation

3.4.6. Signature des conventions par les étudiants

3.4.6.1. Consultation du planning des apprenants

3.4.6.2. Réservation d'une plage horaire sur un temps de présence obligatoire

3.4.6.3. Informations

3.4.6.3.1. Etudiants

3.4.6.3.2. Intervenants

3.4.6.3.3. Coordo de semestre

3.4.6.4. Permanence pour signature

3.4.6.5. Identification des apprenants n'ayant pas signés

3.4.6.5.1. Relance de l'apprenant

3.4.6.5.2. Assurer une "permanence" de signature

3.4.6.6. Assurer un suivi des signatures des conventions

3.4.7. Prospection de terrains supplémentaires

3.4.7.1. Téléphone

3.4.7.2. Mail

3.4.8. Envoi par poste ou mail pour le CHV

3.4.8.1. Convention

3.4.8.1.1. IRFSS

3.4.8.1.2. IFIR

3.4.8.1.3. Conventions particluières

3.4.8.2. Courriers d'accompagnement

3.4.8.3. Tableaux d'affectation

3.4.9. Réception des conventions signées

3.4.9.1. un exemplaire donné à l'apprenant

3.4.10. Informations

3.4.10.1. Quant aux éventuels planning remis par les terrains

3.4.10.2. Quant aux conditions particulières d'accès à certains stages

3.5. Juillet

3.5.1. Affectation des stages post CAC de Juillet

3.5.1.1. Eté

3.5.1.1.1. N-1

3.5.1.1.2. N-2

3.5.2. Mise à jour des tableaux de ligne de stage de toute promotion

3.5.2.1. Faire le point régulier avec l'accueil

3.5.2.2. Faire le point régulier avec les secrétaires de section

3.5.3. Préparation du rétro-planning pour l'année N

3.5.3.1. Dates buttoirs envoi des conventions

3.5.3.2. Dates buttoirs des paiements des indemnités de stage

3.5.3.3. Dates buttoirs de retour des synthèses de stage avant la CAC

3.5.3.4. Sorties récurentes

3.5.3.4.1. TFE

3.5.3.4.2. FGSU

3.5.3.4.3. Journée inter IFAS

3.5.3.5. Autres sorties au fur et à mesure

3.5.3.5.1. Rattrapages

4. N

4.1. Septembre

4.1.1. Réception des feuilles d'information stage via le dossier d'inscription

4.1.2. Renseignement du tableau de ligne de stage toute promotion

4.1.2.1. Domiciles

4.1.2.2. Permis / Véhicule

4.1.2.3. Expérience professionnelle

4.1.2.4. Expérience personnelle

4.1.2.5. Contrat employeur

4.1.2.6. Lieux d'intérêt

4.1.2.7. Différents titres d'inscription

4.1.2.7.1. Adaptation de la ligne de stage en fonction du titre d'inscription

4.1.3. Vérification des aptitudes au départ en stage

4.1.4. Saisie des chevaux véhicules dans WinIFSI

4.1.5. Affectation des stages

4.1.5.1. S1 IDE

4.1.5.2. S1 et S2 AS

4.1.5.3. S3 IDE

4.1.5.4. Prépa n°1

4.1.5.5. Prise en compte

4.1.5.5.1. Du parcours global

4.1.5.5.2. Des demandes du référents pédagogiques

4.1.5.5.3. Des demandes de la direction

4.1.5.5.4. Des lieux de domiciles

4.1.5.5.5. De la possibilité de mobilité

4.1.5.5.6. Des stage à l'international / ERASMUS

4.1.5.5.7. Des IFIR

4.1.5.5.8. Des H+

4.1.5.5.9. De l'histoire de vie de l'apprenant

4.1.5.6. Affectation Excel

4.1.5.6.1. Des expériences et diplômes antérieurs

4.1.5.7. Sur WinIFSI

4.1.5.7.1. A partir du tableau Excel sur le tableau préparation de mise en stage

4.1.5.7.2. Affectation sur WinIFSI à partir du tableau papier sur la/les périodes de stage

4.1.6. Restitution des stages non utilisés suite à affectation

4.1.6.1. S1 IDE

4.1.6.2. Stage n°1 et n°2 AS

4.1.6.3. S3 IDE

4.1.6.4. Prépa n°1

4.1.6.5. Par courrier / mail

4.2. Informations stage

4.2.1. Elaboration

4.2.1.1. Diaporama présentation stage AS

4.2.1.2. Diaporama présentation stage IDE

4.2.2. Mise à jour

4.2.2.1. mémo stage

4.2.2.2. Consignes de stage

4.2.2.3. Guides d'évaluation des prépa

4.2.2.4. Conventions de stage

4.2.2.4.1. AS

4.2.2.4.2. IDE

4.2.2.4.3. Prépa

4.2.2.5. Livret stage prépa

4.2.2.6. Guide de remplissage des feuilles de présence

4.2.3. Présentation

4.2.3.1. Diaporama présentation stage AS

4.2.3.2. Diaporama présentation stage IDE

4.3. Novembre / Décembre

4.3.1. Affectation des stages

4.3.1.1. S6.1 et S2 IDE

4.3.1.2. Stage n°3et n°4 AS

4.3.1.3. Prépa n°2

4.3.1.4. Prise en compte

4.3.1.4.1. Du parcours global

4.3.1.4.2. Des demandes de l'apprenant

4.3.1.4.3. Des demandes du référents pédagogiques

4.3.1.4.4. Des demandes de la direction

4.3.1.4.5. Des lieux de domiciles

4.3.1.4.6. De la possibilité de mobilité

4.3.1.4.7. Des stage à l'international / ERASMUS

4.3.1.4.8. Des IFIR

4.3.1.4.9. Des H+

4.3.1.4.10. Des expériences et diplômes antérieurs

4.3.1.4.11. De l'histoire de vie de l'apprenant

4.3.1.5. Affectation Excel

4.3.1.6. Sur WinIFSI

4.3.1.6.1. A partir du tableau Excel sur le tableau préparation de mise en stage

4.3.1.6.2. Affectation sur WinIFSI à partir du tableau papier sur la/les périodes de stage

4.3.2. Restitution des stages non utilisés suite à affectation

4.3.2.1. S6.1 et S2 IDE

4.3.2.2. Stage n°3et n°4 AS

4.3.2.3. Prépa n°2

4.4. Janvier - Février

4.4.1. Affectation des stages

4.4.1.1. S6.2et S4 IDE

4.4.1.2. Stage n°5 et n°6 AS

4.4.1.3. Prise en compte

4.4.1.3.1. Du parcours global

4.4.1.3.2. Des demandes de l'apprenant

4.4.1.3.3. Des demandes du référents pédagogiques

4.4.1.3.4. Des demandes de la direction

4.4.1.3.5. Des lieux de domiciles

4.4.1.3.6. De la possibilité de mobilité

4.4.1.3.7. Des stage à l'international / ERASMUS

4.4.1.3.8. Des IFIR

4.4.1.3.9. Des H+

4.4.1.3.10. Des expériences et diplômes antérieurs

4.4.1.3.11. De l'histoire de vie de l'apprenant

4.4.1.4. Affectation Excel

4.4.1.5. Sur WinIFSI

4.4.1.5.1. A partir du tableau Excel sur le tableau préparation de mise en stage

4.4.1.5.2. Affectation sur WinIFSI à partir du tableau papier sur la/les périodes de stage

4.4.2. Restitution des stages non utilisés suite à affectation

4.4.2.1. S6.2et S4 IDE

4.4.2.2. Stage n°5 et n°6 AS

5. Particularité des stages à l'international

5.1. Demande de place par mail

5.2. Echange avec les terrains

5.3. Rencontre avec le référent pédagogique

5.4. Commission d'avis

5.5. Information sur le stage auprès des apprenants

5.6. Réunions avec le bureau des relations internationales

5.7. Inscription pour les bourses explora

5.8. Organisation de la semaine de préparation et de la semaine de retour

5.9. Procédure de mise en stage classique, cependant tout se fait par mail

5.10. Suivi pédagogique à distance

5.11. prospection des terrains

5.12. Veille sanitaire et géopolitique des différentes destinations

6. Particularité des stages ERASMUS entrant

6.1. Prospection terrain de stage accueillant

6.2. Information terrain de stage accueillant

6.3. Création du profil de l'apprenant sur WinIFSI

6.4. Élaboration du planning du cursus de l'étudiant dont la ligne de stage

6.5. Organisation des retours en cours de stage dans le pays d'origine si besoin

6.6. Remise de la valise ERASMUS +

6.7. Faire signer le document de mobilité attestant l'arrivée et la sortie

6.8. Rencontres pédagogiques sur le lieu de stage

6.9. Remise de documents pratiques tels que la procédure AES et les consignes générales

6.10. Procédure de mise en stage classique

6.11. Procédure de retour de stage classique + transmission des bilans de stage

7. Global

7.1. Avant le stage

7.1.1. Création de la pochette de stage

7.1.1.1. Création des étiquettes à partir de WinIFSI

7.1.1.1.1. Civilité

7.1.1.1.2. Nom / Prénom

7.1.1.1.3. Promotion

7.1.1.1.4. Référent pédagogique

7.1.1.2. Impression des étiquettes à partir de WinIFSI

7.1.1.3. Collage des étiquettes sur les pochettes

7.1.1.4. Edition

7.1.1.4.1. Bilan de stage

7.1.1.4.2. Synthèse de stage

7.1.1.4.3. Frais de déplacement

7.1.1.4.4. Feuilles de présence

7.1.1.4.5. Mémo stage ou conditions générales pour les AS

7.1.1.4.6. Procédure AES pour les AS

7.1.1.4.7. Objectifs de stage pour les AS

7.1.1.5. Récupération des feuilles d'émargement pour les apprenants financés

7.1.1.6. Mettre chaque document dans les pochettes

7.1.2. Trier les pochettes par référents pédagogiques

7.1.3. Préparer les chemises avec les pochettes par référents pédagogiques

7.1.4. Mettre les chemises en salle de repro

7.1.5. Information des formateurs à propos de la mise à disposition des chemises

7.1.6. Affectation des formateurs pour les rencontres pédagogiques

7.1.7. Face à face pédagogique de préparation de départ en stage

7.1.7.1. Réservation des salles

7.1.7.2. Répartition des formateurs dans les salles

7.1.8. Sollicitation des formateurs quant aux informations de sorties de stage

7.2. Pendant le stage

7.2.1. prise de RDV

7.2.2. rencontres péd

7.2.3. courriers sorties de stage

7.2.3.1. postal

7.2.3.2. mail

7.2.4. info DOKEOS étudiants envois sorties de stage

7.2.5. veille communicationnelle difficultés en stage et orientation de la demande (dir-référent péd-coordination stage...)

7.3. après le stage

7.3.1. récupération des pochettes

7.3.1.1. vérification présence

7.3.1.2. vérification conformité (tampon-signatures)

7.3.1.2.1. relances non conformités

7.3.1.3. transmission compta indemnités de stage

7.3.1.3.1. traitement des indemnités de stage

7.3.1.3.2. Paiement des indemnités de stage

7.3.1.3.3. Rappel des indemnités de stage

7.3.1.4. transmission référents bilan/synthèse de stage

7.3.1.4.1. renseignement par le formateur synthèses de stage

7.3.1.4.2. Proposition de validation ou non du stage

7.3.1.5. Information aux formateurs des dates limites de restitution des feuilles de synthèse

7.3.2. récupération bilan/synthèses renseignés

7.3.3. numérisation bilan/compétences dans Winifsi

7.3.4. saisie des ECTS