Melhoria dos Processos

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Melhoria dos Processos por Mind Map: Melhoria dos Processos

1. Digitalização

1.1. Coleta de dados

1.1.1. Entrevistar funcionários

1.1.1.1. Arquivo

1.1.1.2. Arquivo Inativo

1.1.1.3. Solicitantes de Documentos

1.1.2. Entrevistar Adriana

1.1.2.1. Impressão desnecessária de e-mails / Caixa de Entrada Limpa

1.1.3. Analisar Caderno de Protocolos

1.1.4. Analisar como funciona a organização do Arquivo

1.2. Análise de Soluções

1.2.1. Conversar com Cristiano -> Obter ideias/Opiniões sobre Arquivo Digital

1.2.2. Conversar com profissionais externos com conhecimento em armazenamento em nuvem

1.2.3. Definir quem será responsável pela digitalização

1.2.4. Definir qual será o método para digitalização de documentos

1.2.5. Definir quais documentos serão digitalizados

1.3. Quantificação de Ganhos

1.3.1. Medir o tempo gasto, por semana, no processo retirada - Devolução de documentos do Arquivo

1.3.2. Quantificar quantidade de papeis poupados, mensalmente, que iriam para Arquivo Digital

1.4. Documentação

1.4.1. Gerar relatório de como será feita a Digitalização

1.4.2. Gerar indicadores

2. Ambos

2.1. Coleta de Dados

2.1.1. Entrevistar funcionários

2.1.1.1. Prestação de Contas

2.1.1.2. Daniela

2.1.1.3. Finalização de Contratos

2.2. Análise de Soluções

2.3. Quantificação de Ganhos

2.3.1. Quantificar tempo gasto

2.3.1.1. Arquivamento mensal de extratos

2.3.2. Quantificar quantidade de papéis gerados

2.3.2.1. Prontuários, e relatórios de vistoria prévia e final - Após finalização de contrato

2.4. Documentação

2.4.1. Gerar indicadores

3. Processos

3.1. Processo (Digital)

3.1.1. Coleta de Dados

3.1.1.1. Entrevistar Funcionários

3.1.1.1.1. Outros setores para fazerem tarefas do CPD

3.1.1.1.2. Estimular remoção de e-mails

3.1.1.1.3. Verificar a possibilidade de encaminhar contas de consumo (pdf) para outros setores

3.1.1.2. Verificar quais e-mails realmente devem ser armazenados

3.1.2. Análise de Soluções

3.1.2.1. Definir método de conferência via divisão da tela no computador

3.1.3. Quantificação de Ganhos

3.1.3.1. Quantificar Diminuição de papéis

3.1.3.1.1. Número de contas de consumo poupadas de serem impressas para serem enviadas via e-mail

3.1.3.1.2. Relatório de Vistoria

3.1.3.1.3. Autorizações de Pagamento (Financeiro)

3.1.3.2. Quantificar tempo gasto para envio de e-mails

3.1.3.2.1. Baixa de Boletos

3.1.3.3. Quantificar tempo gasto para envio via correio

3.1.3.3.1. Informes de Rendimento

3.1.4. Documentação

3.1.4.1. Gerar indicadores

3.2. Problemas de Contato entre dois Setores

3.2.1. Coleta de Dados

3.2.1.1. Entrevista com funcionários dos setores envolvidos

3.2.1.2. Entrevista (mais profunda) com Daniela e Cláudia

3.2.1.3. Validação Adriana Mello

3.2.2. Análise de Soluções

3.2.2.1. Redesenhar fluxogramas (mais processos em menos setores)

3.2.2.2. Redesenhar fluxogramas (menos checagens)

3.2.3. Quantificação de ganhos

3.2.3.1. Medir tempo de resposta atual entre setores

3.2.3.2. Quantificar número de emails com a solução

3.2.4. Documentação

3.3. Problemas de Documentos

3.3.1. Coleta de Dados

3.3.1.1. Entrevista com funcionários dos setores envolvidos

3.3.1.2. Análise das planilhas envolvidas

3.3.2. Soluções

3.3.2.1. Analisar possibilidade de criação de documento/planilha intermediária

3.3.2.2. Avaliar real necessidade de se imprimir um relatório

3.3.2.3. Otimizar forma de envio do documento

3.3.3. Quantificação de ganhos

3.3.3.1. Medir diferença de tempo entre solicitar 2ª via de boleto pelo telefone ou pelo site

3.3.3.2. Medir tempo gasto para inserir informações

3.3.3.3. Mensurar número de páginas economizadas em caso de não-impressão de documentos

3.3.4. Documentação

3.4. Problemas de Organização

3.4.1. Coleta de Dados

3.4.1.1. Conversar com Cristiano (a respeito do nº de email)

3.4.1.2. Entender funcionamento da reunião 5W1H na Master

3.4.1.3. Validar com Adriana Melo

3.4.1.4. Conversar com Sharon

3.4.2. Soluções

3.4.2.1. Redesenhar fluxogramas de forma a redistribuir tarefas a novos setores

3.4.2.2. Redesenhar fluxogramas de forma a redistribuir tarefas a novos personagens

3.4.2.3. Redesenhar fluxogramas de forma a tornar paralelos processos antes lineares

3.4.2.4. Propor reunião 5W1H, explicando como instituí-la

3.4.3. Quantificação de ganhos

3.4.3.1. Quantificar tempo economizado em decorrência do redesenho dos processos

3.4.3.2. Demonstrar como reunião 5W1H impacta positivamente na Política da Qualidade da empresa

3.4.3.3. Estimar redução de custo com manutenção

3.4.3.4. Quantificar % de processos de finalização que cumprem o prazo de 10 dias

3.4.4. Documentação

3.4.4.1. Gerar indicadores

3.4.4.2. Diagnóstico

3.4.4.3. Fluxogramas redesenhados

3.5. Problemas de burocracia

3.5.1. Coleta de Dados

3.5.1.1. Entrevista com funcionários dos setores envolvidos

3.5.1.2. Conversar com Adriana Mello

3.5.1.3. Avaliar razão para a diretoria ter alterado recentemente o processo de entrega de chaves

3.5.2. Soluções

3.5.2.1. Redesenhar fluxograma de modo a alterar personagens em um processo

3.5.2.2. Redesenhar fluxograma de modo a reduzir setores envolvidos no processo

3.5.2.3. Avaliar quais burocracias são relevantes para o processo – analisar geração de valor interno no processo

3.5.3. Quantificação de ganhos (Quantificar tempo economizado em decorrência do redesenho dos processos)

3.5.4. Documentação

3.5.4.1. Gerar indicadores

3.5.4.2. Diagnóstico

3.5.4.3. Fluxogramas redesenhados