Phản hồi hiệu quả trong 20 phút

Começar. É Gratuito
ou inscrever-se com seu endereço de e-mail
Rocket clouds
Phản hồi hiệu quả trong 20 phút por Mind Map: Phản hồi hiệu quả trong 20 phút

1. Tại sao phản hồi lại quan trọng?

1.1. ý nghĩa của việc phản hồi

1.1.1. Quan tâm đến công việc của người khác

1.1.2. Điều chỉnh những hành vi không mong muốn

1.1.3. Thể hiện sự ngưỡng mộ khi công việc thành công

1.1.4. Đóng góp học hỏi và phát triển

1.1.5. Chỉ ra phương pháp hiệu quả

1.1.6. Động viên, truyền cảm hứng

1.1.7. Củng cố mối quan hệ

1.2. Để có một phản hồi hiệu quả

1.2.1. Trong bối cảnh phù hợp

1.2.2. Nhắm đến kết quả cụ thể

1.2.3. Mang đến những kì vọng thực tế

1.2.4. Thể hiện sự tôn trọng cho người tiếp nhận phản hồi

1.2.5. Thể hiện như một quan điểm cá nhân

1.2.6. Tạo điều kiện cho hành động tiếp theo diễn ra

1.3. Vượt qua nỗi sợ của việc phản hồi

1.3.1. Lý do do dự phản hồi

1.3.1.1. Sợ mối quan hệ trở nên căng thẳng

1.3.1.2. Dẫn tời tình huống khó xử

1.3.1.3. người tiếp nhận không thể xử lý phản hồi mình đưa ra

1.3.1.4. Người tiếp nhận phản ứng tiêu cực hoặc không làm gì sau đó

1.3.1.5. Phản hồi có thể không có ích cho người tiếp nhận

2. Chọn thời điểm phản hồi

2.1. Xác định tình huống thích hợp

2.1.1. Nên phản hồi

2.1.1.1. Khi khen ngợi

2.1.1.2. Khi người khác mong chờ được phản hồi

2.1.1.3. Khi phản hồi có thể cải thiện được hành vi kĩ năng người khác

2.1.1.4. Ảnh hưởng tiêu cực đồng nghiệp, công ty

2.1.2. Không nên phản hồi

2.1.2.1. Chưa nắm rõ thông tin

2.1.2.2. Người tiếp nhận đang dễ xúc động hoặc tổn thương

2.1.2.3. Chưa định hình được phương án khả thi

2.1.2.4. Nội dung dựa trên quan điểm cá nhân

2.1.2.5. Đang mất bình tĩnh

2.2. Chọn thời điểm phản hồi

2.2.1. Khi cho rằng một hành vi là không ổn thì việc phản hồi càng sớm càng tốt về hàn vi đó rất quan trọng

2.2.1.1. Nếu bạn chờ đến buổi đánh giá công việc định kì cho cấp dưới thì quá trễ để phản hồi.

2.3. Phân biệt phản hồi, huấn luyện và đánh giá hiệu quả

2.3.1. Phản hồi là hoạt động thường xuyên diễn ra khi cần hoặc trong các buổi họp nhằm thay đổi hành vi của hai người bất kì ( hoặc nhiều hơn) bằng cách đối thoại thông thường

2.3.2. Huấn luyện là hoạt động thường xuyên diễn ra ở những buổi họp định kì nhằm cải thiện kĩ năng của cấp dưới ( hoặc là một cuộc trao đổi đa chiều) bằng cách đối thoại trang trọng ở một mức độ nào đó.

2.3.3. Đánh giá hiệu quả là hoạt động diễn ra có kế hoạch nhằm đánh giá công việc trong quá khứ của cấp trên đánh giá cấp dưới

3. Tiến hành phản hồi

3.1. Lên kế hoạch tương tác

3.1.1. Thu thập thông tin sẵn về hành vi cần thảo luận để có cái nhìn khách quan về vấn đề

3.1.1.1. Tự hỏi mình sẽ xử lý như thế nào nếu người tiêp nhận phản đối

3.1.2. Xây dựng kế hoạch thảo luận

3.1.2.1. Phác thảo những gì bạn muốn trao đổi

3.1.2.2. Dự đoán phản ứng người tiếp nhận

3.1.2.3. Soạn trước một số câu trả lời

3.1.3. Sẵn sàng lắng nghe chứ không chỉ nói

3.1.3.1. Trong cuộc thảo luận nên dùng nửa thời gian để phản hồi và nửa thời gian để nghe mọi người trả lời

3.1.4. Cân nhắc kết quả mà bạn muốn đạt được từ cuộc thảo luận cả ngắn hạn lẫn dài hạn

3.2. Khởi động cuộc trò chuyện

3.2.1. Nguyên tắc

3.2.1.1. Không nên ngôi khi có đồ vật cản trở giữa 2 người

3.2.1.2. Tránh gián đoạn cuộc trò chuyện ( vd: gián đoạn bởi chuông điên thoại)

3.2.1.3. Chọn phong cách trò chuyện phù hợp

3.2.1.4. Phỏng giọng điệu như một người nhiều kinh nghiệm ( tự tin trong lúc hướng dẫn hoặc phê bình)

3.2.1.5. Cân nhắc đến quan điểm suy nghĩ người tiếp nhận ( cố gắng hiểu con người và mong muốn phát triển của họ)

3.2.1.6. Đặt bản thân vào vị trí của người khác

3.2.1.7. Chú ý đến điểm khác biệt có thể ảnh hưởng đến phản ứng của người tiêp nhận ( giới tính, chủng tộc, độ tuổi)

3.3. Tham gia cuộc đối thoại

3.3.1. Lắng nghe một cách chủ động

3.3.1.1. Tập trung thông điệp của người tiếp nhận cũng những ngụ ý trong đó thay vì phản ứng của bản thân

3.3.1.2. Lắng nghe những gì người tiếp nhận mô tả

3.3.1.3. Nếu không hiểu hãy đặt câu hỏi

3.3.2. Nhận biết những dấu hiệu phi ngôn ngữ

3.3.2.1. Lưu ý đến ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu người tiếp nhận

3.3.2.2. Nhận xét điều bạn thấy và yêu cầu người tiếp nhận nói về nó

3.3.3. Chú ý đến phản ứng của bản thân

3.3.3.1. Ngồi ngả người phía sau và khoanh tay trước ngực thể hiện sự phản đối

3.3.3.2. Gõ bút chì hay nhìn vào điện thoại thể hiện bạn không chú tâm

3.3.3.3. Nghiêng mình về phía trước, gật đầu thì cho họ thấy mình đang lắng nghe và hiểu những gì họ nói

3.3.4. Diễn giải những gì người tiếp nhận nói

3.3.4.1. Trả lời câu của người tiếp nhận bằng từ ngữ khác cho thấy bạn đang hiểu quan điểm của họ

3.3.5. Tiếp nhận phản hôi một cách cởi mở

3.3.5.1. Lắng nghe cẩn thận quan điểm của người khác và xem xét ý định của người đưa ra phản hồi

3.3.5.2. Không nên tỏ ra đề phòng

3.3.5.2.1. Nếu cảm thấy bối rối trước lời nói của người khác hãy hít thật sâu và nghỉ ngơi

3.3.5.3. Hãy kiềm chế bản thân đển không bào chữa cho cách cư xử hoặc hành vi đán phê bình

3.3.5.3.1. Chờ đợi cơ hội nói, thể hiện một cách rõ ràng và bình tĩnh

3.3.5.4. Xác định những điều bạn có thể học hỏi từ phản hồi

3.3.5.5. Đưa ra một kế hoạch hành động

3.3.5.5.1. Viết ra một kế hoạch trong quá trình thảo luận

3.3.5.6. Đánh giá lời phê bình của người khác dành cho mình

4. Xây dựng kế hoạch hành động

4.1. Xác định các bước tiếp theo

4.1.1. Sau khi xác định vấn đề cốt lõi cần xử lý hay thảo luận cùng nhau để đưa ra được kế hoạch

4.1.2. Xác nhận rằng bạn và người phản hồi đã thóng nhất với nhau về kế hoạch hành động

4.1.2.1. Tóm tắt kế hoạch hành động ( nêu rõ chi tiết)

4.1.2.2. Để người phản hồi xác nhận rằng tiếp theo nên làm gì

4.1.2.3. Hỏi xem cảm nhận về kế hoạch ( nếu vướng mắc sẵn dàng làm rõ)

4.1.2.4. Xác định bước tiếp theo diễn ra như thế nào ( cụ thể, chi tiết )

4.1.2.5. Thiết lập khung thời gian cố định để đạp được mục tiêu

4.2. Các bước tiếp theo

4.2.1. Theo dõi nhân viên phản hồi xem có đúng kế hoạch và hành động hay không

4.2.1.1. Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo kế hoạch đi đúng hướng

4.2.1.2. Yêu cầu nhân viên báo cáo về tình hình tiến độ

4.2.2. Khuyến khích nhân viên phản hồi về trở ngại

4.2.2.1. Công nhận những tiến bộ bạn nhận thấy , đưa ra lời khen động viên

4.2.2.2. Thẳng thắn trao đổi nếu bạn nhận thấy sự tiến bộ diễn ra quá chậm hoặc không có gì thay đổi

4.2.3. Nếu tình hình không được cải thiện ?

4.2.3.1. Hãy yêu cầu sự giúp đỡ của các bộ phận hoặc cấp trên

4.2.3.1.1. Nếu tình trạng tiếp tục tiếp diễn hãy tổ chức một cuộc phản hồi khác

4.3. Đánh giá bản thân

4.3.1. Quá trình

4.3.2. Mối quan hệ

4.3.3. Kết quả

5. Xử lý những tình huống phản hồi khó khăn

5.1. Những người khó giao tiếp

5.1.1. Hãy sử dụng khoảng dừng chủ đích để người phản hồi có cơ hội suy nghĩ và phát biểu

5.1.2. Hãy sử dụng những câu hỏi mở ( lý do của cậu là gì), ( cậu đã chuẩn bị ra sao)

5.2. Những cuộc gặp bất ổn

5.2.1. Lên kế hoạch trước

5.2.1.1. Người tiếp nhận buồn chán hay giận giữ

5.2.1.1.1. Hãy chờ khi người đó bình tĩnh trước khi gặp trực tiếp

5.2.1.2. Hãy viết ra những điểm cần phản hồi để không bị phân tâm về những điểm phản hồi trong cuộc gặp

5.2.1.3. Lên kế hoạch để cuộc họp trở nên nhẹ nhàng đơn giản hơn

5.2.1.4. Lên kế hoạch và diễn tập để phản ứng với cảm xúc tiêu cực của người tiếp nhận

5.2.2. Diễn ra trong cuộc thảo luận

5.2.2.1. Gợi ý người tiếp nhận nói lên quan điểm và chủ động lắng nghe

5.2.2.2. Làm dịu thái độ phản kháng của người tiếp nhận bằng việc thể hiện bạn đang lắng nghe

5.2.2.3. Hãy giữ bình tĩnh ( bạn nên bình tĩnh, nói chậm rõ ràng

5.2.2.4. Kéo sự chú ý của người tiếp nhận ra khỏi các điểm có thể gây bất đồng

5.3. Những tình huống phản hồi suất xắc cho nhân viên

5.3.1. Thể hiện sự ghi nhận của bạn đối với hiệu quả hiện tại của người đó

5.3.1.1. Nói về thành tích của người đó và đừng quên lời cảm ơn

5.3.2. Thấu hiểu giá trị của những kết quả xuất sắc

5.3.3. Đừng nghĩ rằng nhân tài phải hoàn hảo

5.3.3.1. Mọi người đều phải hoàn thiện bản thân và bạn sẽ làm hại thiên tài nếu không giúp người đó phát triển

5.3.4. Tìm hiểu về những gì bạn đang làm

5.3.4.1. Khuyến khích người nhân viên suất sắc coi bạn là đồng minh trong quá trình phát triển bản thân

5.4. Tình huống phản hồi điều chỉnh dành cho sếp

5.4.1. Xác định vấn đề

5.4.1.1. Hãy bắt đầu bằng cách thảo luận vấn đề với các thành viên trong nhóm

5.4.2. quyết định xem vấn đề đó có đáng lên tiếng hay không

5.4.2.1. Cân nhắn giải pháp thay thế nếu có giải pháp giảm thiểu tối đa tác động của hành vi từ phía sếp

5.4.3. Chuẩn bị cẩn thận

5.4.3.1. Khi báo cáo hãy chuẩn bị đầy đủ giữ liệu

5.4.4. Hẹn trước

5.4.4.1. Hãy cho sếp biết trước về cuộc hẹn và sự quan trọng

5.4.5. Mô tả vấn đề và tác động của nó đối với nhóm

5.4.5.1. Hãy phản hồi một cách trực tiếp và chính xác

5.4.6. Đề xuất thay vì yêu cầu

5.4.6.1. Hãy đi từ việc thông tin vấn đề để tìm ra giải

5.4.7. Hỏi lại để chắc chắn là sếp đã thay đổi

5.4.7.1. Hãy cho sếp thấy rằng bạn luôn sẵn lòng thực hiện nhiệm vụ của mình

6. Xây dựng văn hóa làm việc khuyến khích phản hồi

6.1. Đưa phản hồi thành ưu tiên

6.1.1. Hãy định hình hoạt động phản hồi bao gồm phản hồi tích cực lẫn phản hồi điều chỉnh thành một quá trình tiêp diễn

6.1.1.1. Đảm bảo mọi người hiểu việc đưa ra và tiếp nhận phản hồi là một mục tiều xuyên suốt

6.1.2. Để mọi người biết phản hồi là một phần quan trọng trong văn hóa của công ty

6.1.3. Hãy làm việc này không chỉ trong hoạt động cá nhân mà còn trong hoạt động thường ngày của bản thân

6.1.4. Cởi mở đón nhận các phản hồi của đồng nghiệp, cấp dưới cũng như sẵn lòng chia sẻ những quan sát của mình về công việc

6.2. Công khai những phản hồi tích cực

6.2.1. Bắt đầu với những hành vi nhỏ

6.2.1.1. Khẳng định với cấp dưới và đồng nghiệp rằng thực hiện tốt những việc nhỏ sẽ mang lại kết quả lớn

6.2.2. Đề cao nỗ lực thay vì năng lực

6.2.2.1. Môi trường làm việc đề cao nỗ lực có thể phát triển năng lực của mọi người

6.2.3. Chỉ cần phản hồi tích cực là đủ

6.2.3.1. Hãy sử dụng giọng điệu truyền cảm hứng để đưa ra phản hồi tích cực và bạn không cần phải nói thêm gì nữa

6.3. Trao quyền cho mọi người

6.3.1. Xử lý thách thức theo nhóm

6.3.1.1. Hoạt động phản hồi hướng đến cùng nhau tìm ra giải pháp chứ không chỉ đế tìm ra những sai sót của nhau

6.3.2. Đề ra những mục tiêu rõ ràng

6.3.2.1. hãy làm việc trong công việc từ mục tiêu của nhóm cá nhân cho đến những nhiệm vụ đang tiến hành trở nên rõ ràng dễ hiểu

6.3.3. Khuyến khích đặt câu hỏi

6.3.3.1. Nhân viên không nên ngại đặt câu hỏi trong trường hợp mục tiêu công việc hay phản hồi của họ chưa được rõ

6.3.4. Tạo điều kiện nói không

6.3.4.1. Quyền được trì hoãn những cuộc đối thoại chưa sẵn sàng, đảm bảo khi cuộc đối thoại diễn ra tất cả các bên đều sẵn lòng diễn ra