1. CATEGORÍAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1. Introducción. Dada la compeljidad de los procesos de tratamiento de la información y los diferentes grados o niveles en los que según los problemas es posible estructurar datos y procesos, se hace necesaria la existencia de distintas categorías de si.
1.2. Sistemas para el procesamiento de transacciones. Constituyen los pilares del sistema de información de una empresa y recogen las operaciones empresariales diarias. A medida que se van realizando operaciones en las empresas, los sistemas para el procesamiento de transacciones adquieren, procesan y mantienen datos y reflejan las distintas transacciones empresariales de ventas, compras, pagos, etc.
1.2.1. Documentos de transacciones, Producen documentos de transacciones, tales como facturas, órdenes de pedido o listado de pago de nóminas. y pueden ser clasificados como documdentos de acción o como documentos de información.
1.2.1.1. Documentos de acción. Se orientan a que se lleve a cabo una acción, por ejemplo un billete de avión que permite garantizar un asiento de vuelo.
1.2.1.2. Documentos de infromación. Son los que continen información que confirma el que una transacción haya tenido lugar o información acerca de una o varias transacciones.
1.2.2. Consulta sobre la base de datos y los lenguajes de cuarta generación orientados al usuario, se puede extraer con cierta facilidad una gran variedad de información de la base de datos.
1.3. Sistemas de información administrativa. Se puede definir como un sistema basado en ordenador que proporciona información a usuarios que tienen similitudes. Y su prinicpal objetivo es proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar decisiones y resolver problemas.Se apoyan en la base de datos corporativas que incluyen datos que se van generando como consecuencia del procedimiento de transacciones. La administración por excepción puede incorporarse en los informes de un sistema de información administrativa de cuatro maneras.
1.3.1. 1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones. 2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. Es posible ordenar los registros del informe de una secuencia ascendente o descendente. 3. Agrupar las excepciones, en este caso los informes pueden prepararse de manera que el usuario pueda buscar las excepciones en ciertas áreas. 4. Mostrar la variación respecto a la norma.
1.3.2. Las bases de datos contienen datos proporcionados por el sistema de infomración contable, y también se introducen datos desde el entorno. La dirección formula los objetivos de la empresa, establece las metas, planes y estándares, estos proporcionan otro tipo de input al MIS, establecido las bases de datos sobre las que los elementos de control y retroalimetnación pueden operrar. El softwware que produce informes periódicos usa la base de datos. El output del MIS debería se información relevante enviada en la fomra apropiada a la persona apropiada. Las salidas del software son utilizadas por las personas encargadas de resolver los problemas de la compañía.
1.4. Sistemas de apoyo a la decisión (DSS). En las empresas no todas las decisiones son de carácter recurrente, sino que algunas se presentan muy pocas veces o incluso una sola vez.. Los DSS son instrumentos para abordar problemas de definición o estructuración menos precisa y de caracter más esporadico.Los sistemas de apoyo a la decisión son interactivos y su objetivo es la ampliación del razonamiento humano en la resolución de problemas particulares de toma de decisiones no estructuradas. A diferencia de los sistemas de información administrativa los sistemas de apoyo a la decisión son capaces de ayudar a tomar decisiones cuyo procedimiento no puede ser completamente programado en un ordenador. Un DSS utiliza datos del sistema de procesamiento de transacciones de la organización y del sistema de información administrativa y además utiliza datos procedentes de fuentes externas.
1.4.1. Resolución de problemas con DSS. Son sistemas de información interactivos de ayudan al decisor a afrontar probemas poco estructurados ofreciendo modelos analíticos y acceso a base de datos. Y son de ayuda principalmente en la toma de decisiones en probelmas semi-estructurados donde algunas fases del proceso de decisión a menudo requieren ayuda significativa del ordenador.
1.4.2. Posibilidades de los sistemas de apoyo a la decisión. Un modelo es una representación de algo, desarrollado para un fin concreto.
1.4.3. Utilización de la hoja de cálculo como un sistema de ayuda en la toma de decisiones. es utilizado por muchos usuarios en el contexto de su trabajo y se ha convertido en un programa estándar dentro del manejo de información en el mundo de los negocios. Y la finalidad de la hoja de calculo no es realizar complejas operaciones matemáticas, la principal utilidad empieza precisamente a partir del resultado obtenido a partir del primer cálculo. Y con ello se pretende construir un modelo soporte para la toma de decisiones y mecanizar un proceso repetitivo que periódicamente tenemos que realizar repitiendo los mismos cálculos.
1.4.4. La utilización de un DSS en el proceso de toma de decisiones. Contiene en cuatro etapas, 1. Llamada inteligencia, se hace una investigación del entorno para encontrar o definir el problema, 2. De diseño se eleaboran distintas alternativas que serán comparadas durante la fase de elección.
1.5. Sistemas de información para ejecutivos (EIS). Los DSS principalmente sirven de apoyo a tareas de planificación, mientras que los EIS constituyen una poderosa herramienta para llevar a cabo, principalmente, actividades de control.
1.5.1. Evolución de los sistemas de información. Se ha concebido como una fuente de soluciones a la gestión de negocios. Y sigue la siguiente etapa:
1.5.1.1. Inicialmente aparecen los ssitemas de procesamiento de transacciones (TPS).- A finales de los años sesenta, el concepto MIS (Management Information System) pretendió satisfacer de forma global las necesidades de información de la empresa a nivel estrátegico. Posteriormente y ante la constatación de impsobilidad de ofrecer modelos globales de sistemas estratégicos de información aparecen los sistemas de apoyo a la decisión (DSS).
1.5.2. Sistemas de información para ejecutivos (EIS): Concepto y características. Podemos considerar un EIS como un sistema de información computerizado concebido específicamente para su uso por parte de la alta dirección de la empresa. Sus características son: Capacidad de acceso y gestión de la información. Presentación de la información. Orientación a los factores críticos de éxito (CSF), Capacidad de comunicación y organización del tiempo. Facilidad de uso.
1.5.2.1. Acceso a la información. Tiene acceso solo de lectura a los últimos datos o informes sobre la situación de las variables clave.
1.5.2.2. Analisis personalizados. Los ejecutivos pueden utitilizar el ordenador no solo para tener un acceso exclusivo a la información, sino también como un insturmento analítico.
2. ASPECTOS FUNDAMENTALES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION
2.1. Concepto de sistema de información. Todo sistema se puede dividir en subsistemas. Dado que la empresa se comporta como un sistema, es posible fragmentar sus partes en subsistemas. Según la literatura de la teoría de la organización, se puede dividir la empresa en los siguientes sistemas: comercial, de operaciones, financiero, de personal, y de información.
2.1.1. El sistema de información se relaciona con el resto de sistemas y con el entorno. Ya que debe servir para captar la información que esta necesite y ponerla. Para completar esta definición de sistema de información se tratara de aclarar la confusión que existe entre este concepto y el de sistema informático.
2.1.1.1. El sistema informático consiste en la compleja interconexión de numerosos componentes de hardware y software.
2.2. Componentes de los sistemas de información. Engloban, equipos y programas informáticos, telecomunicaciones, bases de datos, recursos humanos y procedimientos.
2.2.1. Equipos informáticos. Actualmente todas las empresas utilizan ordenadores. Por lo general, se utilizan microordenadores, también conocidos como ordenadores personales o pc. Las organizaciones grandes utilizan diversos sistemas computerizados.
2.2.2. Programas informáticos. Existen dos tipos, programas del sistema y aplicaciones.
2.2.2.1. Los del sistema administran los recursos del sistema computerizado y simplifican la programación.
2.2.2.2. Las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo. por ejemplo programas de hojas de cálculo o procesadores de texto.
2.2.3. Bases de datos. Es una colección de datos interrelacionados. Se podría mencionar como ejemplo la base de datos de recursos humanos de una organización.
2.2.4. Telecomunicaciones. Es el medio de transmisión electrónica de información a largas distancias. En la actualidad, los sistemas computerizados ya que están generalmente conectados en redes de telecomunicaciones. En una pequeña empresa, los ordenadores personales están conectados en redes de área local (Ian), haciendo posible que sus usuarios se comuniuen y compartan datos, etc. Hay redes de área amplia (wan) que conectan ordenes ubicados en lugares remotos, dentro de una empresa como fuera.
2.2.5. Recursos humanos. Se debe distinguir entre personas especialistas en sistemas de información y usuarios finales. Incluye analistas de sistemas, programadores y operadores. Los usuarios finales son las personas que utilizan los sistemas de información o el output que estos generan.
2.2.6. Procedimientos. Constituyen políticas y métodos que deben ser seguidos al utiliza, operar y mantener un sistema de información.
2.3. Funciones del sistema de información. Son desarrollados en las empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que en ellas se realizan.Se pueden encontrar un sistema de riegstros médicos de un hospital, un sistema de pago de nóminas, sistemas de inventarios en los supermercados, etc.
2.3.1. Captación y recolección de datos. Consiste en captar la información tanto externa como interna y reenviarla a través del sistema de comunicación a los órganos del sistema de información encargados de agruparla.
2.3.2. Almacenamiento. Hay que contestar varias preguntas.
2.3.2.1. Cómo almacenar la información. Agrupándola de acuerdo a algún criterio.
2.3.2.2. En qué soporte almacenar esta información, puede ser diverso, desde un archivador-clasificador clásico, hasta una base de datos.
2.3.2.3. Cómo organizar el posterior acceso por parte de los usuarios a la información almacenada. Puede ser almacenada en diversos servicios o departamentos, o bien en un lugar único.
2.3.3. Tratamiento de la información. Tiene por objeto transformar la información almacenada en una información útil, y en signficiacitva para quien lo requiera.
2.3.4. Distribución y diseminación de la información. No solo debe proporcionar la información que cada usuario requiera, sino que también debe difundir la información a otras personas dentro de la empresa.El porqué de ello se halla en la necesidad de que determinadas informaciones acerca de la empresa y del entorno sean conocidas por diferentes miembros de la misma.
2.4. El sistema de información y la cadena del valor. Se trata de contextualizar y analizar el papel del sistema del si dentro del modelo de la cadena de valor. La cadena de valor recoger todas las actividades que se llevan a cabo en una empresa para ofrecer un producto o servicio. Las actividades se integran mediante eslabones para formar una cadena de valor.
2.4.1. Logística entrada, que obtiene materias primas y suministros de los proveedores.
2.4.2. Operaciones, que transforma las materias primas en productos terminados en condiciones idóneas de calidad, tiempo y coste.
2.4.3. Logística salida, que transporta los productos a los clientes.
2.4.4. Marketing, donde se detectan las necesidades de los clientes y se obtienen pedidos.
2.4.5. Servicio, que recoge actividades encaminadas a mantener las condiciones de utilización del producto vendido.
2.5. El sistema de información y la infraestructura de empresa. En la empresa necesitan o generan información, por lo que difícilmente se puede considerar alguna persona e en una organizaci´n totalmente ajena al sistema de una información de esta. El sistema de información no es un centro de proceso de datos, como en muchos casos creen algunos miembros de la sempresas. Los directivos responsables de gestionar los cambios en el sistema de información deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
2.5.1. Resistencia de cambio, generalmente existe una lógica resistencia al cambio en el sistema de información.
2.5.2. Adapta la tecnología a la organización el sistema de información debe estar al servicio de una empresa y de sus objetivos.
2.5.3. Comprender los límites de la tecnología de la información. Generalmente se utiliza para resolver fundamentalmente problemas organizativos y humanos.
3. LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
3.1. Concepto de información. Es en general toda la organización, está continuamente captado una serie de datos, gran parte de los cuales no tgienen significación alguna para ello. Los datos que constituyen la llamada información, le van a permitir tomar decisiones más acertadas. La información es un conjunto de datos transformados. Es el conocimiento y la comprensión de los datos por parte del receptor. Los costes de la información pueden ser estimados en función de: - El contenido de la información requerida, la velocidad con que se requiere la información, la cantidad de información necesaria. La accessibilidad deses ainformación.
3.2. Características de la información. Es la que proporciona valor. Desmuestra que la buena información debe reunir las siguientes cualidades:
3.2.1. Relevancia. Es relevante porque aumenta el conocimiento y reduce la incertidumbre respecto al problema que se va a considerar.
3.2.2. Exactitud. La información debe ser lo suficientemente exacta para el directivo con respecto al propósito buscado.
3.2.3. Completa. Si nos informa sobre los puntos claves del problema que se está estudiando.
3.2.4. Confianza. En la fuente se incrementa cuando la fuente ha sido digna de crédito en el pasado.
3.2.5. Comunicar con la persona correcta. En la empresa cada directivo tiene asignada una esfera de actividad y responsabilidad concreta y debe recibir información para realizar las tareas que tiene asignadas.
3.2.6. Puntualidad. La buena información es aquella que es comunicada en el momento en que se va a ser utilizada. En cierta medida, la necesidad de rapidez en la obtención.
3.2.7. Detalle. Varia con el nivel de organización a más alto nivel en la organización mayor es el grado de agregación y síntesis.
3.2.7.1. Compresión. Es lo que transfomra datos en información. Si la información no es entendido no puede ser utilizada.
3.3. Necesidades de Información. Nuestro mundo es el mundo de la información. Multitud de libros, revistas y periodicos se presentan todos los días a los posibles lectores. Lo cierto es que no existen procedimientos claros que nos ayuden a identificar con rapidez toda la información de interés.
3.4. Fuentes de información. La información se convierte en un recurso esencial y estrátegico que se podrá obtener por múltiples fuentes. Así podemos identificar los siguientes grupos de interés y los distintos tipos de conocimientos necesarios con respecto a cada uno de ellos.
3.4.1. Clientes. Se requierá información de marketing y de ventas, medidas de distribución.
3.4.2. Distribuidores. Se requerirá información de marketing y de logística (distribución).
3.4.3. Competidores: Penetración en el mercado, innovaciones, calidad del producto.
3.4.4. Proveedores. Se requeirá información de las condiciones de la transacción.
3.4.5. Sindicatos de trabajadores. Se requerirá información de salarios y estabilidad en el empleo.
3.4.6. Accionistas. Rendimeinto de la compañía.
3.4.7. Instituciones financieras. Condiciones financieras y oportunidades de inversión.
3.4.8. Gobierno. Desarrollos legales y políticas.