Como Tornar suas Reuniões Muito Mais Produtivas | Producast S03E81

1. Precisa mesmo de reunião?

1.1. Tenha um motivo - um objetivo muito forte, real e claro

2. Dê preferência a encontros virtuais

2.1. zoom, google meet, skype, microsoft teams, whats, telegram

3. Quem deve participar?

3.1. chame as pessoas CERTAS e que devem participar

3.2. muita gente numa reunião não é legal

4. Estrutura de uma boa reunião

4.1. Organizador

4.1.1. O organizador: é a pessoa que convoca a reunião. Geralmente, é ele que tem o problema ou a questão e é o responsável pelo resultado. Costuma ser o líder do grupo

4.2. Facilitador

4.2.1. O facilitador: serve como líder do processo, ajudando os participantes a manterem o foco da conversa e a chegarem a uma conclusão

4.3. Controlador

4.3.1. O controlador do tempo: auxilia o facilitador e o grupo, lembrando o início, o fim da reunião e o momentos das intervenções individuais

4.4. Pessoal de Apoio

4.4.1. O pessoal de apoio: responsável por providenciar os recursos técnicos para a realização da reunião.

4.5. Participantes

4.5.1. Os participantes: são os principais personagens. Compartilham informações e contribuições, apresentam ideias, analisam questões, tomam decisões e contribuem para atingir o objetivo da reunião.

5. Informe o assunto anteriormente aos participantes

5.1. Peça para eles estudarem a pauta e prepararem algo

5.2. Pode usar Slack, email, Telegram, drive, onedrive, evernote

6. Tenha Um Líder

6.1. Determine quem faz o que

7. Escolha o local adequado

7.1. Mesmo online procure um local tranquilo sem possibilidade de interrupções

7.2. Leve em conta o tamanho, a localização, a mobília, a iluminação, a ventilação, o acesso e o nível de ruído do ambiente. Dependendo da finalidade da reunião, a fórmula adequada será diferente.

8. Escolha o horário certo

8.1. Reuniões pela manhã costumam ser mais produtivas

9. Faça acordos prévios com os participantes sobre uso de celular, notebook

10. Utilize elementos e ferramentas visuais

10.1. vídeos

10.2. fluxos

10.3. tabelas

10.4. gráficos

11. Caso tenha mais de um assunto, comece e foque no mais importante

11.1. dedique menos tempo e energia para os menos importantes

12. Crie uma pauta

12.1. Atenha-se APENAS a pauta

12.2. Pode usar google drive, onedrive, evernote

13. Controle o tempo - Não descuide disso

13.1. Você pode usar o relógio

13.2. Você pode utilizar o Tmetric para essa tarefa

14. Fique de olho nos participantes

15. Organize as tarefas

15.1. Pode usar drive, onedrive, evernote

16. Ao final, resuma a reunião com os principais tópicos, informações e principalmente DECISÕES

17. Monte um plano de ação

17.1. Reuniões que não produzem uma lista de tarefas a serem executadas nem deveriam acontecer, pois não passam de um bate papo

18. Se for reunião de rotina, seja muito breve

18.1. Foque somente no que é importante e evite ser repetitivo

18.2. Tenha um histórico de fácil acesso

18.3. Você pode usar o drive, onedrive, evernote

19. Aplicativos para ajudar a tornar sua reunião mais produtiva

19.1. Google Agenda

19.2. Evernote

19.3. Zoom ou Google Meet

19.4. Todoist ou qualquer outra lista de tarefas

20. modelos de atas

20.1. Modelo Ata Reunião Eduardo Producast

20.2. https://www.evernote.com/l/AA2MdTHRFvRD_JxyEzuUa7HUS5F5FI0JPYw

20.3. https://drive.google.com/open?id=148FgIfw_YQCfgr2usLBJWikZR7Ce1aWh