1. Formulários/Relatórios/Listagens O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de dados; para que um sistema funcione, é fundamental a clareza, formato é conteúdo dos formulários que abastecem as informações; é composto de dados fixos (pré-impressos), variável (preenchidos a posterior), espaços ou campos.
1.1. Utilização de Formulários Padronizar fluxos e procedimentos; proporcionar valor legal a determinadas operações; aumentar a produtividade; Facilitar o controle das atividades e estruturação do sistema; eliminar registros em duplicidade; exigências/garantias legais; estruturar conjunto de informações para tomada de decisão.
1.2. Atribuições de um analista quanto à utilização de formulários: Codificar/controlar os formulários; evitar proliferação de formulários; definir as regras de normalização; incrementar a integração entre as áreas; planejar formulários uniformes e simples.
1.3. Requisitos de um formulário: importante pensar na pessoa que irá preencher o formulário; tem de ser simples e de fácil entendimento; despor de elementos indexadores; facilitar visibilidade e legitimidade; utilizar meio mais adequado para preenchimento dos registros; reduzir ao máximo a necessidade de formulários.
1.4. Metodologia de elaboração de um formulário: ao elaborar um formulário, se faz necessário um levantamento das necessidades e análise dos formulários existentes (se houverem); elaboração de um novo formulário; aplicação, treinamento e controle; revisão do formulário e melhorias.
2. Por produto ou serviço: O organograma foca em cada tipo de produto. Vantagens: Facilita a coordenação dos resultados esperados por cada grupo de produtos ou serviços; propicia alocação de capital para cada grupo produtos ou serviços; facilita a utilização máxima da capacitação dos recursos; fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto; propicia maior facilidade para a coordenação interdepartamental; apresenta maior versatilidade e flexibilidade; propicia condições favoraveis para a inovação e criatividade. Desvantagens: Pode ser de coordenação mais dificil quando direcionadas às politicas gerais da organização; podem propiciar aumento dos custos pelas duplicidades de atividades nos vários grupos de produtos/serviços; pode criar situações onde gerencias de produtos/serviços tenham muito poder, desestabilizando a estrutura da organização; pode provocar temores e ansiedades quanto à instabilidade externa.
3. Por divisão do trabalho: Esse tipo de organograma foca nas etapas de trabalho numa linha de produção para separar os setores. Vantagens: Maior especialização dos recursos alocados; possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas; agrupamento de recursos das unidades organizacionais como centros de custo ou centros de resultados. Desvantagens: Possibilidade de perda de visão global do andamento do processo; flexibilidade rescrita para ajustes no processo; aumentando nos custos dos recursos e em relação aos estoques de materiais.
4. Tipos de Organogramas
4.1. Organograma Vertical Descrito: A forma descritiva nos fornece um organograma completo, porém sem informação gráfica. Exemplo: Controladoria Divisão de Contabilidade Divisão de Custos Divisão de Orçamento
4.2. Organograma Linear (matriz responsabilidade): Pode fornecer os seguintes dados: Incumbências de decisão, execução, participação e controle; relações e tipos de autoridade que existem quando mais de um responsavel contribui para um trabalho; possibilita caracterizar uma posição em relação às demais; possibilita eliminar ambuguidades nos processos.
4.3. Organogramas quanto à forma de organização da estrutura: Esse tipo de organograma pode ser feito considerando-se as opções a seguir, isto é, por qualidade; função; território; produto ou serviço; cliente; divisão do trabalho; projetos; matricial; misto e organograma circular.
4.3.1. Por qualidade: é um agrupamento de pessoas não diferenciáveis por cargo, que tem de executar tarefas sob a ordem de um supervisor.
4.3.2. Por função (funcional): É o agrupamento de atividades de acordo com as funções da organização. Vantagens: Maior estabilidade; maior segurança na execução de tarefas, no relacionamneto com colegas, pois cada funcionário tem maior facilidade em saber sua área de atuação; especialização do trabalho; maior satisfação dos técnicos; maior concentração de competência especificas; indicada para circunstâncias estáveis; aconselhada para organizações que tenham poucas linhas de produtos e serviços. Desvantagens: Baixa adaptabilidade, gerando insegurança nas organizações em crescimento e consequente aumento na complexidade; isolamento e visão parcial das areas especializadas; a responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula.
4.3.3. Por território: é como sua definição sugere para empresas dispersas territorialmente. Vantagens: Obter vantagens econômics de determinadas operações locais; possibilidade de maior treinamento pela atuação dereta no território considerado; possibilidade de ação mais imediata e consistente em determinada região; maior possibilidade de conhecer os fatores e problemas locais. Desvantagens: Multiplicações de instalações e de pessoal; deixar em segundo plano a coordenação em face do grau de liberdade a autonomia colocadas nas regiões o filiais; priorizar preocupações estritamente territóriais que se concentram nos aspectos mercadologicos e de produção em detrimento das outras áreas da organização.
4.3.4. Por projetos: Um organograma temporário, pois a divisão é feita somente pela duração do projeto. Vantagens: Permite alto grau de responsabilidade do grupo de execução do projeto; possibilita que os funcionários envolvidos tenham alto grau de conhecimento de todos os trabalhos inerentes ao projeto; tem alto grau de versatibilidade e adaptabilidade; possibilita melhor atendimento ao cliente do projeto; permite melhor cumprimento dos prazos e orçamentos. Desvantagens: Pode gerar recursos ociosos ou mal-empregador caso o coordenador do projeto de excessiva atenção a parte técnica ou parte administrativa; geralmente não apresenta um sistema adequado de comunicação e de tomada de decisão; dificuldade em mensurar o minimo necessário de componentes.
4.3.5. Organograma Circular: é usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado em instituições modernas ou do terceiro setor onde se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo. Vantagens: é mais agradável para empresas com pouca preocupação hierárquica; promove melhor comunicação e troca de conhecimento entre as áreas; é mais flexível e dinâmico que os outros tipos. Desvantagens: Pode gerar confusão e perda de responsabilidade em empresas não preparadas; falta de posicionamento hierárquico faze com que não se saiba a quem deve se reportar em caso de necessidade.
4.3.6. Por cliente: Mais utilizado por empresas que trabalham de acordo com o tipo de cliente que atendem. Vantagens: Propiciar situação favorável para tirar proveito das condições de grupos de clientes bem definidos; assegurar reconhecimento. Desvantagens: Pode provocar dificuldades de coordenação, pois o gerente de departamento pode exigir tratamento especial para o seu cliente; pode provocar a utilização inadequada de recursos em termos de demandas de diferentes grupos de clientes.
4.3.7. Misto: O organograma misto nada mais é que a miniatura de dois ou mais tipos de organogramas, de acordo com a necessidade do analista de OSM e da empresa.
4.3.8. Matricial: Uma pessoa tem a sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização. Vantagens: Possibilidade de maior aprimoração técnico de usa equipe de trabalho; maior desenvolvimento de pessoal; maior especialização nas atividades desenvolvidas; uso compartilhado dos vários recursos; maior cumprimento de prazos e do orçamento; melhor atendimento dos clientes do projeto. Desvantagens: Dupla subordinação; conflito de interesses entre os chefes funcionais e os chefes de projetos.