1. Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización, así como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
1.1. Entre los manuales de uso más generalizado se encuentran
1.1.1. Manual de organización
1.1.1.1. Se utiliza de apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de una estructura organizacional, así como para dar a conocer los objetivos y las funciones de los que pertenecen a esta.
1.1.1.1.1. Debe incluir lo siguiente
1.1.2. Manual de procedimientos
1.1.2.1. Es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que una empresa, organización o área consiga realizar sus funciones. Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas.
1.1.2.1.1. Debe incluir lo siguiente
1.1.3. Manual de gestión de calidad
1.1.3.1. Es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.
1.1.3.1.1. Debe incluir lo siguiente
2. Objetivos
2.1. Algunos que se pueden mencionar son
2.1.1. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación.
2.1.2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
2.1.3. Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
2.1.4. Servir como una fuente de información para conocer la organización.
2.1.5. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
2.1.6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
3. Clasificación básica
3.1. Por su ámbito
3.1.1. Generales
3.1.2. Específicos
3.2. Por su naturaleza o área de aplicación
3.2.1. Microadministrativos
3.2.2. Macroadministrativos
3.2.3. Mesoadministrativos
3.3. Por su contenido
3.3.1. De organización
3.3.2. De procedimientos
3.3.3. De gestión de la calidad
3.3.4. De historia de la organización
3.3.5. De políticas
3.3.6. De contenido múltiple
3.3.7. De puestos
3.3.8. De técnicas
3.3.9. De ventas
3.3.10. De producción
3.3.11. De finanzas
3.3.12. De personal
3.3.13. De operación
3.3.14. De sistemas
4. Procedimiento general de elaboración
4.1. Diseño del proyecto: Todo manual debe abarcar todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo.
4.1.1. Para ello se debe tener en cuenta
4.1.1.1. Responsables
4.1.1.1.1. Debe incluir a un coordinador general, auxiliado por un equipo técnico integrado por líderes de proyecto, asistentes y analistas, que dirija su diseño, implementación y actualización.
4.1.1.2. Delimitación del universo de estudio
4.1.1.2.1. Deben evaluar el nivel técnico requerido para el manejo de contenidos, las cargas de trabajo y la jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organización.
4.1.1.3. Estudio preliminar
4.1.1.3.1. Permite conocer en forma general los procesos, funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.
4.1.1.4. Fuentes de información
4.1.1.4.1. Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde pueden obtenerse datos para la investigación. Estas pueden ser instituciones, archivos de la organización, clientes y/o usuarios, etc.
4.1.1.5. Preparación del proyecto
4.1.1.5.1. Se debe integrar la propuesta técnica: tipo de manual que se realizará, alcance, demostrar la necesidad del manual en cuanto a ventajas que reportará a la organización, antecedentes, objetivos, estrategia, acciones, recursos, costo, resultados e información complementaria. Se debe integrar el programa de trabajo: especificando el nombre del manual, responsables, áreas, clave, actividades, fases, calendario, gráficas, formatos, reportes y periodicidad.
4.2. Presentación del proyecto de manual a las autoridades competentes
4.2.1. A los participantes
4.2.1.1. Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa
4.2.2. Al responsable de su autorización
4.2.2.1. El proyecto debe someterse a la aprobación del titular de la organización o al responsable designado para elaborarlo.
4.2.3. Captación de los datos
4.2.3.1. Capacitación del personal: dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán
4.2.3.2. Levantamiento de los datos: deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar datos verdaderamente útiles para el manual,
4.2.4. Investigación documental
4.2.4.1. Esta técnica permite seleccionar y analizar los instrumentos que contienen datos de interés relacionados con el manual.
4.2.5. Observación directa
4.2.6. Cuestionario
4.2.7. Cédula
4.2.8. Entrevista
4.3. Integración de los datos
4.3.1. Una vez que se cuenta con los datos de las áreas involucradas en la elaboración del manual se deben ordenar y sistematizar para preparar su análisis.
4.4. Técnicas de apoyo al análisis
4.4.1. Comprende los recursos técnicos que se emplean para examinar la información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada y determinar alternativas de acción específicas que permitan derivar soluciones óptimas para lograr los resultados deseados.
4.5. Preparación del manual
4.5.1. Validación: La información verificada de cada área o unidad administrativa debe presentarse a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad en un espacio específico para este propósito y para que corroboren que la información esté completa y sea comprensible.
4.5.2. Estructuración: Una vez que se disponga de la totalidad de la información revisada y firmada por cada área, el equipo técnico debe reunirse las veces que sea necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual.
4.6. Formulación de recomendaciones
4.7. Elaboración del informe
4.7.1. Los resultados deben incluirse en un informe en el cual se tienen que exponer las razones que llevaron a obtenerlos e incorporar la información estratégica del proyecto para que la alta dirección tome las decisiones oportunas y correctas.
4.8. Presentación del manual para su aprobación
4.8.1. Para este efecto debe convocar a su equipo de trabajo, con el cual revisará la documentación por última vez. En caso de detectar una omisión o falla será necesario trabajar hasta resolverla.
4.9. Reproducción del manual
4.9.1. Utilizar formatos intercambiables, con objeto de facilitar su revisión y actualización, que los formatos sean de 28 × 21 cm (tamaño carta) y que el documento quede integrado por carátula, portada, índice o contenido, introducción y cuerpo.
4.10. Implementación del manual
4.10.1. Método instantáneo: Generalmente es el más utilizado, ya que la decisión de preparar manuales administrativos proviene de los más altos niveles de la estructura de la organización,
4.10.2. Método del proyecto piloto: Implica la implementación del manual en sólo una parte de la organización, con el fi n de medir los resultados.
4.10.3. Método de implementación en paralelo.
4.10.4. Método de implementación parcial o por aproximaciones sucesivas.
4.10.5. Combinación de métodos.
4.11. Difusión del manual
4.11.1. Es conveniente definir un programa para la presentación del manual y que, con base en las acciones que se establezcan, se celebren pláticas, seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de eventos de esta naturaleza.
4.12. Revisión y actualización
4.12.1. La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su información, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por medio de revisiones periódicas.