MAPA MENTAL PLANEJAMENTO / RASTREAMENTO

MAPA MENTAL PLANEJAMENTO / RASTREAMENTO

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MAPA MENTAL PLANEJAMENTO / RASTREAMENTO por Mind Map: MAPA MENTAL PLANEJAMENTO / RASTREAMENTO

1. Rastreamento

1.1. Movimentação de Domingo

1.1.1. Verificar movimentação de domingo - Veículos e máquinas pesadas são proibidos de rodar - Enviar para regional pedindo o motivo da rodagem

1.1.1.1. Veículos pequenos somente de regionais e gerentes fora de sua cidade podem rodar - Também é enviado ao Regional os casos que necessitam de explicações

1.2. Rastreamento Setores

1.2.1. Monitorar diariamente o percentual de conclusão dos setores do dia anterior com base na quantidade de pacmans que foram "queimados" nas operação de coleta DOM e SEL

1.2.2. Percentual acima de 97% - Setor identificado como aceito, abaixo disso precisa ser enviado e-mail ao gerente de cada unidade pedindo justificativas

1.3. Rastreamento Setores Frequencias diferentes

1.3.1. Identificar e monitorar regiões que possuem frequências de coleta diferenciadas, como quinzenais, 1 vez por semana - As quais precisam ser feitas manuais e não automáticas da Inlog - Atualmente sendo feitas por envio diário de e-mail

1.4. Relatório de Paradas

1.4.1. Enviar semanalmente relatório da Inlog que demonstra o numero e o tempo de paradas de cada veiculo das unidades - Assim identifica-se equipes com pior desempenho para focar ações de melhoria

1.5. Excessos de Velocidade

1.5.1. Enviar semanalmente os excessos de velocidade extraídos da Addlog. Veículos pequenos -> Excesso acima de 120 km/h Veículos pesados -> Excesso acima de 80 km/h

1.5.1.1. A cada semana que um motorista tiver excessos é contabilizado como 1 penalidade. Gerando 3 penalidades, é encaminhado ao RH para ser emitida advertência por escrito ao mesmo.

1.5.1.2. A Unidade/infrator tem 3 dias úteis para se defender sobre os excessos.

1.5.2. Enviar semanalmente os excessos de velocidade extraídos da Inlog. Veículos pesados -> Excesso acima de 80 km/h (excluindo dados incongruentes - veículos com problema rastreador)

1.6. Rastreamento Diferentes Operações

1.6.1. Definir diferentes formas de rastreio para operações diferentes, como varrição, roçagem, etc

2. Cadastros (Atualizações)

2.1. Manter sempre atualizado cadastros nas plataformas e nas pastas

2.1.1. Cadastro de novos clientes e referências, aterros, containers, etc - Principalmente rastreador Addlog, mas Inlog tbm

2.1.2. Atualizar sempre os mapas das unidades nas pastas (AutoCad) e os contornos de setor na Inlog

2.1.3. Atualizar constantemente pacmans das rotas da Inlog bem como contornos dos setores quando há mudanças propostas pelo setor/Gerente

2.1.4. Cadastrar motoristas para uso da macro Inlog e para uso Addlog (app SistemMacro)

3. Ranking

3.1. Enviar mensalmente os valores dos indicadores que fazem parte do ranking do Planejamento/Rastreamento - Sempre dados compilados dos últimos 3 meses

3.1.1. Diariamente/ semanalmente analistas de planj + rastreamento devem alimentar a planilha do Ranking com os dados da operação de cada UT

3.1.2. Tais dados encontram-se no local: N:\planejamento\Rastreamento\Monitoramento - Ranking

3.1.3. Preencher a planilha padrão enviada pela diretoria com os dados compilados dos últimos 3 meses - São 4 envios por ano

3.1.4. Meta de horas 50 e 100% - Devido a o E-Social, horas extras 100% devem obrigatoriamente ser zeradas (exceto casos específicos como Marialva, com coleta aos domingos). Hora Extra 50% é feito estudos sobre a quantidade ideal para cada unidade.

4. Controle Horas Extras

4.1. Enviar semanalmente as metas de horas extras e as horas extras reais geradas no período da semana

4.1.1. Puxar dados do RH -> Resumo de Horas

4.1.2. Compilar os dados em planilha excel configurada com macro para envio automático dos e-mails

4.1.3. Fazer envio semanal de e-mails com resultado parcial e envio 1 vez por mês dos valores fechados da UT - Mostrando se ficaram dentro ou fora das metas

4.1.4. Meta de horas 50 e 100% - Devido a o E-Social, horas extras 100% devem obrigatoriamente ser zeradas (exceto casos específicos como Marialva, com coleta aos domingos). Hora Extra 50% é feito estudos sobre a quantidade ideal para cada unidade.

5. Monitoramento Horas Máquinas

5.1. Monitorar horas (horimetro) das máquinas que operam nos aterros sanitários

5.1.1. Revisar periodicamente as metas por equipamento e por unidade

5.1.2. Enviar tabela com horas + meta para cada UT semanal

5.1.3. Enviar no fim do mês compilado metas vs horas reais

6. Start Nova Unidade

6.1. Para implantação de um novo serviço:

6.1.1. Ir até o município acompanhar inicio - Cidade pequena - 1 pessoa planejamento, cidade maior - 2 pessoas;

6.1.2. Fazer mapas (A3 rotas e setores, A0 mapa completo de toda a unidade

6.1.3. Fazer divisão dos setores, se tiver no edital tentar utilizar o recomendado ou senão dividir com foco na melhor distribuição possível evitando horas extras

6.1.4. Fazer rotas para motoristas seguirem principalmente no inicio com motoristas novatos - Por enquanto rotas manuais - Fazer me folhas A3

6.1.4.1. Inicio do aplicativo OsmAnd, em 2 cidades já tivemos sucesso. Mas as rotas ainda sao montadas manualmente - Aprimorar testes e passar a utiliza-lo

7. Monitoramento Km Rodado

7.1. Monitorar todos os kms rodados por unidade, tanto da domiciliar quanto dos veículos pequenos

7.1.1. Identificar diferenças

7.1.2. Propor alternativas de melhoria/Redução - Otimização descargas, etc

7.1.3. Ver possíveis diferenças GPS vs Tacógrafo ou erros no rastreador

8. Programação UT 54

8.1. Agendamento das solicitações de coleta dos clientes privados da UT 54, escalonando as demandas com o objetivo principal de não haver horas extras

8.1.1. Toda vez que entrar cliente grande novo planejamento faz a inserção nas rotas

8.1.2. Agendamento também das coletas de teceiros - Reciclaveis

8.1.3. De 6 em 6 meses planejamento deve verificar como estão as rotas a fim de identificar possíveis melhorias.

8.2. Indicadores - UT 54:

8.2.1. Quinzenalmente fazer acompanhamento dos indicadores, principais da unidade, enviando aos gestores

8.2.1.1. Km/container

8.2.1.2. Peso/container

8.2.1.3. Horas totais motoristas

8.2.1.4. Horas totais coletores

8.2.1.5. Km/caçamba

8.2.1.6. Horas Extras totais

9. Monitoramento Tempo Setores

9.1. Analise Setores

9.1.1. Entrar no sistem - Frotas - CDE - Analise Setores - Pegar estes dados e transporta-los para planilhas de produtividade, as quais ficam em pastas de cada UT.

9.1.2. Depois com os dados terminados, transportar as planilhas preenchidas para a planilha que fica na UT00 - Resumo produtividade, junto com dados de tonelada e horas extras

9.1.3. Com estes dados finalizados, ver o tempo médio entre os setores da unidade e ver quais setores estão maiores ou menores que o tempo médio Setores com tempo maior - Passar carga Setores com tempo menor - Receber carga - Cuidado ao mudar setores, sempre mudar entre setores próximos, de mesma frequência e turno se possível

9.2. Relatório Automático B.I

9.2.1. Marco está finalizando relatório que trará todos estes dados importados diretamente do Sistem, sem precisar fazer as 2 etapas anteriores - Será necessário somente analisar os setores e propor readequação entre eles.

9.3. Envio Relatório Regionais - 01 e 02

9.3.1. Enviar dados desta planilha de produtividade + HTO (horas/TON) para os regionais sempre que necessário ou que for constatado que a unidade precisa de acompanhamento e mudanças. Além dos dados, o planejamento deve enviar ideias para readequação de setores.

10. Orçamentos

10.1. Parâmetros

10.1.1. Criar parâmetros dos serviços de roçada, capina, pintura guais, poda de arvores, varr manual, mec, op. aterro (horas de máquinas,

10.1.1.1. Ir a campo para colher dados, cronometrar tempos, medir distâncias, medir consumo de combustível, consumo de tinta, medição produtividade equipes ,etc

10.2. Publico

10.2.1. Analise detalhada do Edital

10.2.1.1. Enviar possíveis duvidas ao município (questionamentos formais)

10.2.2. Montar planilha de orçamento no padrão 2020 e compartilhar com Poli/Rodrigo para fechar os valores

10.2.3. Montar planilhas Base no padrão dos municípios para entrega

10.3. Privado

10.3.1. Analise Check List comercial ou dos dos enviados pelos clientes (BIDs)

10.3.1.1. Tirar duvidas com comercial ou com o proprio cliente

10.3.2. Fazer visitas sempre que possível para orçamentos grandes e com valores expressivos

10.3.3. Montar preço nas planilhas padrão criadas para cada serviço e passar no padrão solicitado pelo cliente

10.3.4. Manter atualizado as planilhas padrão criadas, atualizando salários, valor diesel, etc

10.4. Planos de Trabalho

10.4.1. Montar arquivos em folha A3 (mapas da cidade) e folhas a4 com descritivo detalhado das ruas atendidas por cada setor (para as op de coleta dom. e sel)

10.4.1.1. Para demais serviços avaliar caso a caso, basear-se em arquivos já montados para prefeitura de Rolândia e Ceasa Maringá

10.4.1.1.1. Temos 60 dias para entregar geralmente, se for após o inicio a entrega, tirar fotos reais da nossa operação para servir de base para criação do plano.

10.4.1.1.2. Caso for necessário entrega imediata antes do inicio serviços, se basear em outras cidades e não colocar info das ruas detalhadas (com instruções de vire a esquerda e a direita)

11. Coordenação

11.1. KPI's

11.1.1. Mensalmente apresentar resultados para os KPI's criados pelo gestor Luiz Afonso para o setor de Planj/Rastreamento

11.2. Reportes

11.2.1. Reportes constantes aos superiores e as demais áreas da empresa sobre os assuntos do setor

11.3. Orçamentos

11.3.1. Ajudar na confecção e validar todos os orçamentos feitos pelo analista de Planejamento antes de passar ao Diretoria/Comercial

11.4. Indicadores - HTO

11.4.1. Passar mensalmente os dados de HTO para as unidades que ficaram acima do valor médio (horas/Ton) - Enviar para os 2 regionais

11.5. Gestão da equipe

11.6. Avaliações Desempenho Equipe

12. Rastreadores

12.1. Reunião com fornecedores atuais

12.1.1. Reuniões bimestrais com fornecedores atuais a fim de relatar possíveis problemas, ver novas tecnologias, novidades operacionais e relatórios, estreitar laços com fornecedores - Analista planejamento e Analista Rastreamento - Se possível coordenador também

12.2. Procurar Novas soluções

12.2.1. Pesquisar o mercado constantemente para procurar novas ferramentas para rastreamento de todas as operações, inclusive coleta domiciliar e seletiva

12.2.1.1. Mensalmente tentar entregar ao Gerente Luiz Afonso algum tipo de melhoria - Ou apresentar projetos com implantação a cada ano (100% bem sucedido)

12.3. Manutenção Rastreadores

12.3.1. Controle Manutenções - Inlog e Addolog

12.3.1.1. Acompanhamento Diário tela chamados Inlog - Abrir chamados relatando problemas, ver atualizações dos chamados, inserir informações solicitadas, etc.

12.3.1.2. Agendar manutenções - Vendo melhor data com as unidades e com a Inlog para envio do técnico

12.3.1.3. Envio equipamentos liberados pela Inlog por malote endereçados aos gerentes

12.3.1.4. Ter solido controle dos equipamentos enviados e quais devem retornar, cobrando diariamente as unidades para devolução de equipamentos para a central

12.3.1.4.1. Fazer controle por C.I (comunição interna), fazendo doc em word e excel.

12.3.1.5. Enviar equipamentos devolvidos a sede da Inlog, pedindo para Almoxarifado emitir nota de devolução de equipamentos (nota de remessa)

12.3.1.6. Lançar as notas de remessa que a Inlog emite pra nós quando libera equipamentos - Fazer pelo menos uma vez por mês sistemicamente e arquivar as notas físicas em pasta.

12.3.2. Novas Instalações

12.3.2.1. Agendar instalações para novos veículos (ver com oficina melhor data)

12.3.2.2. Fazer solicitação e pedido de compra para aquisição de novos rastreadores

12.3.2.3. Na Inlog pedir a ativação do veiculo por chamado (ticket)

12.4. Manuais Explicatórios

12.4.1. Manuais para Apontamento motoristas

12.4.1.1. Deixar sempre atualizado no Sistem EAD manuais para apontamento de macro tanto para rastreador Inlog (veículos pesados) como para Addlog (veículos leves) - passo a passo para usar os rastreadores

12.4.1.2. Criar também passo a passo simples para auxiliar em manutenções que podem ser feitas pelos próprios motoristas afim de agilizar a troca de peças básicas, como emendas RMF, coletor de dados, etc

12.4.2. Manuais para Uso Rastreadores - Central e Adm UT

12.4.2.1. Fazer e deixar atualizados no Sistem EAD manuais para utilização dos softwares de rastreamento, para uso da central e dos administrativos das unidades. Infos basicas como: Como rastrear um veiculo Como encontrar um veiculo Como ver o km acumulado em determinado periodo Ver excesso de velocidade Rastreamento de setores

12.5. Pagamento Mensalidades

12.5.1. Inlog

12.5.1.1. Ver todos os veículos que foram ativados e desativados ao longo do mês, pedindo desconto pro rata em casos de desativações no meio do mês.

12.5.1.2. Fazer analise dos tickets, toda vez que ficarmos mais de 1 dia sem resposta contamos os dias para pedir desconto nas mensalidades dos veículos. Esta metodologia só vale para tickets de veículos, não vale para software. Enviar tabela dos descontos a Inlog para aprovação

12.5.1.3. Com aprovação da Inlog dos tickets, a mesma envia os valores finais a serem faturados. Com estes valores finais, fazer solicitações e pedidos de compra de acordo com a planilha que fica no local: N:\planejamento\Rastreamento\Inlog - CONTROLES\Inlog-Addlog - FATUR Colocar aprovação para o coordenador de planejamento. As solicitações são feitas rateadas por unidade, lançando a quantidade real de veículos para cada unidade.

12.5.2. Addlog

12.5.2.1. Ver todos os veículos que foram ativados e desativados ao longo do mês, pedindo desconto pro rata em casos de desativações no meio do mês.

12.5.2.2. Com aprovação dos valores fazer solicitações e pedidos de compra de acordo com a planilha que fica no local: N:\planejamento\Rastreamento\Inlog - CONTROLES\Inlog-Addlog - FATUR As solicitações são feitas rateadas por unidade, lançando a quantidade real de veículos para cada unidade.

13. Monitoramento Reclamações (Qualidade)

13.1. Planilha Reclamações

13.1.1. Preencher arquivo que fica compartilhado no Google Drive com todas as reclamações que chegam via 0800 ou por qualquer outro meio aqui na central. Atualizar os gráficos pré gerados todo mês.

13.2. Atendimento via 0800

13.2.1. Atender cordialmente as reclamações vindas através do numero 0800, anotando a reclamação e os dados do reclamante. Passar os dados ao gerente para tomar as devidas atitudes e retorno ao reclamante.

13.3. Atendimento via grupo Whatsapp

13.3.1. Algumas cidades criticas o Regional está criando grupos no whatsapp para gerente agilizar as tratativas - Analista de Rastreamento precisa anotar as reclamações e passar para a planilha de controle.

13.4. Envio Regionais

13.4.1. Enviar mensalmente resumo das reclamações anotadas na própria unidade e as reclamações recebidas via central/0800 - Envio aos regionais + diretoria - Até dia 10 de cada mês.

14. Correção CDE

14.1. Apontamento Motoristas

14.1.1. Se forem erros de apontamento, a unidade deve corrigir - Trocar atividade, trocar setor, etc.

14.1.1.1. Mensurar os erros mensalmente para focar ações nos motoristas que mais erram, fazendo treinamentos específicos para cada um (Ver apostilas e passo a passo no sistema EAD).

14.2. Correção CDE

14.2.1. Unidade encaminha por e-mail CDEs que estão com erros que não podem ser corrigidos na própria unidade, passando ao Analista de Planejamento para correção. O mesmo deve enviar e receber as solicitações por e-mail apenas - Fazendo 2x por dia de acordo com a demanda.

14.2.1.1. Analista Planejamento só ajusta os erros, mas a validação é feita pelo adm da UT

14.2.2. Recuo km grande, Centro Resultado errado, Diferença grande de km entre 2 CDEs, Erro média (km/L) - Demais erros a própria unidade deve fazer