GESTÃO DE DOCUMENTOS

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GESTÃO DE DOCUMENTOS por Mind Map: GESTÃO DE DOCUMENTOS

1. Avaliação

1.1. Objetivo

1.1.1. Armazena oque efetivamente interessa para prova ou pesquisa, e a eliminação segura dos documentos.

1.1.2. Racionalizar o ciclo de vida

1.1.3. Manutenção da informação

1.1.4. Redução de custos de otimização

1.2. Função

1.2.1. Identificar valores nos documentos de arquivos.

2. Classificação

2.1. Dividido em uma estrutura hierárquica

2.2. Objetivo

2.2.1. Agrupar os documentos resultante de uma ação ou ato administrativo como forma de agilizar

2.2.1.1. Sua recuperação

2.2.1.2. E facilitar as tarefas

2.2.1.2.1. Avaliativas

2.2.1.2.2. Seleção

2.2.1.2.3. Eliminação

2.2.1.2.4. Transferência

2.2.1.2.5. Recolhimento

2.2.1.2.6. Acesso

2.3. Pode ser

2.3.1. Funcional

2.3.1.1. Atividades desenvolvida pela organização

2.3.1.1.1. Mais recomendado

2.3.2. Estrutural

2.3.2.1. Estrutura organizacional e suas unidades administrativas

2.4. Deverá considerar

2.4.1. Função a que o documento se refere

2.4.2. Estrutura do órgão que produz o documento

2.4.3. Conteúdo do documento

2.5. Atividades realizadas pela organizção

2.5.1. Atividades fim ou substantivas

2.5.2. Atividades meio

3. Destinação dos documentos

3.1. Eliminação

3.1.1. Já cumpriu a função pela qual foi criada

3.2. Recolhimento

3.2.1. Valor de prova ou paraa pesquisa

4. Fases

4.1. Produção

4.2. Utilização e conservação

4.3. Eliminação (destinação final)

5. As três idades dos arquivos

5.1. Arquivos correntes

5.1.1. Vinculado a objetivos imediatos

5.2. Arquivos intermediario

5.2.1. Aguardam em deposito de armazenamento temporário sua destinação final

5.3. Arquivos Permanentes

5.3.1. Custodiados em caráter definitivo

6. Alterações de Suporte

6.1. Objetivo

6.1.1. Facilitar o acesso, tornando-o mais rápido, preserva o documento original, diminuir os custos de manutenção

6.2. Requer uma analise fundamentada na legislação

6.2.1. Procedimentos técnicos de gestão (classificação, avaliação , desde sua produção)

6.2.2. Analisar a legislação para que sejam mantidas a integridade e a validade jurídica desses documentos.

6.2.3. Verificação do custo beneficio com a manutenção em longo prazo desses suportes

7. É necessário

7.1. Que sejam revistos e atualizados com frequência

7.2. Utilização de procedimentos próprios associado ao uso de recursos tecnológicos arquivísticos