1. Dienststellencharakter 2: Schutzbedürfnis
1.1. Gestaltung der Arbeitsumgebung
1.1.1. räumliche Arbeitsbedingungen
1.1.1.1. momentane Infrastruktur
1.1.1.1.1. Soziale Dienste
1.1.1.1.2. Betreibungsamt
1.1.2. Arbeitszeitmodelle
1.1.2.1. Öffnungszeiten hindern sie daran (SD)
1.1.2.2. Dank Corona ein bisschen flexibler (SD)
1.1.2.3. Mittagsdienst abgebaut, da belastend, sonst Blockzeiten (BA)
1.1.3. Telearbeit
1.1.3.1. Voraussetzungen
1.1.3.1.1. Sind sehr wenig digitalisiert (SD&BA)
1.1.3.1.2. Arbeit so anpassen, dass Home Office geht (Ein Tag Admin) (SD)
1.1.3.1.3. Rechtliche Hindernisse (Zahlungsbefehl persönlich zustellen) (BA)
1.1.3.1.4. Interaktion mit Kunden
1.1.3.2. Vor/Nachteile
1.1.3.3. Treiber (Corona, Kultur
1.1.3.3.1. Gab wenige die von Zuhause arbeiteten (SD)
1.2. Arbeitgeberattraktivität
1.2.1. Gesundheitsförderlichendes Mobiliar (SD)
1.2.2. Kompensation als Ferien (SD)
1.2.3. Im grösseren Rahmen Home Office und flexible Arbeitszeiten (SD)
1.2.4. Arbeitgeberattraktivität hat viel mit Raum zu tun (SD)
1.2.5. Kollegialität wichtiger als Räume (BA)
1.2.6. Entschädigung für Personalanlässe (ihm ist klar, dass das Steuergelder sind) (BA)
1.3. Zukunftsvision/Wandel/Wünsche
1.3.1. Zukunft
1.3.1.1. Digitalisierung
1.3.1.1.1. Aber braucht den menschlichen Kontakt (SD)
1.3.1.1.2. Nicht alle Termine vor Ort (SD)
1.3.1.1.3. Papierlos (SD)
1.3.1.1.4. Durch Corona konnte Zahlungsbefehl dank Notrecht geschickt werden (BA)
1.3.1.1.5. Wahrscheinlich nicht elementar verändernd (BA)
1.3.1.2. Wachstum des Betriebsamtes (BA)
1.3.1.2.1. Amtszusammenschlüsse
1.3.1.2.2. Bevölkerungswachstum
1.3.1.2.3. Hypothekarzinsen steigen
1.3.2. Wandel
1.3.2.1. Miteinbezug
1.3.2.1.1. Ehrlicher Einbezug nötig (SD)
1.3.2.1.2. Konnten bei Bezug mitgestalten (2012) (BA)
1.3.2.1.3. An vorderster Front (BA)
1.3.2.1.4. Jede Abteilung selber machen lassen (BA)
1.3.2.2. Dringlichkeit
1.3.2.2.1. Falls Initiativen nötig sind, passieren die von Innen (BA)
1.3.3. Wünsche
1.3.3.1. Kamera zu Face-To-Face-Meeting (SD)
1.3.3.2. Stehpult als Grundlage des AG (SD)
1.3.3.3. Niemand an der Basis möchte Grossraumbüros (SD)
1.4. Charakter der Dienststellen
1.4.1. soziale Dienste (SD)
1.4.2. Betreibungsamt (BA)
1.4.2.1. Zunehmende Wichtigkeit
1.4.2.2. Kundenstrom nicht beeinflussbar, man muss aber bereit sein, wenn der Kunde kommt.
1.4.2.3. Könnte mit anderen Ämtern fusionieren, gibt zu viele in SG
1.4.3. Geht um Existenzen, Emotionen, Geschichten, die sensibel sind
1.5. Schlussforgerungen
1.5.1. Cafeteria wurde zum wiederholten Male genannt
1.5.1.1. Kontaktzone, wichtig für sozialen Kontakt, Begenungen als wichtig --> Ort für Austausch etablieren und pflegen
1.5.2. Menschlicher Kontakt muss auch in Zukunft bleiben (auch bei Bevölkerungsd. gesehen)
1.5.3. Arbeitsplatz als wichtiger Faktor für Arbeitgeberattraktivität genannt
1.5.4. Lage von vielen als wichtig erachtet --> in Zukunft nicht mehr so relevant? (Kontra: Austausch wichtig)
1.5.5. Wenn Einzelbüro hat --> wenig Druck für Home Office
2. Dienststellencharakter 3: Administrativ
2.1. Gestaltung der Arbeitsumgebung
2.1.1. räumliche Arbeitsbedingungen
2.1.1.1. momentane Infrastruktur
2.1.1.1.1. Finanzen
2.1.1.1.2. Tiefbauamt
2.1.2. Arbeitszeitmodelle
2.1.2.1. Flexibel mit Anwesenheitspflicht (TA)
2.1.2.2. Lockerung durch Corona (TA)
2.1.2.2.1. Sollte in Zukunft beibehalten werden
2.1.2.3. Gut wie bisher (TA)
2.1.3. Telearbeit
2.1.3.1. Voraussetzungen
2.1.3.1.1. Technische Voraussetzungen
2.1.3.1.2. Leute, die nicht wollen müssen nicht (FI)
2.1.3.1.3. Geht zu 100% Pensum (TA)
2.1.3.1.4. Geht, aber braucht mehr Kommunikation (TA)
2.1.3.2. Vor/Nachteile
2.1.3.2.1. Belastend, dass Arbeit nun 7 Tage einnimmt (FI)
2.1.3.2.2. Palette an Medien belastend (FI)
2.1.3.2.3. Erfassung Arbeitszeit schwierig
2.1.3.2.4. Vorteile
2.1.3.3. Treiber (Corona, Kultur)
2.1.3.3.1. flexibler (FI)
2.1.3.3.2. Findet erst darum statt (TA)
2.1.3.3.3. Zuvor hat man eine Bewilligung benötigt (TA)
2.1.3.3.4. Gewöhnt sich daran (TA)
2.1.3.3.5. Frage des Willens ob man das weiterzieht, man schafft das (TA)
2.1.3.3.6. Weiterentwicklung von alter Richtlinie ging nun sehr schnell (FI)
2.1.3.4. Generationenunterschiede (TA&FI)
2.1.3.4.1. Ältere Generation möchte ins Büro
2.1.3.5. Coworking
2.1.3.5.1. Wenn Umfeld ok geht das
2.2. Arbeitgeberattraktivität
2.2.1. Arbeitsplatz muss sich nach Tätigkeit richten (FI)
2.2.2. Ergonomie grosses Problem (FI)
2.2.3. Home Office (TA)
2.2.4. Ausstattung und Material (TA)
2.2.5. Standort (TA)
2.3. Zukunftsvision/Wandel/Wünsche
2.3.1. Zukunft
2.3.1.1. Digitalisierung
2.3.1.1.1. Alle zwei Jahre Möbel reduziert (FI)
2.3.1.1.2. Weiter Home Office nach Corona (FI)
2.3.1.1.3. Viel weniger Ordner (FI)
2.3.1.1.4. Man macht nur zu kleine Schritte (FI)
2.3.1.1.5. Kollaboration über Chat (FI)
2.3.1.2. Mehr Besprechungsräume, da Arbeit projektbezogener (FI)
2.3.1.3. Flex-Desk
2.3.1.3.1. Personalisierung spricht dagegen (FI)
2.3.1.3.2. Regeln klar sein (FI)
2.3.1.3.3. Mehr Arbeitsplätze geteilt Zukunft (TA)
2.3.1.3.4. Teilzeitarbeit (TA&FI)
2.3.1.4. Home Office
2.3.1.4.1. 50% im Homeoffice in 10 Jahren? (FI)
2.3.2. Wandel
2.3.2.1. Mitspracherecht
2.3.2.1.1. MA steht nicht im Fokus (FI)
2.3.2.1.2. MA mitverantwortlich machen (FI)
2.3.2.1.3. Interessen einbringen (FI)
2.3.2.1.4. Einbringen wie man arbeitet und was das bedeutet (FI)
2.3.2.2. Ältere Generation
2.3.2.2.1. Könnte Widerstand geben (FI)
2.3.2.2.2. Viele sind älter als 50 Jahre (FI)
2.3.2.3. Veränderungen werden eher abgelehnt (FI)
2.3.2.4. Jetzt Chance für grossen Wandel nutzen, war zuvor zu klein (FI)
2.3.2.5. Kulturelle Faktoren
2.3.2.5.1. Vergleich mit Privatwirtschaft (FI)
2.3.2.5.2. Kultur hat sich mit den räumlichen Faktoren verändert (FI)
2.3.2.5.3. Kultur der Abteilungen ist unterschiedlich (FI)
2.3.2.6. Abklären wer wieviel Raumbedarf braucht und wie viel sie haben (FI)
2.3.3. Wünsche
2.3.3.1. Glaskästen für Telefonate (FI)
2.3.3.2. Gute interne Verpflegung (TA)
2.3.3.2.1. Cafeteria kann aber auch für mehrere Abteilungen gelten
2.3.3.3. Besserer Kaffee (TA)
2.3.3.4. Neubau (TA)
2.3.3.4.1. modern und offen mit Zugang zu Aussenbereich
2.3.3.5. Helle offene Räume mit Naturlicht (TA)
2.3.3.5.1. Begegnungszonen
2.3.3.6. Mehr Lebensqualität bei der Arbeit (FI)
2.3.3.7. Gesundheitsaspekte miteinbeziehen (FI)
2.3.3.7.1. Ergonomie
2.3.3.8. Sofas (FI)
2.3.3.9. Headsets und Tablet (FI)
2.4. Charakter der Dienststellen
2.4.1. Finanzen (FI))
2.4.1.1. Wenig Publikumsverkehr
2.4.1.2. Kunden kommen trotzdem physisch ins Büro
2.4.2. Tiefbauamt (TI)
2.5. Schlussforgerungen
2.5.1. Ältere wollen ins Büro, Jüngere nicht --> berücksichtigen
2.5.2. Austausch zwischen Abteilungen mehrmals genannt
2.5.3. Flex-Desk: Gibt Argumente für und dagegen, Regeln wichtig
2.5.4. Aufgaben an MA delegieren (mitverantwortlich machen)
2.5.5. Arbeitsmerkmale (DS fragen, wenn D. Tacke auf sie zugeht)
2.5.5.1. Schutz
2.5.5.2. Konzentriertes Einzelarbeiten/Teamarbeit
2.5.5.3. Kundenkontakt
2.5.5.4. Schalterkontakt
2.5.5.5. spezielle Infrastruktur
2.5.5.5.1. Räume
2.5.5.5.2. sonstiges
2.5.6. Meetingräume zu wenig, da viel mehr für Projektarbeiten gebraucht
2.5.7. Gesamteindruck
2.5.7.1. Einzelbüro wenn
2.5.7.1.1. Telefon
2.5.7.1.2. Konzentration
2.5.7.1.3. Anstatt Büro --> Home Office
2.5.7.2. Mehr Meetingräume
2.5.7.2.1. Projektarbeiten
2.5.7.3. Cafeteria wichtig
2.5.7.4. Je nach Arbeit, braucht es keine Einzelbüros
2.5.7.5. Meetingräume: Extern hinzumieten, damit kein noch unnötiger Platz?
2.5.8. Home Office Unterstützung
2.5.8.1. Guide für Kommunikation und sozialen Kontakt/Gesundheit
2.5.8.2. Unterstützung
2.5.8.2.1. Endgeräte
2.5.8.2.2. Steuerabzug
2.5.8.3. Regeln
2.5.9. Change Mgmt: Welche Dinge müssen nun schnell genutzt werden, damit die Energie nicht verpufft?
2.5.9.1. Home Office
2.5.9.2. flexible Arbeitszeiten
2.5.10. Schritt, den sie jetzt machen ist gut (Raumabklärung und Bedarf)
2.5.11. Was ist den MA wichtig?
2.5.11.1. Ausstattung
2.5.11.2. Cafeteria
2.5.11.3. Lage
2.5.11.4. Licht, Raum, Klima
2.5.11.5. Platz
2.5.11.6. Lärm
2.5.11.7. Kein Grossraumbüro --> Horror davor
3. Dienststellencharakter 4: Kreative
3.1. Gestaltung der Arbeitsumgebung
3.1.1. räumliche Arbeitsbedingungen
3.1.1.1. Momentane Infrastruktur
3.1.1.1.1. Standortförderung
3.1.1.1.2. Kommunikation
3.1.2. Arbeitszeitmodelle
3.1.2.1. Findet es genial (SF)
3.1.2.2. Wird erwartet (SF)
3.1.2.3. Möglich, da ungebunden
3.1.2.4. Bedingung für gute Arbeit (KOM)
3.1.3. Telearbeit
3.1.3.1. Voraussetzungen
3.1.3.1.1. Technik muss passen
3.1.3.1.2. Stadt soll mitfinanzieren (bspw. Kosten für Strom daheim) (SF&KOM)
3.1.3.1.3. Stadt ermöglicht Home Office zu 100% Pensum (KOM)
3.1.3.1.4. digitale Ausbildung wichtig und Druck (KOM)
3.1.3.2. Treiber (Corona, Kultur)
3.1.3.2.1. Seit Corona 2-3 Mal im Home Office pro Woche (SF)
3.1.3.2.2. DS: Kulturell bedingt gut möglich (SF)
3.1.3.2.3. Dringlichkeit zu Flexibilität gestiegen (SF)
3.1.3.2.4. Es sind maximal noch 3 im Geschäft (von 7) (KOM)
3.1.3.2.5. Sitzungszimmer weniger in Gebrauch/Bedarf (KOM)
3.1.3.3. Nachteil
3.1.3.3.1. Weniger informeller Austausch (SF)
3.1.3.3.2. Überblick über ganzen Bereich fehlt (SF)
3.1.3.3.3. Gewisse Sitzungen müssen physisch sein (KOM)
3.1.3.4. Chance
3.1.3.4.1. Rekrutierung von MA in der Distanz (KOM)
3.1.3.4.2. ökologischer Aspekt (KOM)
3.2. Arbeitgeberattraktivität
3.2.1. Gute Kommunikation der Angebote (SF)
3.2.2. Identifikation tief, da nicht viele in Stadt SG (SF)
3.2.3. Gute Sozialleistungen (KOM)
3.2.4. Arbeitszeit selber einteilen (KOM)
3.3. Zukunftsvision/Wandel/Wünsche
3.3.1. Zukunft
3.3.1.1. Digitalisierung
3.3.1.1.1. Vision: weniger Ablageflächen in Zukunft (SF)
3.3.1.2. Büro als Kontaktzone (KOM)
3.3.1.3. Findet Büro zu gross für sie (KOM)
3.3.1.3.1. veraltetes Modell
3.3.1.3.2. Rathaus zu zentral für sie
3.3.1.4. DS sind zu verzettelt, braucht zentrales Dienstgebäude (KOM)
3.3.1.5. Flex Desk mit Rollkoffer (KOM)
3.3.1.6. Arbeit verändert (KOM)
3.3.1.6.1. Braucht techn. Aufrüstung
3.3.2. Wandel
3.3.2.1. Kommunikation: viel und transparent (SF)
3.3.2.2. Mitspracherecht (SF+KOM)
3.3.2.2.1. Konnte früher Büro selber miteinrichten, war gut (SF)
3.3.2.2.2. Wohlfühlen im Fokus (SF)
3.3.2.2.3. Ältere Generation wird Mühe haben (KOM)
3.3.2.2.4. jeder soll sich einbringen können (KOM)
3.3.2.3. Begleitend im Lenkundsausschuss kommunikativ dabei sein (KOM)
3.3.2.4. Dringlich
3.3.2.4.1. Wichtig und hoch (KOM)
3.3.3. Wünsche
3.3.3.1. Möchte den Arbeitsplatz behalten (SF)
3.3.3.1.1. Kein Desksharing, möchte sich einrichten und wohlfühlen
3.3.3.2. Entspanunngsmassnahmen (SF)
3.3.3.2.1. Massage
3.3.3.2.2. Ruheraum
3.3.3.3. Cafeteria angenehmer gestalten (SF)
3.3.3.4. Stehpulte für das ganze Team (KOM)
3.3.3.5. Kulanz in Steuerabzügen (bei Home Office)
3.4. Charakter der Dienststellen
3.4.1. Kommunikationsabteilung (KOM)
3.4.1.1. Querschnittsbateilung
3.4.1.2. Hat mit allen zu tun
3.4.2. Standortförderung (SF)
3.4.2.1. Bspw. Ökosystem Immobilien
3.5. Schlussforgerungen
3.5.1. Bedarf an Rückzugsmöglichkeiten mit Home Office kombinieren, anstatt neue Räume
3.5.2. Gefahren von Home Office
3.5.2.1. Keine Identifikation
3.5.2.2. Informeller Austausch fehlt
3.5.2.3. soziale Kontakte
3.5.3. Kulturelle Faktoren für Transition nach DS analysieren
3.5.4. Wohlfühlen am Arbeitsplatz als Effizienztreiber und Kostensparfaktor?
3.5.5. Thema Stehpult kam immer wieder auf, Bestellung schwierig
3.5.6. Krisensituation und Energie nutzen, um Wandel voranzutreiben
3.5.7. Home Office: Arbeistplatz mit Infrastruktur in Büro einrichten
3.5.8. Platz war hier kein Thema, sonst schon
3.5.9. Papier bei KOM --> Digitalisierung zu Ersparnissen
4. Vertreter der einzelnen DS
5. Übergreifende Empfehlungen
5.1. Richtlinie verwerfen/anpassen
5.1.1. Bedürfnisse zu uneinheitlich
5.1.2. Zu technisch
5.1.3. Zu einheitlich für gesamte Verwaltung Stadt SG
5.1.3.1. Wird bspw. dem Betreibungsamt nicht gerecht (Anonymität, Schutzbedürfnis)
5.1.3.2. Eingrenzen auf DL 1/3/4?
5.1.3.3. Eingrenzen auf einzelne Gebäude? (Rathaus nach diesem Prinzip ausgestalten?)
5.2. Learning Journey zu
5.2.1. Anderer Verwaltung
5.2.2. Abteilungen untereinander
5.3. Herangehensweise anpassen: Auf DS-Bedürfnisse eingehen
5.3.1. Pilot zu Home Office durchführen mit DS 1/3/4
5.3.2. Gesamtorg Identifikation der Möglichkeiten für Home Office/flexible Arbeit
5.3.3. Bearbeitung des weiteren Vorgehens auf Basis der 4 Dienststelleneinteilungen
5.4. Vision entwickeln, wo man sich hinbewegt
5.4.1. Berücksichtigen was möglich ist
5.4.2. Bedürfnisse berücksichtigen
5.5. Prozessoptimierungen im Rahmen der Neuausrichtung
5.5.1. Energie nutzen, um WS zu adaptieren
5.6. Stehpulte für alle
5.7. Cafeteria wichtig --> zentraler Begegnungsort, vor allem auch bei Home Office immer wichtiger
5.8. Wohlfühlen als Effizienzfaktor
5.8.1. Kostensparen durch bessere MA
6. Dienststellencharakter 1: Laufkundschaft
6.1. Gestaltung der Arbeitsumgebung
6.1.1. räumliche Arbeitsbedingungen
6.1.1.1. Momentane Infrastruktur
6.1.1.1.1. Bevölkerungsdienste
6.1.1.1.2. Zivilstandesamt
6.1.1.2. Anforderungen
6.1.1.2.1. Diskretionsbereich nötig
6.1.1.2.2. Klima/Luft/Licht muss gut sein
6.1.1.2.3. genügend Platz (BD)
6.1.1.2.4. Schalter
6.1.1.2.5. Muss sich an Lärm gewöhnen (BD)
6.1.1.2.6. Zentrale Lage (BD)
6.1.2. Arbeitszeitmodelle
6.1.2.1. Öffnungszeiten verhindern komplette Flexibilität (ZI/BD)
6.1.2.2. Stadt könnte flexibleren Lösungen mehr Hand bieten (ZI)
6.1.3. Telearbeit
6.1.3.1. Flexibel möglich
6.1.3.1.1. Anwesenheit notwendig von Mindestanzahl Personen, Rest von zuhause
6.1.3.1.2. Alle bis auf eine von zuhause (ZI)
6.1.3.2. Treiber Corona
6.1.3.2.1. Home Office relevanter (BD&ZI)
6.1.3.2.2. Arbeit angepasst
6.1.3.2.3. positive Erfahrung (ZI)
6.1.3.3. Voraussetzungen
6.1.3.3.1. Einschränkungen durch Software (ZI)
6.1.3.3.2. Rechtliche Einschränkungen (ZI)
6.2. Arbeitgeberattraktivität
6.2.1. Kursmöglichkeiten (bspw. für Pensionierung) (ZI)
6.2.2. Sei schon sehr attraktiv (BD)
6.2.2.1. Treueprämien
6.2.3. Mehr Ferien? Vor allem für die Jungen (BD)
6.2.4. Zentrale Lage des Arbeitsplatzes (BD)
6.3. Zukunftsvision, Wandel & Wünsche
6.3.1. Zukunftsvision
6.3.1.1. Digitalisierung
6.3.1.1.1. Kunden-DL online/beeinflusst Menge Laufkundschaft
6.3.1.1.2. Automatisierung von Prozessen (ZI)
6.3.1.1.3. Angenehmer für Kunden (ZI)
6.3.1.1.4. Kann nicht alles online sein
6.3.1.1.5. Weniger MA (ZI)
6.3.1.1.6. Gibt mehr Platz (BD)
6.3.1.1.7. E-Dossier relevanter (BD)
6.3.1.2. Rechnen damit keinen fixen Arbeitsplatz zu haben (BD)
6.3.1.2.1. Müsste Arbeitstechnik umstellen, aber ok
6.3.1.3. Verlagerung ins Home Office der Admin-Arbeiten (BD)
6.3.1.3.1. Braucht Anpassung der Arbeit
6.3.1.4. Arbeit wird mobiler (BD)
6.3.1.4.1. Laptop und mehr online
6.3.2. Wandel
6.3.2.1. Starker Wunsch nach Integration (BD&ZI)
6.3.2.1.1. Mitarbeitervertreter integrieren (BD)
6.3.2.1.2. Pro Abteilung jemanden (ZI)
6.3.2.2. Dringlichkeit nicht sehr hoch, ausser Notwendigkeit kommt noch (Corona)
6.3.2.3. positive Einstellung (BD)
6.3.2.3.1. Respekt trotzdem
6.3.3. Wünsche
6.3.3.1. Mehr Telearbeit (ZI)
6.3.3.2. Weiterer Ort neben Rathaus (ZI)
6.3.3.3. Erweiterung der Online-Dienste (ZI)
6.4. Charakter der Dienststellen
6.4.1. Bevölkerungsdienste
6.4.1.1. Gemischtwarenladen
6.4.1.2. Viel los, laut
6.4.1.3. Viel Laufkundschaft
6.4.1.3.1. Auch noch in 10 Jahren
6.4.2. Zivilstandesamt
6.4.2.1. Viele kurzfristige Termine
6.4.2.2. Trauversprechen muss von Angesicht zu Angesicht geschlossen werden
6.4.2.3. Gesetzliche Vorschriften zur Trauung
6.4.2.4. Viel Laufkundschaft an Schaltern
6.4.2.4.1. Wünscht sich Abnahme, da Druck hoch
6.4.2.5. leise und konzentriert
6.4.3. Gemeinsamkeit: Laufkundschaft & Administrative Arbeiten
6.5. Schlussforgerungen
6.5.1. Spannender Widerspruch: Betreibungsamt hat Laufkundschaft über Mittag nicht gut gefunden und wieder abgeschafft, hier findet er es gut.
6.5.1.1. Man kann nicht von aussen sagen, was passt. Kunden verteilen sich bei einigen mehr, bei anderen unangenehm.