1. Antes de uma reunião
1.1. Planificar as reuniões segundo as necessidades
1.1.1. Escolher o tipo de reunião de acordo com os objetivos e os grupos visados
1.1.1.1. Elaboração de uma ordem de trabalhos anotados a enviar com o respetivo convite ou convocatória a todos os participantes
1.1.1.1.1. Programação da condução de cada assunto ,segundo um esquema de apresentação, justificação , dialogo e decisão
1.1.1.2. Designação de relator para elaboração da acta
1.1.1.2.1. Reserva da sala e marcação do dia hora e local
1.1.1.2.2. Definição da composição da mesa de presidência
1.2. Estabelecer uma lista de controlo de tarefas
1.2.1. Fixação clara dos objetivos e dos resultados a atingir
2. Cumprir as regras
2.1. Coordenar processo de receção
2.1.1. Receber pessoalmente os participantes/convidados
2.1.1.1. Aberturas
2.1.1.1.1. Começar no horário combinado
2.2. Anunciar as regras e pauta da reunião
2.2.1. Leitura da ata da reunião anterior, se houver
2.2.1.1. Manter a discussão dentro do objetivo
2.2.1.1.1. Assegurar que todos contribuem
2.2.1.2. Utilizar liderança compartilhada
2.2.1.2.1. Administrar conflitos com habilidade
2.2.2. Tomar decisões competentes e com aceitação
2.2.2.1. Valorizar a contribuição de cada um e do grupo
3. Durante a reunião
3.1. Utilizar uma agenda ;A agenda será uma linha de orientação durante o desenrolar da reunião
3.1.1. Ter o material certo a mão: O ideal e colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem de trabalhos e um bloco onde eles poderão tirar notas. Ter um bloco de notas para apontar os pontos mais importantes da reunião.
3.1.1.1. Encerramento- Fazer um resumo das conclusões e pontos mais importantes da reunião.
3.2. Estabelecer com a ajuda do secretario a agenda preliminar.
3.2.1. Estabelecer data da próxima reunião, se necessário
3.2.1.1. Avaliar a reunião
3.2.1.2. Agradecer a participação de todos