Fluxo 2: Planejamento e Execução da Ação

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Fluxo 2: Planejamento e Execução da Ação por Mind Map: Fluxo 2: Planejamento e Execução da Ação

1. 4.9 Realizar reunião de alinhamento online com os colaboradores/ACS (ações presenciais ou online)

1.1. 4.9.1 Se os colaboradores nunca participaram de eventos em redes sociais, explicar o funcionamento da plataforma ou solicitar que ele entre em contato com o demandante para explicar os procedimentos da plataforma que será utilizada.

1.2. 4.9.2 Durante a reunião: * Ação nos meios de comunicação (rádio, imprensa escrita, TV): definir quem vai enviar assunto/conteúdo/roteiro (com definição de prazo de entrega) à ACS para elaboração do briefing a ser encaminhado a mídia. * Nas redes sociais do parceiro: escrever o roteiro da live e compartilhar com o parceiro para ajudá-lo a conduzir a live. Verificar quem pode dar suporte ao colaborador no dia do evento (caso precise de alguma informação/ printar a tela etc)

2. 1.6 Encaminhar e-mail à ACS, solicitando sua presença para divulgação da ação do PEP (presencial) ou enviando informações /convite de participação para divulgação (remoto)

3. Após definição do dia da ação com o parceiro:

3.1. 1.1 Verificar os servidores/colaboradores que podem participar da ação.

3.2. 1.2 Solicitar autorização à chefia imediata

3.3. 1.3 Planejar a ação e calcular orçamento, caso seja necessário.

3.4. 1.4 Cadastrar a ação no SISGPEP

3.4.1. Quando envolver deslocamento do colaborador, com recebimento de diárias, elaborar planilha de custos, com número da ação e solicitar a descentralização do orçamento.

3.4.1.1. Enviar a planilha de convocação à Equipe Especializada de Ações Educacionais e Reuniões Técnicas para cadastramento das PCDPs.

3.5. 1.5 Informar aos colaboradores que solicitem liberação no Sisref (“Trabalho em dia não-útil”), caso seja necessário

3.6. 1.7 Solicitar veículo oficial, quando necessário (presencial). Se a Administração não disponibilizar, verificar com a SOGP a possibilidade de solicitação de pagamento de indenização de transporte (AESE). Ações online: como não haverá deslocamento, não há providências nesse item.

3.7. 1.8 Contatar o demandante e realizar check-list da infraestrutura necessária e disponível (presencial) Eventos online: Aguardando resposta da DEPREV sobre como proceder em atendimento personalizado que envolva acesso a dados/sistemas (LGPD). Se for apenas orientações sobre procedimentos, orientar as pessoas que estejam no evento. Criar link de evento online no Teams e divulgar para o parceiro.

3.8. 1.9 Realizar reunião de alinhamento online com os colaboradores (ações presenciais ou online)

3.8.1. Se os colaboradores nunca participaram de eventos online, marcar uma reunião prévia antes do evento para apresentar o aplicativo e mostrar suas funcionalidades.

3.9. 1.10 Ação presencial: * Separar o material que será distribuído, se couber; * Revisar o material construído; * Testar equipamentos Ação online: Revisar o material construído e enviar à pessoa responsável pelo compartilhamento no dia do evento.

3.10. 1.11 Realizar a ação

3.10.1. Caso a ação seja online, testar internet, microfone, som, iluminação, no minimo meia hora antes do evento (há uma forma de fazer antes de colocar visível para os participantes).

4. 1. Orientação e Informação

5. 2. Palestra

5.1. Após definição do dia da ação com o parceiro:

5.1.1. 2.1 Verificar os servidores/colaboradores que podem participar da ação.

5.1.2. 2.2 Solicitar autorização à chefia imediata

5.1.3. 2.3 Planejar a ação e calcular orçamento, caso seja necessário.

5.1.4. 2.4 Cadastrar a ação no SISGPEP

5.1.4.1. Quando envolver deslocamento do colaborador, com recebimento de diárias, elaborar planilha de custos, com número da ação e solicitar a descentralização do orçamento.

5.1.4.1.1. Enviar a planilha de convocação à Equipe Especializada de Ações Educacionais e Reuniões Técnicas para cadastramento das PCDPs.

5.1.5. 2.5 Informar aos colaboradores que solicitem liberação no Sisref (“Trabalho em dia não-útil”), caso seja necessário

5.1.6. 2.6 Encaminhar e-mail à ACS, solicitando sua presença para divulgação da ação do PEP (presencial) ou enviando informações /convite de participação para divulgação (remoto)

5.1.6.1. 2.7 Solicitar veículo oficial, quando necessário (presencial). Se a Administração não disponibilizar, verificar com a SOGP a possibilidade de solicitação de pagamento de indenização de transporte (AESE).

5.1.7. 2.9 Realizar reunião de alinhamento online com os colaboradores (ações presenciais ou online)

5.1.7.1. 2.9.1 Se os colaboradores nunca participaram de eventos online, marcar uma reunião prévia antes do evento para apresentar o aplicativo e mostrar suas funcionalidades.

5.1.7.2. 2.9.2 Durante a reunião decidir quem irá elaborar o material de apresentação e definir o prazo entrega do material. Fornecer o slide modelo para que a apresentação não fique fora do padrão do estabelecido pela Instituição.

5.1.8. 2.10 Ação presencial: * Separar o material que será distribuído, se couber; * Revisar o material construído; * Testar equipamentos Ação online: Revisar o material construído e enviar à pessoa responsável pelo compartilhamento no dia do evento.

5.1.8.1. Caso a ação seja online, testar internet, microfone, som, iluminação, no minimo meia hora antes do evento (há uma forma de fazer antes de colocar visível para os participantes).

5.1.9. 2.11 Realizar a ação

5.2. 2.8 Contatar o demandante e realizar check-list da infraestrutura necessária e disponível (presencial) Eventos online: enviar as informações da palestra à DEPREV com o banner de divulgação para inserção na plataforma da Escola PEP, que criará o link. Divulgar o link ao parceiro.

6. 3. Cursos (no aguardo para ver novo formato)

7. 4. Mídia

7.1. 4.6 Encaminhar e-mail à ACS, confirmando sua presença e solicitando divulgação da ação do PEP (presencial) ou enviando informações /convite de participação para divulgação (remoto) para divulgação.

7.2. Após definição do dia da ação com o parceiro:

7.2.1. 4.1 Verificar os servidores/colaboradores que podem participar da ação.

7.2.2. 4.2 Solicitar autorização à chefia imediata

7.2.3. 4.3 Planejar a ação. e calcular orçamento, caso necessário.

7.2.4. 4.4 Cadastrar a ação no SISGPEP

7.2.4.1. Quando envolver deslocamento do colaborador, com recebimento de diárias, elaborar planilha de custos, com número da ação e solicitar a descentralização do orçamento.

7.2.4.1.1. Enviar a planilha de convocação à Equipe Especializada de Ações Educacionais e Reuniões Técnicas para cadastramento das PCDPs.

7.2.5. 4.5 Informar aos colaboradores que solicitem liberação no Sisref (“Trabalho em dia não-útil”), caso seja necessário

7.2.6. 4.7 Solicitar veículo oficial, quando necessário (presencial). Se a Administração não disponibilizar, verificar com a SOGP a possibilidade de solicitação de pagamento de indenização de transporte (AESE).

7.2.7. 4.8 Sendo presencial: a ACS se encarregará de confirmar o evento dpm o demandante e responsabilizar-se-á pela infraestrutura caso seja necessário. Se for por telefone: repassar o nome/ número do telefone/celular que o entrevistado será contatado pela mídia ou informar o número ao entrevistado que ele deverá ligar no dia da ação, dependend da forma de trabalhar do meio de comunicação. Eventos nas redes sociais do parceiro: confirmar as informações do evento e solicitar o banner para divulgação da ação/compartilhamento em redes sociais.

7.2.8. 4.10 Realizar a ação

7.2.8.1. Caso a ação seja online, verificar o acesso à internet, microfone, som, iluminação, no minimo meia hora antes do evento.