1. Documentos
1.1. Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las. Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter generalista, o que significa que certas ciências ou alguns de seus ramos especializados podem adotar definições mais específicas.
1.1.1. Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato
2. Protocolos
2.1. O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
2.1.1. Recebimento
2.1.1.1. A primeira etapa de controle por parte do Setor de Protocolo é o controle do recebimento dos documentos que entram na instituição.
2.1.2. Registro
2.1.2.1. Uma vez recebida a correspondência (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de ser transformado em processo), o Setor de Protocolo tem a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.
2.1.3. distribuição
2.1.3.1. A distribuição é a mesma entrega de documentos aos destinatários – internos do órgão, ou seja, neste caso, o documento não sai da instituição
2.1.4. tramitação
2.1.4.1. A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará a agilizar a sua localização.
2.1.5. expedição de documentos
2.1.5.1. A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar se faltam folhas ou anexos. Também deve numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, pois as cópias são o acompanhamento da tramitação do documento na empresa e serão encaminhadas ao arquivo. As originais são expedidas para seus destinatários.
3. Arquivos
3.1. Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte
3.2. TXT
3.2.1. O TXT também é uma extensão de arquivos de texto, mas, diferente do .doc ou .pdf, ele é um formato bastante “cru”, ou seja, ele não admite quase nenhum tipo de formatação no texto, a não ser coisas simples como a acentuação das palavras.
3.3. DOC
3.3.1. DOC é outro formato de arquivos muito conhecido, próprio do programa Word, da Microsoft. Ao contrário do que acontece com o txt, nele há muitas possibilidades de formatação do texto, inserção de imagem e inúmeros outros recursos.
3.4. PDF
3.4.1. O PDF é o grande herói dos formatos de texto e tem sua razão de ser. Sua sigla significa Portable Document Format, ou seja, formato de documento portátil. Esse nome se refere à sua principal característica, que é manter a estrutura das suas informações independentemente de onde ele seja aberto.
3.5. PPT
3.5.1. Essa extensão corresponde aos arquivos gerados e editados no Power Point, famoso programa de apresentação de slides. Com ele é possível exibir formas e textos em animações, em slides.
3.6. JPEG
3.6.1. O jpeg é um dos formatos mais comuns que temos no leque de opções, usado tanto na internet de forma geral como nos celulares e câmeras digitais. Ele é um formato de imagem e é conhecido por sua capacidade de compactação.
3.7. PNG
3.7.1. O PNG também é um arquivo de imagem, mas ele conta com um incrível atributo: a transparência. Com ele, é possível criar uma imagem ou símbolo gráfico com um fundo transparente. Ele também suporta milhões de cores, coisa que o JPEG não faz. Pensemos na criação de logotipos, por exemplo, process
3.8. EPS
3.8.1. Já o arquivo EPS é usado para trabalhos feitos com vetores. Imagens vetorizadas permitem uma edição e ajustes mais finos e complexos, sem acarretar a perda de qualidade do vetor em questão.
3.9. PSD, CDR e AI
3.9.1. O PSD, CDR e AI nada mais são do que formatos de arquivos editáveis gerados pelo Photoshop, CorelDRAW e Illustrator, respectivamente, sendo o Photoshop e o Illustrator da Adobe enquanto que o CorelDRAW é da Corel Corporations.
4. Arranjo Físico
4.1. O arranjo físico está relacionado ao posicionamento físico dos recursos transformadores de uma organização, ou seja: as instalações, equipamentos e pessoas que trabalham na empresa.
5. Ferramentas de Gestão
5.1. ferramentas de gestão são técnicas que ajudam na tomada de decisões das empresas. Elas podem ser utilizadas por negócios de diferentes segmentos e tamanhos e permitem que o gestor tenha controle sobre os processos da empresa.
5.1.1. Planejamento estratégico, KPI, Análise SWOT, Ciclo PDCA, Matriz GUT, Matriz BCG, Modelo de negócio Canvas