1. Mapa de procesos
1.1. ¿QUÉ ES?
1.1.1. Un mapa de procesos es un diagrama que representa los procesos, y las fases de estos, dentro de una empresa y de manera interrelacionada entre sí.
1.2. Tipos de procesos
1.2.1. Procesos estratégicos: su definición corresponde a los cargos de dirección y gerencia. Procesos clave: aportan valor a la relación de la compañía o la organización con sus clientes y usuarios, persiguiendo como fin principal la satisfacción de sus necesidades. Procesos complementarios: también llamados procesos de apoyo, complementan a los procesos definidos anteriormente.
1.3. ¿ Como se hace un mapa de procesos?
1.3.1. Identificar a los actores que van a intervenir en él. Se entiende por actores a todas aquellas personas, empresas o instituciones que formen parte de la empresa. Definir la misión y la visión de la empresa /servicios. Con esto se obtiene un punto claro de dónde partir y a qué se quiere llegar con la actividad que se está realizando. Elaborar el grupo de interés al cual nos dirigimos. En este punto hay que definir las necesidades y las expectativas que los clientes/usuarios, que queremos captar, tienen. Plasmar la línea operativa. El segundo paso es establecer la línea que se sigue en el proceso /procesos a analizar. Para ello es necesario responder a qué se dedica la empresa. La respuesta es lo que se conoce como procesos clave y es lo que plasmaremos en este segundo punto. Identificar los procesos de apoyo. Seguro que el proceso principal requiere de procesos extra que le ayuden a desarrollarse por completo. Estos procesos de ayuda son los que hay que enumerar en este punto. Establecer los procesos estratégicos. Se conocen como procesos estratégicos a todos aquellos que hacen referencia a la dirección de la empresa: marketing, nuevos productos, contabilidad… Desarrollo y orden de las tareas: Una vez tengamos claros todos los procesos y su correspondiente jerarquía, hay que profundizar en cada proceso describiendo las tareas y actividades de las que se compone. Esto permitirá, a su vez, secuenciar el orden de las tareas. Ahora es el momento de plasmar todos estos procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos de manera que, con un simple vistazo quede claro cuál es la función de cada proceso y cuál es su importancia para el desarrollo de la actividad.
2. Diagramas de flujo
2.1. Es una manera de representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo.
2.2. Tipo de Diagramas de flujo:
2.2.1. -Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura. -Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada. -Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo vertical y el horizontal. -Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo
2.3. Símbolos
2.3.1. Símbolo de Inicio / Final. El símbolo de terminación marca el punto inicial o final del sistema. ... Símbolo de Multidocumento. ... Símbolo de Entrada Manual. ... O Símbolo. ... Símbolo de Intercalar. ... Símbolo del Operación Manual. ... Almacenamiento de Datos o Símbolo de Datos Almacenados. ... Símbolo de Visualización.
3. Manual de procedimientos
3.1. ¿QUÉ ES?
3.1.1. Este contiene la información detallada, ordenada, sistemática e integral sobre las actividades y responsabilidades que se realizan en una área específica de la organización.
3.2. OBJETIVOS
3.2.1. Los manuales de procedimientos tienen el objetivo de: Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal. Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento o de la organización toda. Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa u organización. Componen el historial de procedimientos de la organización, ganando luego valor documental. Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal esperado por la empresa.
3.3. COMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIEMINETOS
3.3.1. Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. ... Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma.