1. Avaliação e Seleção de Documento: A Construção do Patrimônio
1.1. Avaliação e Seleção
1.1.1. identifica o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de retenção nas fases corrente e intermediária, definindo assim as possibilidades de eliminação, microfilmagem e recolhimento aos arquivos permanentes.
1.1.1.1. Valor Primário
1.1.1.1.1. refere-se aos aspectos gerenciais do documento e à demanda de uso que este recebe por conta da administração que o produziu.
1.1.1.1.2. identifica o potencial de uso no âmbito do processo decisório, considerando suas dimensões gerenciais, legais e financeiras.
1.1.1.1.3. apresenta sempre um valor informativo
1.1.1.2. Valor Secundário
1.1.1.2.1. diz respeito às possibilidades de utilização do documento por usuários que o procuram por razões distintas e posteriores àquelas do seu produtor.
1.1.1.2.2. Um registro civil, um documento de recrutamento militar, por exemplo, contém, independentemente dos motivos pelos quais foram gerados, informações sobre alfabetização, nível cultural e estado de saúde da população.
1.1.1.2.3. Dotado de valor primário ou secundário, todo documento de arquivo apresenta um valor de prova
2. Os Arquivos Públicos no Brasil
2.1. institucionalizaram-se como resultado de um processo de independência e formação dos Estados modernos na região.
2.2. aspectos comuns
2.2.1. organizações voltadas quase que exclusivamente para a guarda e acesso de documentos conside- rados, sem parâmetros científicos, como de valor histórico, ignorando-se a gestão de documentos correntes e intermediários na administração que os produziu.
2.3. nas últimas três décadas, têm sido ampliadas as possi- bilidades de acesso às fontes arquivísticas.
2.3.1. 1970
2.3.1.1. Centro de Pesquisa e Documentação em História Contemporânea do Brasil – CPDOC – da Fundação Getúlio Vargas, da Fundação Casa de Rui Barbosa e do Arquivo Edgar Leuenroth da Universidade de Campinas.
2.3.2. 1980
2.3.2.1. Modernização do Arquivo Nacional, No mesmo período, diversas instituições arquivísticas públicas esta- duais (Arquivo Público do Estado de São Paulo, Arquivo Público do Distrito Fede- ral etc.) e municipais (Arquivo Municipal de Rio Claro, Arquivo Municipal de São Paulo etc.) desenvolveram projetos de controle e acesso à informação com resulta- dos significativos.
2.3.3. 1991
2.3.3.1. aprovada a Lei no 8.519 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
2.3.3.1.1. Estabelece a ordenação da malha arquivística pública do país nos seguintes termos:
2.3.3.1.2. preservar e facultar o acesso sob sua guarda, acompanhar e implementar a política nacional de arquivos” (art.18).
2.3.3.1.3. O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, “integrado por represen- tantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas” (art. 26),
2.3.3.1.4. pç
2.3.3.2. tem a atribuição de definir a política nacional de arquivos e atuar como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos. A Lei no 8.159 tem sido regulamentada em diversos aspectos. No plano federal, decretos presidenciais e resoluções do Conselho Nacional de Arqui- vos respondem pela maioria dos dispositivos legais sobre os arquivos.
3. Instrumentos de recuperação da informação
3.1. Guia
3.1.1. instrumento de pesquisa que fornece informações básicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos. Pelo seu caráter sintético, deve ser o primeiro instrumento a ser consultado pelo usuário ao acessar, pela primeira vez, uma instituição arquivística;
3.2. Inventário
3.2.1. instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a série, respeitada ou não a ordem de classificação
3.3. Catálogo
3.3.1. instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação;
3.4. Repertório
3.4.1. catálogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critério temático;
3.5. Índice
3.5.1. instrumento de pesquisa autônomo ou complementar produzido pela indexação.
4. Arquivo e a Informação Arquivística
4.1. Arquivo
4.1.1. o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades. (1970, p. 23).
4.1.1.1. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991
4.2. Informação Arquivística
4.2.1. a informação contida no documento de arquivo, isoladamente;
4.2.1.1. a informação contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou.
5. O Ciclo da Informação Arquivística
5.1. Ciclo:
5.1.1. Produção
5.1.1.1. Processamento
5.1.1.1.1. Uso
5.2. Arquivo Corrente
5.2.1. Arquivo Intermediário
5.2.1.1. Arquivo Permanente
5.3. Ambiente organizacional da sua produção
5.3.1. produção;
5.3.2. processamento técnico;
5.3.3. uso privilegiado pelo administrador e, excepcionalmente, pelo cidadão e o pesquisador científico;
5.3.4. estocagem das informações de uso corrente e, em alguns casos, das que se encontram em fase intermediária;
5.3.5. eliminação e transferência / recolhimento para as instituições arquivísticas.
5.4. Instituições arquivísticas
5.4.1. recolhimento dos documentos de valor permanente produzidos pela administração;
5.4.2. estocagem das informações consideradas de valor permanente e, em certas situações, daquelas em fase intermediária;
5.4.3. processamento técnico;
6. As Instituições Arquivísticas
6.1. Patrimônio históricos-culturais
6.1.1. Arquivos
6.1.1.1. Biblioteca
6.1.1.1.1. Museus
6.2. Em 1789, Criação do Arquivo Nacional da França.
6.2.1. Em 24 de Junho de 1794 Transformado em estabelecimento central do Estado
6.2.1.1. Subordinação de Depósitos onde deveriam ser recolhidos os documentos produzidos pelos diferente níveis da administração pública
6.3. São três os aspectos básicos do modelo de arquivo criado na França:
6.3.1. criação de uma administração orgânica para cobrir toda a rede de repartições públicas geradoras de documentos e os antigos depósitos porventura existentes;
6.3.1.1. reconhecimento do Estado sobre sua responsabilidade em relação ao cuidado devido ao patrimônio documental do passado e aos documentos por ele produzidos.
6.3.1.1.1. a proclamação e o reconhecimento do direito público de acesso aos arqui- vos: “[...] todo cidadão tem direito de pedir em cada depósito... a exibição dos documentos ali contidos.” (DECRETO MESSIDOR, artigo 37).
6.4. Após a Segunda II Guerra Mundial, modifica-se a concepção de instituição arquivística
6.4.1. instituição arquivística o órgão responsável pela gestão, recolhimento, preservação e acesso dos documentos gerados pela administração pública, nos seus diferentes níveis de organização.
6.4.1.1. A gestão de documentos, tal como aparece no Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos, diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.
6.4.1.1.1. Originou-se na impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações.
7. Arquivística como campo do conhecimento
7.1. 1841
7.1.1. Princípio da Proviniência
7.1.1.1. resultado da centralização dos documentos produzidos pela administração pública nos Arquivos Nacionais, prática inaugurada pelo estado francês.
7.1.1.1.1. Estabeleciam-se, assim, princípios de classificação e organização próprios para os acervos arquivísticos, subordinados àquelas características mencionadas anteriormente, especialmente as que se referem à organicidade e à unicidade.
7.2. planos de classificação para documentos reunidos nos grandes depósitos centralizados eram elaborados sem levar em conta a origem administrativa desses documentos.
7.3. Os documentos eram divididos em cinco seções metódico-cronológicas:
7.3.1. seção legislativa
7.3.1.1. para os documentos das assembléias revolucionárias
7.3.2. seção administrativa
7.3.2.1. para os papéis dos novos ministérios
7.3.3. seção dominial
7.3.3.1. para os títulos de propriedade de Estado
7.3.4. seção judiciária
7.3.4.1. para os papéis de tribunais e, por fim, a seção histórica, constituída de documentos arbitrariamente selecionados como de particular interesse histórico.
7.4. Um dos marcos do desenvolvimento da Arquivística como disciplina foi a publicação, em 1898, do chamado Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos, produzido pelos holandeses Muller, Feith e Fruin.
8. Características dos registros arquivísticos
8.1. • Autenticidade
8.1.1. está ligada ao processo de criação, manu- tenção e custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas.
8.2. • Naturalidade
8.2.1. : os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dota de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada (organicidade).
8.3. • Organicidade
8.3.1. os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados; os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações.
8.4. • Unicidade
8.4.1. cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence; exemplares de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada exemplar é único em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.