1. Aspectos generales para las comunicaciones
1.1. Zonas
1.1.1. Zona 1
1.1.1.1. Espacio destinado para el miembro que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).
1.1.2. Zona 2
1.1.2.1. Aquí va la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país.
1.1.3. Zona 3
1.1.3.1. Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementario de la zona 1.
1.2. Margenes
1.2.1. Superior entre 3 cm y 4 cm
1.2.2. Entre inferior 2 cm y 3 cm
1.2.3. Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
1.2.4. Derecho lateral entre 2 cm y 3 cm
1.2.5. Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, los márgenes laterales serán simétricos a 3 cm.
1.3. Estilos
1.3.1. bloque extremo
1.3.1.1. Todas las líneas parten del margen izquierdo.
1.3.2. bloque
1.3.2.1. Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
1.3.3. Semibloque
1.3.3.1. Se conserva la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
1.4. Fuente
1.4.1. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.
1.4.2. Se sugiere no utilizar negrilla.
2. Documentos
2.1. Cartas
2.1.1. tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario.
2.1.2. Clases de cartas
2.1.2.1. organizacionales
2.1.2.2. oficiales
2.1.2.3. personales
2.1.2.4. partes de las cartas
2.1.2.4.1. codigo
2.1.2.4.2. Lugar de origen y fecha de elaboracion
2.1.2.4.3. destinatario
2.1.2.4.4. Denominación o título académico
2.1.2.4.5. Nombre del destinatario
2.1.2.4.6. cargo
2.1.2.4.7. Organizacion
2.1.2.4.8. Direccion
2.1.2.4.9. nombre del lugar de origen
2.1.2.4.10. Pais
2.1.2.4.11. Asunto
2.1.2.4.12. Saludo
2.1.2.4.13. texto
2.1.2.4.14. Despedida
2.1.2.4.15. Remitente y firmas responsables
2.1.2.4.16. lineas especiales
2.1.2.4.17. Anexos
2.1.2.4.18. copias
2.1.2.4.19. Identificación del transcriptor
2.1.2.4.20. Páginas subsiguientes
2.2. Memorandos
2.2.1. Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
2.2.2. Partes de los memorandos
2.2.2.1. encabezado
2.2.2.2. Denominación del documento
2.2.2.3. codigo
2.2.2.4. Fecha
2.2.2.5. encabezamiento
2.2.2.6. Destinotario y remitente
2.2.2.7. Asunto
2.2.2.8. texto
2.2.2.9. Despedida
2.2.2.10. Remitente y firmas responsables
2.2.2.11. lineas especiales
2.3. Circulares
2.3.1. Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigidas a un grupo específico de personas tanto internas como externas.
2.3.2. Clases de circulares
2.3.2.1. La circular general
2.3.2.2. la carta circular
2.3.3. Partes de las circulares
2.3.3.1. encabezado
2.3.3.2. codigo
2.3.3.3. Lugar de origen y fecha de elaboracion
2.3.3.4. Encabezamiento y destinatarios
2.3.3.5. Asunto
2.3.3.6. Saludo
2.3.3.7. texto
2.3.3.8. Despedida
2.3.3.9. Remitente y firmas responsables
2.3.3.10. lineas especiales
2.3.3.11. Identificación de páginas subsiguientes
2.4. Actas
2.4.1. Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquirieron valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
2.4.2. Clases de actas
2.4.2.1. actas de comités
2.4.2.2. actas del concejo municipal
2.4.2.3. actas de consejos
2.4.2.4. actas de asambleas
2.4.2.5. actas de sociedades
2.4.3. Partes
2.4.3.1. título
2.4.3.2. Denominación del documento y número
2.4.3.3. Encabezamiento
2.4.3.4. Lugar de origen y fecha de la reunión
2.4.3.5. hora
2.4.3.6. Lugar
2.4.3.7. Asistentes
2.4.3.8. representaciones
2.4.3.9. Invitados
2.4.3.10. Ausentes
2.4.3.11. orden del dia
2.4.3.12. Desarrollo
2.4.3.13. compromisos
2.4.3.14. Convocatoria
2.4.3.15. Firmas, nombres y cargos
2.4.3.16. lineas especiales
2.4.3.17. Páginas subsiguientes
2.5. Informes
2.5.1. Clases de informes
2.5.1.1. La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
2.5.1.2. resumen ejecutivo, que tiene de una a tres paginas
2.5.1.2.1. encabezamiento
2.5.1.2.2. razón social
2.5.1.2.3. dependencia
2.5.1.2.4. codigo
2.5.1.2.5. título
2.5.1.2.6. Lugar de origen y fecha de elaboracion
2.5.1.2.7. Autoría del resumen ejecutivo
2.5.1.2.8. objetivo
2.5.1.2.9. Temas o numerales
2.5.1.2.10. Páginas subsiguientes
2.5.1.2.11. Conclusiones
2.5.1.2.12. Nombres, cargos y firmas
2.5.1.2.13. Rúbrica
2.5.1.2.14. Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional
2.5.1.3. informe corto, que consta de una a 10 páginas
2.5.1.3.1. encabezamiento
2.5.1.3.2. razón social
2.5.1.3.3. dependencia
2.5.1.3.4. codigo
2.5.1.3.5. título
2.5.1.3.6. Lugar de origen y fecha de elaboración
2.5.1.3.7. Autoría del informe
2.5.1.3.8. Objetivo
2.5.1.3.9. capitulo
2.5.1.3.10. Páginas subsiguientes
2.5.1.3.11. Conclusiones
2.5.1.3.12. Firmas, nombres y cargos
2.5.1.3.13. Rúbrica
2.5.1.3.14. Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional
2.5.1.4. informe extenso, de 11 páginas en adelante.
2.5.1.4.1. Informe extenso
2.5.1.4.2. Generalidades
2.5.1.4.3. Elementos finales del informe administrativo extenso
2.5.1.4.4. Firmas, nombres y cargos
2.5.1.4.5. Rúbrica
2.5.1.4.6. Lineas especiales y otros elementos esenciales para la documentacion organizacional