1. INICIO
1.1. CONTEUDO
1.1.1. A abertura que cativa a audiência
1.1.2. Elementos de um bom desenvolvimento
1.1.3. Elementos que persuadem
1.1.4. Os benefícios para quem ouve
1.1.5. Transições e relação entre Pontos Chave
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. Entender a importância de uma boa abertura no sucesso de uma apresentação.
1.2.2. Reconhecer os elementos que contribuem para o desenvolvimento lógico de uma apresentação persuasiva.
1.2.3. Identificar formas eficazes de transição dos Pontos Chave.
1.3. FASES
1.3.1. Preparar
1.3.2. Iniciar
1.3.3. Desenvolver
1.3.4. Fechar
2. PREPARAÇÃO
2.1. INTRODUÇÃO
2.1.1. A fase de preparação de uma apresentação é tão importante quanto as que se lhe seguem, havendo até quem defenda que pode ser crucial e decisiva para o sucesso da comunicação.
2.1.2. No trabalho de preparação devemos ter em conta:
2.1.2.1. A gestão da autoconfiança
2.1.2.2. O perfil do público
2.1.2.3. As necessidades do público
2.1.2.4. A determinação dos Tês Pontos Chave
2.1.2.5. A antecipação e preparação de questões que poderão ser levantadas pelo público
2.1.3. Será ainda necessário reservar tempo para estudo, investigação ou qualquer outra atividade que enriqueça e valorize o conteúdo da apresentação.
2.1.4. O tempo investido na fase Preparar deverá ser o necessário para que nenhum dos aspetos essenciais seja subestimado.
2.1.5. Cada orador deve avaliar o tempo que precisa para fazer uma boa preparação.
2.2. AUTOCONFIANÇA
2.2.1. A autoconfiança é fundamental para uma apresentação ser bem sucedida.
2.2.2. O nervosismo próprio que antecede um momento de exposição a uma audiência pode ser controlado e racionalizado.
2.2.3. Existem algumas técnicas que o orador pode usar para dominar o medo:
2.2.3.1. Usar técnicas de gestão do stresse como o relaxamento e outros exercícios.
2.2.3.2. 1.Compreender o que lhe está a provocar esse sentimento.
2.2.3.3. 2.Garantir que controla os sentimentos fazendo uma análise introspetiva que o redirecione para um nível elevado de confiança antes e durante a apresentação.
2.2.3.4. A forma mais eficiente de enfrentar o medo de falar em público é analisar a situação e colocarmos questões para as quais deveremos encontrar respostas, assumindo um compromisso interior de controlo das emoções e do comportamento que delas resulta.
2.2.3.5. Faça Algumas Perguntas
2.2.3.5.1. “Estou a preparar-me convenientemente para a apresentação que vou fazer?”
2.2.3.5.2. “Tenho razões objetivas para este medo?”
2.2.3.5.3. “Que devo dizer a mim próprio antes de fazer esta apresentação?”
2.2.3.5.4. “Como perceciono a situação que vou viver? Com receio? De quê ou de quem e porquê?”
2.2.3.6. Desde que estejamos empenhados em adotar uma atitude de dedicação e empenho, esta introspeção ajudará a “desmontar” o medo e a construir um capital de autoconfiança essencial à tarefa que nos espera.
2.2.4. Um dos medos mais comuns do orador é paralisar, ter uma “branca” esquecer-se de tudo o que pretende transmitir. Nesse caso, pode colocar uma cábula (um pequeno esquema, por exemplo) num local de fácil acesso ao olhar ou combinar com alguém de confiança na assistência, para que coloque uma pergunta a um sinal do orador.
2.2.4.1. Isto dará algum tempo ao orador para se “reorganizar” mentalmente e prosseguir.
2.3. ANÁLISE DO PÚBLICO
2.3.1. Saber que tipo de público estará presente é essencial para que sejamos capazes de adaptar os conteúdos e a forma da apresentação.
2.3.1.1. Crie uma lista com os tipos de públicos
2.3.1.2. Se não soubermos a resposta a estas questões, deveremos tentar descobri-las através da nossa rede de contactos, de um telefonema ou e-mail.
2.3.1.3. As informações obtidas ajudarão a escolher a melhor forma de “chegar” à audiência.
2.3.1.4. Se for um participante externo à nossa organização, a consulta do website pode fornecer muita informação.
2.4. NECESSIDADES DO PÚBLICO
2.4.1. É muito importante investir algum tempo na identificação das necessidades específicas do público, algo que se obtém colocando questões sobre o que pode ser importante para a audiência.
2.4.1.1. A apresentação deve então ser dirigida e focada nessas necessidades.
2.4.2. Se houver oportunidade/possibilidade, o orador pode, previamente, perguntar a algumas das pessoas que irão estar presentes na audiência o que esperam da apresentação.
2.5. DEFINIÇÃO DOS 3 PONTOS CHAVE
2.5.1. No final de uma apresentação, independentemente do tempo que durou, mesmo a assistência mais atenta terá dificuldade em reter mais do que três pontos dos conteúdos que foram apresentados.
2.5.2. Por essa razão, o discurso claro, conciso e organizado é mais eficaz do que um discurso no qual se incluiram demasiadas ideias/conceitos que só enfraquecem o seu sentido.
2.5.3. Assim, o orador deverá escolher os Três Pontos Chave mais importantes da sua apresentação e é neles que investirá o seu tempo e habilidades de comunicação.
2.5.4. Por vezes, pode ser difícil discernir, entre tantos, quais os três pontos verdadeiramente mais importantes.
2.5.4.1. Nesses casos, o orador pode praticar o seguinte exercício:
2.5.4.1.1. Escrever todos os pontos chave em folhas de papel, separadamente, e colocá-las em cima de uma mesa, com o texto virado para baixo. Misturar e retirar 3 folhas. Esses poderão ser os três pontos chave que há que validar.
2.5.4.2. Os Pontos Chave escolhidos devem, sempre, atender às necessidades do público.
2.5.4.3. Se assim não for, estão errados e devem ser reformulados ou substituídos.
2.6. ANTECIPAR QUESTÕES E OBJEÇÕES
2.6.1. Mesmo tendo o completo domínio do tema, uma boa preparação requer a antecipação de perguntas que possam ser formuladas pela audiência.
2.6.2. Este exercício contribui para diminuir os níveis de ansiedade, dando ao orador níveis de confiança e conforto elevados, sabendo que está em condições de poder responder a todas as questões que possam ser colocadas no final (ou até no decorrer) da apresentação.
2.6.3. O orador deverá colocar-se no lugar do seu público e antecipar:
2.6.3.1. As questões mais prováveis
2.6.3.2. As questões mais desafiantes e difíceis
2.6.4. Caso não seja possível antecipar todas as questões, deve selecionar as que lhe parecem mais prováveis e focar-se nessas, procurando responder-lhes de forma clara, concisa e convincente.
3. INICIALIZAÇÃO
3.1. ABERTURA COM IMPACTO
3.1.1. Qual é o plano do orador para captar e fixar a atenção da audiência?
3.1.2. Poderá optar por iniciar a sua apresentação com uma identificação simples e breve (caso o público o não conheça), agradecer o convite/oportunidade, etc....
3.1.3. anunciar o tema que, em si mesmo, deve ser apelativo, captar a atenção dos ouvintes e despertar curiosidade.
3.1.4. Momento em que algo deverá ser feito ou afirmado para prender a atenção da audiência logo nos primeiros segundos.
3.1.5. Utilizar a técnica Bang, a utilização de elementos que pretendem causar impacto e captar de imediato o interesse do público.
3.1.5.1. Os elementos escolhidos deverão estar em consonância com o objetivo da apresentação:
3.1.5.1.1. Utilizar uma citação que venha a propósito do objetivo
3.1.5.1.2. Contar uma história ou uma parábola
3.1.5.1.3. Narrar uma experiência/episódio pessoal
3.1.5.1.4. Falar de um evento que seja do conhecimento de todos
3.1.5.1.5. Contar uma anedota
3.1.5.1.6. Fazer uma performance
3.1.5.1.7. Colocar uma questão
3.2. OBJETIVO - PROCESSOS - RESULTADOS (COMUNICAÇÃO DE BENEFÍCIOS)
3.2.1. A exposição do objetivo permite saber por que razão o orador ali está.
3.2.2. Na maior parte das vezes essa presença tem a ver com uma preocupação, apreensão ou problema que pode estar a afetar a audiência.
3.2.3. Expôr o objetivo dará um foco claro à apresentação.
3.2.4. Ex.:”...Porque sei que interessa a cada um de vós, estou aqui para partilhar convosco os resultados
3.2.5. RESULTADO
3.2.5.1. O público gosta sempre de saber o que pode esperar de uma apresentação.
3.2.5.2. Por essa razão, o orador deve fornecer à audiência o seu plano/agenda, “como se propõe fazer”.
3.2.5.3. Dê uma orientação acerca do que irá acontecer ao longo da apresentação, podendo adiantar a forma como os tópicos serão abordados, enquadrando o formato geral da apresentação/reunião.
3.2.5.4. Que resultados, queremos ver alcançados, ou seja, quais os benefícios que decorrem da apresentação?
3.2.5.5. Para encontrar uma boa forma de enunciar os benefícios, o orador deverá colocar-se no lugar da audiência e colocar a si próprio a seguinte questão: “o que é que eu ganho com isto?”
3.2.5.6. As respostas encontradas constituirão os benefícios que irão decorrer da apresentação.
3.2.6. A FORMULAÇÃO DE UM BENEFÍCIO DEVE TAMBÉM SER ALVO DE CUIDADO.
3.2.6.1. Em vez de se dizer, por exemplo, “estou aqui para explicar as novas práticas e procedimentos que entrarão em vigor já para a semana”, deverá dizer-se “Estou aqui para facilitar a vossa vida a partir da próxima semana. Os 20 minutos de atenção que vos estou a pedir, irão servir para vos poupar tempo e irritação no futuro.”
3.2.6.2. O público não deve ter de se esforçar para compreender os benefícios que vai retirar da apresentação. O orador deve deixá-los bem claros desde o início.
3.2.7. AO COMUNICAR OS RESULTADOS ESPERADOS, O ORADOR TEM A OPORTUNIDADE DE:
3.2.7.1. Abordar de forma explícita o valor da sua apresentação.
3.2.7.2. Prender a atenção da audiência.
3.2.7.3. Dar ao público motivos para o ouvirem e agirem em conformidade.
3.2.7.4. Transmitir os benefícios que decorrem da sua presença naquela apresentação/reunião.
3.2.7.5. Assim, o orador prepara a audiência para a ação, emitindo uma declaração explícita e enfática acerca do que pretende que a audiência faça na sequência da sua apresentação (Ex.: No final da minha apresentação, gostaria de obter o compromisso de todos para a implementação imediata dos novos procedimentos...”).
3.3. MOBILIZAÇÃO PARA O CTA (CHAMADA PARA AÇÃO)
3.3.1. Como resultado, a audiência ficará “sintonizada” com o orador, escutando, focada no que foi pedido.
3.3.2. No final, os presentes poderão aferir se a informação e/ou mensagem transmitidas foram suficientemente convincentes e/ou colocar questões mais dirigidas à intenção contida na declaração produzida.
3.3.3. Uma apresentação bem estruturada deve poder ser comparada à estrutura de uma história, na qual identificamos claramente o seu princípio, meio e fim.
3.3.4. Estando agora focado na parte central da apresentação, o orador terá de procurar a forma e os meios mais eficazes para que a ligação entre os Pontos Chave que definiu previamente seja perfeita e surta o efeito pretendido.
4. DESENVOLVIMENTO
4.1. INTRODUÇÃO
4.1.1. Durante o processo de planeamento do corpo da apresentação, o orador poderá criar para si próprio, uma ferramenta que visualmente sintetize os aspetos mais importantes da comunicação, um esboço da apresentação.
4.1.1.1. (um esboço, esquema, mapa mental ou outro), manuscrita ou utilizando os recursos do software utilizado.
4.1.1.1.1. CADA ORADOR DEVE CRIAR A SUA PRÓPRIA FERRAMENTA
4.1.1.1.2. EX: ORGANIZAÇÃO OU MAPA MENTAL NAS FERRAMENTAS - TRELLO OU MINDMEISTER
4.1.2. Este passo é muito importante porque, para além de permitir uma melhor organização de todos os elementos do conteúdo, principalmente os Pontos Chave, contribui ainda para a memorização visual esquemática da apresentação, diminuindo a possibilidade de ocorrência de uma “branca” durante a comunicação.
4.1.3. Todos os momentos de uma apresentação podem beneficiar da introdução de elementos que contribuam para tornar o seu conteúdo mais credível. É, porém, no corpo da apresentação que esse aspeto se revela crítico. Torna-se por isso necessária a escolha de elementos impactantes e persuasivos que convençam a audiência.
4.2. ELEMENTOS PERSUASIVOS
4.2.1. QUE ELEMENTOS CONVINCENTES E PERSUASIVOS PODEMOS UTILIZAR?
4.2.1.1. Se usadas com parcimónia e adequadas ao tema, conferem realismo à apresentação e podem aproximar a audiência do orador construindo afinidades.
4.2.1.2. É particularmente indicado para audiências que apreciam abordagens pessoais, calorosas e orientadas para as pessoas.
4.2.1.3. O orador pode falar das suas emoções e sentimentos, algo que será muito bem recebido por quem ouve.
4.2.1.4. Exemplos
4.2.1.4.1. Ex.: “Se me perguntarem como me senti no primeiro dia de trabalho neste departamento, posso dizer-vos que me senti perdido, em pânico mesmo! Só pensava, será que vou ser capaz? Por isso, é normal que cada um de vós se sinta com receio...”
4.2.1.4.2. Permitem ilustrar uma ideia de forma simples e intuitiva. Ajudam o público a enquadrar e entender a ideia. Devem estar associados à ideia e não convém fazer uso excessivo de exemplos.
4.2.1.4.3. São muito úteis quando utilizadas como analogia, com o objetivo de simplificar uma ideia ou conceito mais elaborados. Quando usada com mestria, cria na audiência uma ideia duradoura.
4.2.1.4.4. O orador não deve recorrer a elas excessivamente.
4.2.1.4.5. Ex.: “Estar numa linha de montagem é como aprender a conduzir um carro. Ao princípio parece complicado e quase impossível de dominar tanta coisa ao mesmo tempo e por isso, temos alguém ao nosso lado durante algum tempo, mas depressa nos tornamos autónomos”
4.2.1.5. Se a audiência for exigente ao nível dos factos, é importante que o orador se prepare com informações objetivas, fundamentadas em evidências que validem uma ideia ou facto transmitidos.
4.2.1.5.1. Neste sentido, o orador pode recorrer a resultados de estudos, estatísticas, pareceres, relatórios, etc.
4.2.1.6. Deverá, no entanto, garantir que a apresentação visual destes recursos é atrativa e de fácil compreensão, optando por representações como gráficos, diagramas, etc., em detrimento de listas de números.
4.2.1.6.1. No caso de tabelas com muitos elementos, pode selecionar a parte que lhe interessa depois de mostrar uma imagem geral da tabela.
4.2.1.7. Usar afirmações proferidas por entendidos na matéria pode ser muito eficaz no convencimento de uma audiência.
4.2.1.7.1. A opinião do orador pode interessar menos do que a opinião de um especialista, que poderá até, estar entre o público.
4.2.1.8. Em alternativa às histórias pessoais, o orador pode recorrer a experiências vividas por terceiros que decorreram de sugestões ou recomendações suas.
4.2.1.8.1. Desta forma, pode aumentar o seu nível de credibilidade e persuasão, uma vez que algo que propôs já resultou com alguém.
4.2.1.9. Exemplos
4.2.1.9.1. Ex.: “Vejam o vosso colega X, como sabem, queixava-se frequentemente dos clientes, dos conflitos que acabava por ter e de como o seu stress era elevado por essa razão. Sugeri-lhe que frequentasse uma formação em gestão de conflitos e o seu nível de stress baixou na mesma proporção em que aumentou a sua capacidade para gerir os conflitos com os clientes.”
4.2.1.9.2. O orador deverá ter em conta que a cada Ponto Chave deve corresponder um benefício (mesmo que já o(s) tenha enunciado durante a fase Iniciar).
4.2.1.9.3. Há que ter em conta as razões que levarão a audiência a sentir-se mobilizada para a ação proposta. Essas razões são sempre pessoais e devem ser alvo de reflexão pelo orador na fase Preparar.
4.3. PONTOS CHAVE E BENEFÍCIOS
4.3.1. Os benefícios devem ser proferidos e sublinhados em cada Ponto Chave, servindo como elementos altamente persuasivos.
4.3.2. Os presentes não deverão ter de se esforçar à procura dos motivos de interesse individual que a apresentação poderá ter.
4.4. TRANSIÇÃO ENTRE PONTOS CHAVE
4.4.1. Uma ligação bem conseguida resulta numa apresentação fácil de acompanhar pela audiência.
4.4.1.1. Como fazer a ligação e transitar entre um Ponto Chave e o seguinte (ou entre um Ponto Chave e a conclusão da apresentação), deverá ser uma das preocupações do orador.
4.4.2. Para serem eficazes, as transições deverão ser feitas com frases pouco elaboradas, pensadas para manterem a audiência na “história”, associando ideias anteriores às que se lhes seguem.
4.4.3. Deverão responder às questões:
4.4.3.1. “Como fazer a ligação entre diversos temas/pontos chave da minha apresentação, num todo articulado e coerente?”
4.4.3.2. “Se me estivesse a ouvir, encontraria lógica neste alinhamento?”
4.4.4. As frases escolhidas para consubstanciar uma transição devem ter:
4.4.4.1. Um fluxo lógico (Ex:.”Já falei do primeiro ponto chave da minha comunicação, passo agora ao segundo;
4.4.4.2. “De seguida..”.; “Vamos agora passar para o ponto chave seguinte...”)
4.4.5. Se o orador optar por associações, poderá usar expressões como:
4.4.5.1. “...por essa razão, tenho de vos falar do ponto seguinte...!”
4.4.5.2. “...consequentemente, terei de analisar o aspeto seguinte que constitui também um dos pontos chave da minha comunicação...”
4.4.5.3. “...Assim, como resultado do que expus até ao momento, passo a falar-vos do ponto seguinte...”
4.4.5.4. ”Além de todos os aspetos de que já vos dei conta ao longo da minha apresentação, chamo a vossa atenção para um último requisito, também ele essencial nesta problemática.”
5. FECHAMENTO
5.1. RELEMBRANDO OS PONTOS CHAVE
5.1.1. Preparação
5.1.2. Inicialização
5.1.3. Desenvolvimento