Solución interactiva centrada en el usuario para la autogestión de matrícula en la UNAD
1. Ciencia del desarrollo del proyecto: Diseño de experiencias centradas en el usuario
2. Núcleo problémico: Desarrollo de soluciones tecnológicas centradas en el diseño de experiencia de usuario e interacción mediante los paradigmas y los métodos apropiados.
3. Referentes:
3.1. Arnoletto, Eduardo J. (2018, feb.). «Autogestión». Asociación Nacional de Industriales (ANDI), (Colombia). En: Enciclopedia del Derecho, la Historia y las Ciencias Sociales (en línea). Consultado en: Autogestión.
3.2. El fin del trámite ciudadano: ciudadanos, burocracia y gobierno digital. BID, 2018.
4. Resultados más importantes:
4.1. ENCUESTA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL 2019
4.2. Gartner Reveals Top Predictions for IT Organizations and Users in 2018 and Beyond.
5. ¿Qué es el proyecto? Una solución interactiva centrada en el usuario.
6. ¿Para qué es el proyecto? Para ofrecer a los aspirantes y estudiantes de la UNAD una solución que automatice los procesos de inscripción y matrícula en la Universidad.
7. ¿A quién o a quiénes afecta el proyecto? Aspirantes y estudiantes de la UNAD.
8. ¿Cómo afecta el proyecto? Permitiría reducir los tiempos de espera, minimizar la intervención humana en las diferentes etapas y optimizar significativamente la experiencia y satisfacción de los usuarios.
9. ¿Cuándo afecta el proyecto? Cuando adelantan sus trámites asociados a la inscripción y la matrícula en la UNAD.
10. ¿Dónde afecta el proyecto? En todos los lugares donde se encuentre un aspirante o estudiante de la UNAD, dentro o fuera del país.
11. ¿Por qué desarrollar el proyecto? Porque permitiría atender de fondo varios problemas identificados asociados con (1) la poca comprensión del modelo educativo por parte de los aspirantes y estudiantes, (2) la baja capacidad de respuesta del talento humano responsable de la atención al usuario, (3) la dispersión de la información que se le ofrece a los aspirantes y estudiantes y (4) el fraccionamiento de procesos y trámites
12. Síntomas, causas, efectos y soluciones
12.1. Síntomas
12.1.1. Causas
12.1.1.1. Efectos
12.1.1.1.1. Soluciones
12.2. 1. Falta de interoperabilidad de sistemas
12.2.1. Información, procesos, requisitos y valoraciones en manos de muy diversos responsables
12.2.1.1. Insatisfacción, quejas generalizadas y fuga de aspirantes y estudiantes
12.2.1.1.1. Una única solución que centralice la información tanto de las fuentes internas y externas de información.
12.3. 2. Reprocesos y necesidad de reiniciar el proceso
12.3.1. Momentos de vital importancia en el proceso están desarticulados de la ruta de experiencia.
12.3.1.1. Frustración y desistimiento de usuarios por inscribirse o matricularse en la UNAD.
12.3.1.1.1. Integración de la totalidad de los procesos relacionados, así como la presentación de documentación y validaciones correspondientes
12.4. 3. Inexistencia de acciones de retroalimentación
12.4.1. La fragmentación de pasos durante el proceso impide que el usuario puede conocer el estado de sus solicitudes
12.4.1.1. Incertidumbre en los usuarios al no comprender el nivel de avance o el paso a seguir dentro del proceso.
12.4.1.1.1. Barra de progreso que le indique al usuario el avance del proceso y genere alertas y retroalimentaciones precisas sobre lo que sigue
12.5. 4. No se garantiza que el proceso pueda ser llevado a cabo 100% de manera virtual
12.5.1. Para trámites particulares que requieren verificación de documentación, es necesario que un funcionario lo haga de manera presencial.
12.5.1.1. El usuario debe desplazarse hasta una de las sedes de la Universidad para continuar con el trámite
12.5.1.1.1. Eliminar los requisitos de presentación de documentación física y reemplazarlos por escenarios de validación digital.