1. Suas características são: unicidade (cada documento de arquivo assume um lugar único no conjunto documental ao qual pertence), naturalidade (os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural no curso das ações de maneira contínua, em função dos seus objetivos e organicidade.
1.1. A gestão de documentos empregada na empresa facilita o dia a dia do profissional, isso porque ela visa organizar desde a entrada da documentação, via protocolos de recebimento a organização em pastas por cliente e assunto, até a retirada destes documentos. É desta forma que os colaboradores terão a informação organizada e rápida para uma tomada de decisão.
1.1.1. Atividade
1.1.1.1. atividades de Protocolo (recebimento,classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo.
2. conceito
2.1. Gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno ás informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos.
2.2. objetivo
2.2.1. Ser eficiente com a gestão dos arquivos da sua empresa impacta diretamente na gestão do seu negócio, até mesmo contribuindo para diminuir a burocracia em processos.
3. Benefícios da gestão de documentos
3.1. Tomar decisões mais rápido e com mais embasamento.
3.1.1. Identificar com mais precisão e descartar documentos obsoletos.
3.1.1.1. Otimizar o espaço que atualmente armazena seus documentos
3.1.1.1.1. Ter maior controle, rastreabilidade e tornar os seus documentos mais confidenciais;
4. Documentos que precisam ser arquivados e gerenciados de maneira correta
4.1. Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
4.1.1. Orçamentos e previsões orçamentárias;
4.1.1.1. Relatórios contábeis e gerenciais, como Balanço Patrimonial e Demonstrativos de Resultados do Exercício.
4.1.1.1.1. Contas de internet, água, luz, telefone;
4.1.2. Manuais de procedimento da empresa;
4.2. Armazenamento em Nuvem
4.2.1. Além desses documentos físicos, existem muitos documentos virtuais que um empresário precisa guardar como conteúdos de divulgação, comunicação e marketing, e-mail de clientes, funcionários, fornecedores, backups de atendimento e processos que acontecem dentro e fora da empresa.
5. Tipos de arquivo
5.1. Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;
5.1.1. Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso.
5.1.1.1. Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.