1. INSTAURAÇÃO
1.1. A primeira fase do processo, a cargo da autoridade instauradora, após o exame ou juízo de admissibilidade, inaugurando a sede disciplinar propriamente dita, é chamada de instauração. A instauração do processo disciplinar se dará através da publicação da portaria baixada pela autoridade competente, que designará seus integrantes e indicará, dentre eles, o presidente da comissão de inquérito. A instauração do processo disciplinar só existe e se aperfeiçoa com a publicação do ato que constituir a comissão. A publicação do ato que oficialmente inicia o processo administrativo disciplinar e interrompe a contagem do prazo prescricional de que trata o § 3o do art. 142 da Lei no 8.112/90, deve ser realizada em boletim interno do próprio Órgão ou Entidade.
1.1.1. A portaria é o instrumento de que se utiliza a autoridade administrativa para formalizar a instauração do procedimento apuratório. Além dessa função iniciatória do processo, a portaria instauradora constitui a comissão, designa o seu respectivo presidente e estabelece os limites da apuração. A portaria instauradora do processo administrativo disciplinar deverá conter os seguintes elementos: a) autoridade instauradora competente; b) os integrantes da comissão (nome, cargo e matrícula), com a designação do presidente; c) a indicação do procedimento do feito (PAD ou sindicância); d) o prazo para a conclusão dos trabalhos; e) a indicação do alcance dos trabalhos, reportando-se ao número do processo.
2. INSTRUÇÃO PROCESSUAL
2.1. Inicialmente, e de forma resumida, serão apresentadas as três formas mais comumente empregadas pelas comissões disciplinares para dar conhecimento da marcha processual aos envolvidos. Nos próximos tópicos, serão abordadas as particularidades essenciais de cada uma delas, indicando os fundamentos legais, doutrina e jurisprudência dos tribunais superiores.
2.1.1. a) Notificação prévia: Comunicação processual pela qual o acusado é informado da propositura deum processo contra a sua pessoa, consistindo em instrumento hábil para possibilitar o exercício do contraditório e ampla defesa desde o início dos trabalhos da comissão. É ato oficial, expedido pelo presidente da comissão processante, pelo qual o acusado é chamado ao processo, podendo realizar os atos de defesa que desejar.
2.1.1.1. b) Intimação: Comunicação de atos processuais que tenham sido praticados ou a serem praticados no curso do processo. Portanto, comunicam-se atos ao acusado, às testemunhas, aos informantes, ao defensor, ao perito etc.97
2.1.1.1.1. c) Citação: Esta comunicação processual, na esfera administrativa, consiste no chamamento para apresentação de defesa escrita, ocorrendo, assim, após o indiciamento.
3. DEFESA
3.1. Finalizada a fase de indiciação pela comissão disciplinar, proceder-se-á à citação dos indiciados para que apresentem as respectivas defesas escritas. A citação para a apresentação das defesas escritas é realizada por meio de mandado de citação. Conforme previsto no § 1o do artigo 161 da Lei no 8.112/90, o mandado de citação é documento expedido pelo presidente da comissão, ou seja, não se requer que os demais componentes da comissão o assinem.
3.1.1. A defesa compreende a segunda subfase do inquérito administrativo. A contagem do prazo para a sua apresentação inicia-se a partir da data da citação. Os prazos para apresentação de defesa estão explicitados no capítulo precedente. Anote-se que esta subfase do processo administrativo disciplinar é de relevância ímpar, isto é, a comissão processante deverá atentar para a qualidade da defesa escrita apresentada pelo indiciado, inclusive solicitando apresentação de nova peça defensória no caso de entender que a primeira é inepta ou insuficiente. Isto porque o processo deve ficar resguardado de eventuais futuras ações judiciais que aleguem o não exercício pleno do contraditório e da ampla defesa.
4. RELATÓRIO FINAL
4.1. Após efetuar todas as diligências necessárias e, no caso da ocorrência de indiciação, analisar a defesa escrita, caberá à comissão preparar o Relatório Final, que deverá ser fundamentado nas provas trazidas aos autos, deixando de lado impressões pessoais e eventuais sentimentos em relação aos servidores em questão. A apresentação do Relatório Final encerra a segunda fase do processo – o inquérito administrativo, consoante art. 151, II, da Lei no 8.112/90, e se constituiu no último ato da comissão.
4.1.1. Portanto, com a entrega do Relatório Final e do processo à autoridade instauradora, a comissão se extingue e, nesse sentido, não há outras providências a serem adotadas pelo colegiado, tampouco qualquer exigência legal para que a comissão entregue cópia do processo ao indiciado ou que o intime pessoalmente do relatório final elaborado pelo Trio processante. Na hipótese de o servidor investigado requerer a cópia do Relatório Final, a autoridade instauradora deverá fornecer a documentação solicitada em virtude dos princípios da ampla defesa e do contraditório, e não a comissão processante, que já não existe mais.