1. En tales casos la denominacion del asunto principal, podra subdividirse en cierto numero de asuntos relacionados, los cuales quedaron indicados como subseries
2. Definiciones extractadas de la cartilla
2.1. Clasificacion documental del AGN, 2001
2.1.1. Es una labor intelectual de disposicion de un esquema, plan o marco establecido
2.1.2. Conjunto de operaciones tecnicas y administrativas
2.1.2.1. cuya finalidad es la agrupacion documental
3. EL PROCESO
3.1. Primer paso del conjutno de procesos destinados a la organizacion de archivos
4. Controlar
5. Recuperar
5.1. informacion de los documentos
6. Conservar
7. Administrativa
8. Juridica
8.1. CLASIFICACION PROCESO ARCHIVISTICO
8.1.1. Identificacion y el agrupamiento sistematico
8.1.1.1. documentos semejantes con caracteristicas comunes.
9. Cientifica
10. Agrupaciones documentales.
10.1. Conjunto de documentos generados por una unidad administrativa
10.1.1. originan los fondos, las secciones, series y subseries documentales
10.1.1.1. FONDO DOCUMENTAL
10.1.1.1.1. Total de documentos producidos y recibidos por una institucion o persona
10.1.1.2. SECCION DOCUMENTAL
10.1.1.2.1. Subdivision del fondo identificada con la produccion documental de una unidad o division administrativa
10.1.1.3. SUBSECCION DOCUMENTAL
10.1.1.3.1. Recibe el nombre de oficina, division o seccion
11. TIPOS DOCUMENTALES
11.1. Expresiones de actividades
11.1.1. Personales
11.1.2. Administrativas
12. reflejadas en un soporte
12.1. Papel, cinta magnetica, acetato, etc.
12.1.1. Los cuales determinan su contenido
12.1.1.1. La clasificacion es una operacion archivistica que establece las categorias o grupos de una estructura jerarquica
13. Clasificacion de fondos en el interior de un deposito de archivo
14. Clasificacion de secciones o subsecciones en el interior de un fondo
15. Clasificacion de series en el interior de una seccion o subseccion
16. Deben reflejar la estructura de cada entidad
16.1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
16.1.1. Fondo documental, secciones documentales, subsecciones documentales
16.2. ESTRUCTURA ORGANICA
16.2.1. Entidad, dependencias mayor jerarquia, grupos de trabajo
17. DEFINICION
17.1. La clasificacion documental es la labor en la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales. Clasificar implica
17.1.1. La procedencia de los documentos con la estructura organica
17.1.2. las funciones desarolladas por una institucion a lo largo de su gestion
18. identificar
19. ELEMENTOS DE LA CLASIFICACION
19.1. Se puede partir en 3 elementos
20. Acciones
20.1. Pueden manifestarse de 3 maneras: Funciones, Actividades y Tramites
21. Estructura organica
21.1. deben ser agrupados para que reflejen el entramado de la organizacion
21.1.1. FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACION
21.1.1.1. es la adaptacion de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo
21.1.1.1.1. La clasificacion documental se fundamenta en:
22. Asuntos
22.1. Hacen referencia al contenido concreto del documento
23. Aplicacion de principios de procedencia y orden original para identificar las categorias
24. identificacion de las funciones asignadas a las dependencias
25. asuntos que tramita cada division administrativa
26. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
26.1. La procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos
26.1.1. INSTITUCIONALES
26.1.1.1. Total de documentos producidos por una entidad
26.1.2. ADMINISTRATIVOS
26.1.2.1. La procedencia esta dada por las dependencias, que estan organizadas en las instituciones, de acuerdo con la estructura organica
27. que pueden ser
28. APLICACION DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
28.1. Debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad mas pequeña
29. funciones definidas
30. funciones determinadas
30.1. sobre la cual tenga una responsabilidad directa
30.1.1. Para aplicar el principio es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
31. que cumpla
32. Nombre de la entidad o persona autora de los documentos
33. reconstruccion de la entidad jerarquica de la entidad productora
34. precisar funciones y actividades a cada dependencia
35. VENTAJAS DE LA APLICACION DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
36. Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales
37. Ubica correctamente el documento en el fondo que le corresponde
37.1. PRINCIPIOS DE ORIGEN ORIGINAL
37.1.1. Hace relacion al orden que conservan los documentos dentro de cada serie
37.1.1.1. Debe respertarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacion causa-efecto
37.1.1.1.1. APLICACION DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
38. Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivisticos
39. Copia de acuerdo de modificacion presupiuestal
40. Justificacion economica
41. Certificado presupuestal
42. FUNCIONES
42.1. Determinan las series que corresponden a cada agrupacion documental, ya que son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento
42.1.1. En toda institucion hay funciones comunes y especificas.
43. Comunes
43.1. Son aquellas funciones administrativas que sirven de apoyo para las comptencias de una entidad( personal, contabilidad, sistemas, almacen, etc.)
44. Especificas
44.1. Desarrollan la mision y constituyen su razon de ser haciendola diferente de otras entidades
45. PASOS METODOLOGICOS PARA LA CLASIFICACION
45.1. Se reconstruye como es y como funciona la entidad que ha producido los documentos.
45.1.1. Lo que caracteriza y especifica un archivo determinante es el vinculo que los documentos tuvieron en el momento de su creacion, en cumplimiento de una:
46. Actividad practica
47. Actividad juridica
47.1. Los documentos deben reflejar la mision, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodologicos que se presentan a continuacion
47.1.1. IDENTIFICACION DE PRODUCTORES
47.1.1.1. Consiste en identificar los creadores de docuemtnos, tanto instituciones como administrativos, lo que da como resultado las Agrupaciones Documentales
48. Actividad administrativa
49. IDENTIFICACION DE FONDOS DOCUMENTALES
49.1. Es necesario recopilar la informacion sobre el origen y evolucion del organismo productor, a partir de:
50. Fecha de creacion
51. Fecha de supresion, si es del caso
52. Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
53. Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones analogas
54. Organismos que heredan competencias
54.1. Suele identificarse con el archivo cuando la documentacion es conservada por una entidad productora. Sin embargo, cuando la documentacion es transferida, adquiere la categoria de un fondo mas de la entidad.
54.1.1. Tiene una limitacion jurisdiccional ceñida a la institucion que lo produce y una limitacion cronologica que depende de la vida de la misma
54.1.1.1. De acuerdo con la vigencia adminstartiva en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:
55. Fondos abiertos
55.1. Documentacion de entidades administrativas vigentes
56. Fondos cerrados
56.1. Documentacion de entidades desaparecidas
56.1.1. Cada fondo documental debe clasificarse por separado
56.1.1.1. Para la identificacacion de fondos tambien se debe tener en cuenta:
57. Fondos acumulados
57.1. Documentacion reunida por una entidad en todo el transcurso institucional sin ningun criterio archivistico de organizacion y conservacion
58. Que el nombre del fondo corresponda al nombre de la entidad que lo produce o que lo produjo
59. Que la entidad tenga existencia juridica
60. Que la entidad tenga atribuciones precisas, estables y definidas conformes al acto administrativo que la creo
61. ESTRUCTURA ORGANICA
61.1. Es el conjunto de areas y unidades organizacionales interrelacionadas entre si, a traves de canales de comunicacion, procesos establecidos por una entidad, para cumplir con los objetivos.
61.1.1. Esta conformada por niveles de autoridad y responsabilidad
61.1.1.1. El organigrama es la representacion grafica de la estructura organica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:
62. La division de funciones
63. Los niveles jerarquicos
64. Las lineas de autoridad y responsabilidad
65. Los canales formales de comunicacion
66. La naturaleza lineal o staff de cada division administrativa
67. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccion
67.1. Es la base fundamental para la identificacion de secciones o subsecciones fundamentales
68. IDENTIFICACION DE SECCIONES Y SUBSECCIONES DOCUMENTALES
68.1. Son subdivisiones del fondoidentificadas con la produccion documental de una unidad o division administrativa, estas a su vez pueden subdividirse en subsecciones
68.1.1. Para identificar las secciones y subsecciones es necesario:
69. Recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad
70. Establecer la jerarquia de las dependencias para saber cuales de ellas son de nivel directivo y cuales subalterno
71. Se debe recopilar la informacion de la estructura organica de la entidad
72. Estatus
72.1. Organigramas
72.1.1. Actos administrativos de creacion y supresion de dependencias
72.1.1.1. Reglamentos internos
72.1.1.1.1. Manuales de funciones
73. Mediante el analisis
74. Las secciones son el primer nivel jerarquico que aparecen en los organigramas de cada entidad (dependencias de mayor rango)
75. Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones
76. TIPOS DOCUMENTALES
76.1. Las series y subseries son el producto de reunion de unidades documentales que surgen como resultado fisico de una actividad llevada a cabo en las divisiones administrativas
76.1.1. Son el registro de actividades mediante los cuales se ejerce una funcion
76.1.1.1. TIPOS DOCUMENTALES COMUNES Y ESPECIFICOS
76.1.1.1.1. Las funciones y actividades que son propias de una entidad, producen tipos documentales particulares de ella y de las entidades afines
77. Ordenes de pago
78. Actas
79. Solicitudes
80. Entre las causas por las que el orden logico se pierde son:
80.1. Desconocimiento de los empleados de las funciones propias de cada oficina
80.1.1. incorrectas maneras de ubicar los documentos
80.2. Ausencias de manuales de procedimientos
80.2.1. agrupacion de grupos documentales
80.3. desconocimiento del tramite de los documentos
80.3.1. incorrectos pasos de produccion y distribucion
80.4. interrupcion de los tramites
80.4.1. falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y facilitativos
81. equivalen a la gestion documental de un archivo de oficina, estan limitadas a funciones y dependen de la vigencia de ellas mismas
82. SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS
82.1. Son un grupo de documentos cuyo elemento cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma funcion o actividad repetida durante un tiempo relativamente largo.
82.1.1. Se identifican con el objetivo de objetivos propuestos
82.1.1.1. IDENTIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES
82.1.1.1.1. Son producto de la misma autoridad que actua en el cumplimiento de la misma funcion administrativa y responden a un tramite comun
83. CUADROS DE CLASIFICACION DE FONDOS
83.1. Son esquemas que reflejan la jerarquizacion y clasificacion dada a la documentacion producida por una institucion
83.1.1. En ellos se registran jerarquicamente las:
84. Secciones
85. Subsecciones
86. Series
87. Subseries
88. De acuerdo con el organigrama institucional
88.1. Este puede ser numerico o alfanumerico de acuerdo a lo establecido en cada entidad
88.1.1. El codigo alfanumerico estara formado por las siglas que identifican la dependencia, seguido del numero que le corresponda a cada serie documental.
88.1.1.1. El cuadro de clasificacion que se establezca debera reflejar la estructura institucional.
88.1.1.1.1. En el se distiguen dos niveles:
89. el primero esta identificado con la estructura de la organizacion y corresponde a las secciones y subsecciones
90. el segundo se refiere a las series y subseries documentales, es decir, reune todos los testimonios
91. Los cuadros de clasificacion deben ser coherentes con la estructura de la entidad.
91.1. Cada vez que suceda una reestructuracion o modificacion interna, el cuadro debera modificarse para que la estructura tenga su propio cuadro de clasificacion
91.1.1. para que pueda reflejar los cambios sufridos con el paso del tiempo