1. O QUE É UM CONTRATO?
1.1. Contrato é um acordo legal entre duas ou mais partes, no qual cada uma assume obrigações e direitos. Ele serve para formalizar promessas e compromissos, garantindo que todos os envolvidos cumpram o combinado, sob risco de consequências legais.
2. DIFERENÇA ENTRE GESTOR E FISCAL DE CONTRATO
2.1. GESTOR DO CONTRATO
2.1.1. Identificar as diretrizes e necessidades organizacionais para a contratação e condução dos vínculos contratuais.
2.1.2. Assegurar que o contrato está alinhado às expectativas organizacionais e compatíveis com as referências de mercado.
2.1.3. Participar da definição do objeto do contrato.
2.1.4. Gerir problemas relacionados à execução do contrato quando em desacordo com o pactuado ou diante de graves descumprimentos pelo fornecedor ou riscos para as Instituições.
2.1.5. Manter-se sempre informado de todas as ocorrências contratuais e repassar às autoridades aquelas que interfiram na gestão da organização como um todo, e mesmo todas as demais porventura requeridas.
2.2. FISCAL DO CONTRATO
2.2.1. Indicar ao Gestor do Contrato a paralisação da execução do contrato quando verificado desacordo com as obrigações contratuais.
2.2.2. Acompanhar e verificar diretamente a execução do contrato em todas as suas fases, suas entregas, inclusive o desempenho físico e financeiro do contrato.
2.2.3. Garantir o registro das evidências de cumprimento e/ou descumprimentos dos termos contratuais.
2.2.4. Comunicar ao gestor do contrato as irregularidades detectadas, de acordo com o grau de repercussão.
2.2.5. Noticiar os casos de afastamento em virtude de férias, licenças ou outros motivos, para que o substituto possa assumir a fiscalização do contrato, evitando prejuízos, interrupções ou mesmo a suspensão das atividades de fiscalização.
2.2.6. Anotar, em registro próprio, as ocorrências relativas à execução do contrato, determinando as providências necessárias à correção das falhas ou defeitos observados.
2.2.7. Transmitir ao contratado instruções e comunicar alterações de prazos, cronogramas de execução e especificações do projeto, quando for necessário.
2.2.8. Dar imediata ciência ao Gestor do Contrato dos incidentes e ocorrências da execução que possam acarretar a imposição de sanções ou a rescisão contratual.
2.2.9. Adotar, junto as áreas técnicas, as providências necessárias para a regularidade da execução do contrato.
2.2.10. Promover, com a presença do contratado, as medições e a verificação dos serviços e fornecimentos já efetuados, para o recebimento de pagamentos.
2.2.11. Esclarecer prontamente as dúvidas do contratado, solicitando, se necessário, parecer das áreas técnicas.
2.2.12. Fiscalizar a obrigação do contratado de manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, as condições de habilitação e qualificação exigidas no chamamento.
2.2.13. Regular o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias
3. PREPARAÇÃO PARA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO
3.1. Leitura atenta do contrato e documentos relacionados
3.2. Reunião inicial (Kick Off)
3.2.1. Reunião para apresentação do corpo de fiscalização, prepostos, alinhamentos de expectativas, fluxo de medição, calendário de entregas, fluxo de pagamento.
4. EXECUÇÃO CONTRATUAL
4.1. Rotina Mensal de Fiscalização
4.1.1. Serviços Comuns
4.1.1.1. Sempre que necessário, promover reuniões de alinhamento com o representante da contratada, a fim de dirimir dúvidas e corrigir falhas na execução contratual, devendo registrar em ata.
4.1.1.2. O Gestor e o Fiscal do Contrato devem ler atentamente todas as cláusulas contratuais, atentando para: objeto da contratação; obrigações das partes; detalhes e condições da execução contratual; relação de materiais e/ou equipamentos necessários; cronograma; documentações obrigatórias e outros.
4.1.1.3. Notificar a contratada, especificando o prazo para a resolução da falha na execução contratual, definindo prazo para resolução.
4.1.1.4. Arquivar toda documentação pertinente à Gestão e Fiscalização Contratual, tais como: atas de reunião, notificações e outros documentos relevantes em arquivo digital centralizado.
4.1.1.5. Após o recebimento do material/equipamento/prestação do serviço em conformidade, atestar as Notas Fiscais referentes ao contrato, enviar para pagamento e manter toda documentação arquivada, em arquivo digital centralizado.
4.1.1.6. Iniciar as medidas administrativas (aditivos em geral) com antecedência mínima de 180 dias da data de término da vigência contratual, ou em antecedência de 30 ou 60 dias, para os casos de contratos com vigência inferiores a 12 meses, verificando a necessidade ou possibilidade de prorrogação.
4.1.1.7. Analisar os pedidos de revisão, reajuste, reequilíbrio e repactuação.
4.1.1.8. Controlar a vigência contratual e a disponibilidade de saldo para só então autorizar a execução dos serviços e ou fornecimento de bens ou produtos
4.1.1.9. Para os contratos de prestação de serviços, após a aprovação da medição, o fiscal do contrato deverá comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor correspondente
4.1.2. Serviços com Dedicação Exclusiva de mão de obra
4.1.2.1. Solicitar à contratada o envio das documentações inerentes à contratação no que tange aos funcionários contratados e documentos equivalentes e efetuar o respectivo arquivamento.
4.1.2.2. Verificar se o número de terceirizados por função coincide com o previsto no contrato
4.1.2.3. O fiscal do contrato deverá realizar mensalmente, por intermédio dos instrumentos de controle: a) os resultados alcançados em relação ao contrato, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada; qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados; adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; utilização e o recebimento dos uniformes e EPIs por parte dos empregados da contratada em conformidade com a legislação vigente para o exercício de suas atividades, solicitando a comprovação de entrega do EPI por parte da contratada.
4.1.2.4. Na ausência de qualquer documento de responsabilidade do fornecedor, enviar notificação formal, destacando o item e dando prazo para regularização. A referida notificação deverá ser juntada no rol de documentos que seguirá para pagamento
4.1.2.5. Após a conferência do relatório de medição, o fiscal do contrato deverá comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor correspondente a prestação do serviço ou fornecimento do bem ou produto.
4.1.2.6. A qualquer momento, o Gestor ou Fiscal do Contrato, com dedicação exclusiva de mão de obra, poderá solicitar seguintes documentos (por amostragem): a) Extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da entidade contratante; b) Cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador a entidade contratante; c) Cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários; d) Comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado; e) Comprovantes de realização de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei ou pelo contrato; f) Comprovantes de entrega de fardamentos, EPIs e EPCs
4.1.2.7. Deverá ser observada a data base da categoria, pois, independente da empresa ter solicitado a repactuação e essa ter sido analisada ou não pela contratante, é dever da empresa contratada pagar os salários dos seus funcionários conforme o disposto em Acordo Coletivo de Trabalho - ACT ou Convenção Coletiva Vigente - CCT, devendo o Gestor e Fiscal do Contrato solicitar à contratada, as evidências do pagamento devido a seus colaboradores.
4.1.2.8. O Gestor ou Fiscal do contrato deverá realizar mensalmente, os seguintes procedimentos: a) analisar os relatórios de toda a documentação apresentada e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, notificando à contratada, a realização das respectivas correções no prazo estipulado pelo gestor, contado do recebimento da notificação; b) Vencido o prazo sem que a empresa promova a regularização devida e após a notificação do fornecedor por 1 (uma) ou mais vezes, o Gestor comunicará à GSUP para providências cabíveis, anexando, atas de reunião e a(s) notificação(ões) enviada à empresa.
4.2. Documentos Comprobatórios
4.2.1. Serviços Comuns
4.2.2. Dedicação Exclusiva de Mão de Obra
4.3. Notificações
4.3.1. Será aplicado quando houver qualquer falta ou inexecução contratual para o devido ajustes/entrega.
4.4. Penalidades
4.4.1. Estão previstas no contrato e nas condições gerais (caso houver)
5. TERMOS ADITIVOS E NOVA CONTRATAÇÃO
5.1. Processo de Solicitação de Termo Aditivo
5.1.1. Documentação Necessária
5.1.1.1. SC; Justificativa acerca do pleito que varia de acordo com cada contrato; Carta de anuência da Empresa e Proposta atualizada (se fizer necessário).
5.2. Possibilidades de Aditamento
5.2.1. Prazo
5.2.1.1. com 180 dias de antecedência o Sistema emitirá o primeiro aviso acerca do término da vigência do contrato.
5.2.1.1.1. Critérios para alteração de prazo
5.2.2. Supressão
5.2.3. Pelo Valor
5.2.3.1. Reajuste
5.2.3.1.1. Aplicação de índice, com a periodiciade de 12 meses
5.2.3.2. Repactuação
5.2.3.2.1. CCT ou ACT
5.2.3.3. Reequilíbrio econômico-financeiro
5.2.3.3.1. As mesmas providências indicadas na repactuação, advinda de pleito da contratada, em que serão avaliadas as provas da ocorrência do fato imprevisível ou incalculável, ou, se previsível, de montante extraordinário.
5.2.3.4. Alteração quantitativa (limite de 50% pelo RCA para SESI e SENAI)
5.2.4. Alteração qualitativa (alteração de escopo)
5.2.4.1. modificar o projeto ou as especificações para melhor adequação técnica aos seus objetivos
5.2.5. Alteração de cronograma de execução
5.3. Nova Contratação
5.3.1. Com disputa
5.3.1.1. Termo de referência e documentos correlatos
5.3.2. Sem disputa
5.3.2.1. Check list de documentos para seleção sem disputa
5.4. Atenção!
5.4.1. O contrato poderá passar por negociações de preços com a contratada para reduções, descontos e ajustes de preços, utilizando principalmente argumentos como economia de escala, preços atuais de mercado e custos fixos ou variáveis não renováveis amortizados ou pagos no período anterior da contratação.
6. MEDIÇÃO DE CONTRATOS NO PROTHEUS
6.1. Medição de Contrato no Protheus
6.1.1. Preenchimento no PROTHEUS: a) No campo justificativa informar o número da NF e ano de emissão; b) Atentar ao valor inserido no campo VALOR TOTAL; c) Conferir e, se necessário, solicitar à área de orçamento o DE / PARA de UO e CR; d) Antes da medição consultar o saldo do contrato no PROTHEUS; e) Manter o controle das medições através do relatório extraído pelo PROTHEUS.
6.1.2. Guia para gerar relatório de medições no PROTHEUS (anexo)
7. GESTÃO DOCUMENTAL
7.1. Gestão Documental
7.1.1. Exemplo de Repositório
7.1.1.1. https://cnicombr-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/fabio_santana_senaicni_com_br/EheT1wmRjUtBnodJ5di1BuEBMZUZkDzWsKx5X1Uv4pjIWA?e=GgcTE1
8. SANÇÕES CONTRATUAIS
8.1. Sanções Contratuais
8.1.1. As sanções administrativas têm dupla finalidade: a) Caráter educativo: busca mostrar que a Contratada cometeu o ato ilícito, e que condutas dessa natureza não são toleradas pela Administração, de forma a reprimir a violação da legislação. b) Caráter repressivo: busca impedir que a Administração e a sociedade sofram prejuízos por Contratados que descumprem suas obrigaçõesTipos de sanções: O descumprimento total ou parcial do contrato, bem como o atraso injustificado na sua execução, poderá motivar a aplicação de sanções administrativas ao contratado, descritas a seguir: • ADVERTÊNCIA: é a sanção mais branda, devendo ser preferencialmente aplicada quando se tratar da primeira penalidade ou em ocorrência de que não decorra situação gravosa ou que acarrete prejuízos à Administração; • MULTA: é uma penalidade considerada de grau médio. O valor, ainda que especificado na forma de percentual aplicável sobre determinada base de cálculo, e o fato gerador da multa devem sempre estar previstos no edital ou no contrato. Esta é a única sanção que pode ser aplicada em conjunto com as demais; • SUSPENSÃO TEMPORÁRIA: esta sanção, classificada como grave, impossibilita o contratado, por prazo não superior a 2 (dois) anos, de participar de qualquer licitação ou de contratar com a Administração.