Projeto | Expertise | BI - Operações e Projetos

Fase 1 - Gerenciamento Operacional

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Projeto | Expertise | BI - Operações e Projetos por Mind Map: Projeto | Expertise | BI - Operações e Projetos

1. DEFINIÇÃO

1.1. JUSTIFICATIVA Passado / Problema

1.1.1. Relatórios gerenciais necessitam de extração de bases e tratamento de dados por pessoas para geração de informações

1.1.2. Longo tempo de dedicação da equipe para geração de relatórios

1.1.3. Divergências de informações de um relatório para o outro devido ao fato de não haver conexão com os bancos de dados de servidores

1.1.4. Centralização da informação em um grupo de pessoas, fazendo com que gestores e dirigentes não tenham a informação necessária a mão no momento de necessidade, dependendo da disponibilidade de terceiros

1.1.5. Tempo reduzido para análise e estratégia devido ao longo tempo para geração de relatórios

1.1.6. Dificuldade de correlacionar informações de diferentes indicadores por estarem em bases diversas em excel

1.1.7. Não utilização de todo o potencial já existente em ferramentas online pouco exploradas

1.2. OBJETIVO SMART / Geral

1.2.1. Implementar até maio de 2018 sistema e processos de BI para gerenciamento das operações, de forma que 100% dos indicadores sejam medidos e gerados de forma automática à partir de parâmetros pré-estabelecidos, com relatórios disponibilizados sem intervenção humana

1.3. BENEFÍCIOS Objetivos Específicos

1.3.1. Minimizar drasticamente a dedicação da equipe para geração de relatórios

1.3.2. Geração de relatórios gerenciais automaticamente, sem a necessidade de extração de bases e tratamento de dados por pessoas

1.3.3. Acuracidade de informações entre relatórios com a geração automática de informações por meio da conexão com os bancos de dados de servidores

1.3.4. Descentralização do acesso a informações, permitindo que gestores e dirigentes tenham a informação necessária a mão no momento de necessidade, sem depender da disponibilidade de terceiros

1.3.5. Mais tempo e possibilidade de análises e estratégia

1.3.6. Facilidade e agilidade para correlacionar informações de diferentes indicadores que estejam em bancos de dados distintos

1.3.7. Velocidade na tomada de decisões

1.3.8. Acesso a relatórios mobile

1.4. PRODUTO O que será entregue

1.4.1. 100% dos indicadores operacionais medidos e disponibilizados sem intervenção humana

2. RECURSOS

2.1. STAKEHOLDERS Fatores / Pessoas Externas

2.1.1. Microsoft

2.1.2. Coordenadores Operacionais

2.1.3. Suporte TI / Mastermaq

2.1.4. Internet Vivo

2.1.5. Diretoria

2.2. EQUIPE Alocada no projeto

2.2.1. Gustavo Lacerda

2.2.2. Maruan Afif

2.2.3. Esdras Silva

2.2.4. Weberth Luis

2.2.5. Richard Costa

3. ESCOPO

3.1. REQUISITOS Descrição de Qualidade do Produto

3.1.1. Parametrizar geração automática de Todos os indicadores do Dicionário de indicadores

3.1.2. Tratar e migrar 100% das diversas atuais bases de dados que encontram-se em planilhas para banco de dados online

3.1.3. 100% dos processos operacionais e de gestão de coleta de dados deverão ser executados online, eliminando utilização de planilhas para imput de dados

3.1.3.1. Desenvolver padrão para Espelhos de recrutamento para realização de grupos de discussão

3.1.3.2. Desenvolver padrão para Espelhos de recrutamento para realização de EIP

3.1.3.3. Desenvolver padrão para Espelhos de recrutamento para realização mystery shopper

3.1.3.4. Desenvolver padrão para Espelhos de recrutamento para realização de HUT

3.1.3.5. Desenvolver padrão de Máscaras de dados para digitação de questionários coletados em papel

3.1.3.6. Criar modelo ou processo de migração automática de dados Bases de dados de pesquisas realizadas por meio de sistemas de terceiros

3.1.3.7. Criar Diário de ocorrências, feedbacks e resultados para equipes de coleta de dados, independente de sua função/cargo, onde o gestor direto tenha a possibilidade de registrar e consultar dados

3.1.4. Criar sistema para recrutamento, seleção e formalização de pessoal

3.1.4.1. Criar Cadastro de entrevistadores e prestadores de coleta de dados

3.1.4.2. Criar sistema de cadastro de fornecedores de coleta de dados (quantitativa e qualitativa), migrando todos os fornecedores atuais e seu histórico de projetos

3.1.5. 100% dos dados oriundos de processos operacionais diferentes dos supracitados e que, porventura, ainda necessitarem ser tratados em planilhas, deverão prevalecer desta maneira até que uma solução seja desenvolvida e implementada - esses dados, após ...

3.1.5.1. Lembrar do "diário de bordo" de infraestrutura, sistemas, TI e Telecom

3.1.6. Criar tabela e relatório gerados com dados do PABX

3.1.7. 100% dos relatórios deverão ser online

3.1.7.1. Criar relatório de Realizado versus meta dos indicadores de produtividade, conversão, qualidade e checagem

3.1.7.2. Criar relatório de Status de mailing e tentativas, incluindo o tracking de conversão, cotas

3.1.7.3. Criar sistema para Painel de Projetos da Master Gerencial, migrando para sua base todos os dados já existentes em planilha antes da homologação

3.1.7.4. Parametrizar relatório Master Custos Filial de forma que sua geração ocorra automaticamente

3.1.7.5. Paramtrizar relatório Master Terceiros de forma que sua geração ocorra automaticamente

3.1.7.6. Parametrizar relatório Performance de Operadores de forma que sua geração ocorra automaticamente

3.1.7.7. Parametrizar relatório Master Melhoria Contínua de forma que sua geração ocorra automaticamente, por meio de conexão com os bancos de dados hospedados nos servidores da Expertise

3.1.7.8. Parametrizar relatório Master QMC de forma que sua geração ocorra automaticamente, por meio de conexão com os bancos de dados hospedados nos servidores da Expertise

3.1.7.9. Parametrizar o composto de relatórios Sumário Executivo, todas as suas visões e indicadores de forma que sua geração ocorra automaticamente

3.1.7.10. Parametrizar atualização automática do relatório gerencial, atualmente conectado a Base Operacional

3.1.7.11. Criar tabela vinculada a Agenda e Tentativas

3.1.7.12. Estabelecer e transformar automaticamente para a tabela diário variáveis chave das tabelas Agenda, Tentativas, Entrevistas, Sorteio, Análise Agenda 3 Ressorteio

3.1.7.13. Ajustar tabela Diário existente para o Relatório Operacional Online de forma que todas as informações de coleta de dados, passando pelos níveis Entrevistador e Supervisor, sejam nela carregados

3.2. PREMISSAS Regras do jogo

3.2.1. Todo o projeto deverá ser realizado pela equipe interna do projeto

3.2.2. O software selecionado é o Power BI

3.2.3. A prioridade da equipe alocada no projeto será o projeto entre última dezena de novembro de 2017 e final de março de 2018

3.2.4. Os relatórios e dashboards criados deverão seguir criteriosamente as orientações do gerente do projeto

3.2.5. Os sistemas e tabelas de bases de dados da Expertise deverão permitir acesso ao Power BI

3.2.6. Os coordenadores operacionais deverão ser envolvidos para entendimento das necessidades de cada área e estas deverão ser consideradas no escopo do projeto

3.2.7. Os gestores operacionais deverão dar total apoio durante o projeto na testagem das visões desenvolvidas

3.2.8. O gerente do projeto deverá atentar-se a interceção deste com outros projetos e ser ágil nos ajustes necessários buscando não atrasar o prazo final

3.3. GRUPOS DE ENTREGA Etapas do Projeto

3.3.1. Planejamento

3.3.2. Parametrização

3.3.3. Desenvolvimento

3.3.4. Homologação

3.4. RESTRIÇÕES Limitações da equipe diante dos grupos de entregas

3.4.1. Este projeto ocorrerá em paralelo a outro de alta prioridade (Migração para Azure), sendo que os dois estão diretamente relacionados, e o gerente do projeto deverá atentar-se a agilidade de priorização entre eles e outros projetos de cliente que surgirem

3.4.2. O suporte dos membros do projeto deverá ser prioritário uns para os outros de acordo com seu grau de relevância no projeto e observando-se a restrição supracitada

3.4.3. Membros da equipe terão férias no decorrer do projeto e a programação deverá prever isso

3.4.4. As atividades a serem desenvolvidas pela equipe estão dentro de suas áreas de conhecimento, no entanto, fora de sua experiência executiva

3.5. RISCOS Prevenção sobre stakeholders diante dos grupos de entregas

3.5.1. Projetos de clientes além do previsto

3.5.2. Saída de membros da equipe durante a execução do projeto, ocasionando atrasos nos grupos de entrega

3.5.3. Intervenção de dirigentes desalinhada com o planejamento do projeto, ocasionando em ajuste negativo de rota

4. INTEGRAÇÃO

4.1. PROTOCOLO Validação

4.1.1. Os pontos mencionados nas JUSTIFICATIVAS são sanados?

4.1.2. O OBJETIVO se revela suficiente e necessário?

4.1.3. Todos os REQUISITOS têm dono e definem o produto?

4.1.4. Estão subordinados ao projeto aqueles que precisam estar?

4.1.5. Obtivemos convergência formulando PREMISSAS válidas?

4.1.6. As limitações aplicáveis ao trabalho estão identificadas na forma de RESTRIÇÃO?

4.1.7. Os RISCOS cobrem o que já sabemos do projeto e vislumbram, ao mesmo tempo, o que ainda não sabemos?

4.1.8. O cronograma e o orçamento estão orientados por entregas?

5. PROGRAMAÇÃO

5.1. CUSTOS

5.1.1. Orçamento total do projeto

5.1.2. Planejamento

5.1.3. Padronização

5.1.4. Criação

5.1.5. Homologação

6. PITCH

6.1. Implementação de sistemas e processos de BI para gerenciamento das operações da empresa