Database Management

1. Objectives Overview

1.1. Define the term,  database, and explain  how a database  interacts with data and  information

1.2. Define the term, data  integrity, and describe  the qualities of valuable information

1.3. Discuss the terms  character, field, record,  and file

1.4. Describe file  maintenance  techniques and  validation techniques

1.5. Differentiate between a file processing  approach and the  database approach

1.6. Discuss the functions  common to most  database management systems

1.7. Describe characteristics of relational, object‐ oriented, and  multidimensional  databases

1.8. Explain how to access  Web databases

1.9. Identify database design guidelines and discuss  the responsibilities of  database analysts and  administrators

2. Databases, Data, and Information

2.1. Database

2.1.1. Collection of  data organized  in a manner  that allows  access,  retrieval, and  use of that  data

2.2. Data

2.2.1. Collection of  unprocessed  items •Text • Numbers •Images • Audio •Video

2.3. Information

2.3.1. Processed data •Documents • Audio •Images Video

2.4. Database software,often called a database management system (DBMS), allows users to:

2.4.1. Create a computerized  database

2.4.2. Add, modify, and delete data

2.4.3. Sort and retrieve data

2.4.4. Create forms and  reports from the data

2.5. Data integrity identifies the quality of the data Garbage in, garbage out (GIGO) points out the  accuracy of a computer’s output depends on the  accuracy of the input

2.5.1. Valuable information should have the following  characteristics: Accurate Verifiable Timely Organized Accessible Useful Cost‐ effective

3. The Hierarchy of Data

3.1. Data is organized in layers – Files, records, fields, characters

3.2. • A character is one byte – Numbers, letters, space,  punctuation marks, or  other symbols • A field is a combination  of one or more related  characters – Field name – Field size – Data type

3.3. • Common data types include: Discovering Computers 2010: Living in a Digital World  Chapter 10 11 Page 518 Text Numeric AutoNumber Currency Date Memo Yes/No Hyperlink Object Attachment

3.4. • A record is a group of related fields – A primary key uniquely identifies each record • A data file is a collection of related records

4. Relational, Object‐Oriented, and  Multidimensional Databases

4.1. • A data model consists of rules and standards that  define how the database organizes data

4.2. • A relational database stores data in tables that consist of rows and  columns – Each row has a primary  key – Each column has a  unique name • A relationship is a link  within the data

4.3. • Structured Query Language (SQL) is a query  language that allows users to manage, update,  and retrieve data

4.4. • An object‐oriented database (OODB) stores data  in objects • Examples of applications appropriate for an  object‐oriented database include:

4.5. • A multidimensional database can store data in more  than two dimensions of data – Sometimes known as a hypercube – Can consolidate data much faster than a relational database • A data warehouse is a huge database that stores and  manages the data required to analyze historical and  current transactions

5. Maintaining Data

5.1. File maintenance refers to the procedures that  keep data current

5.2. • Users add new records to a file when they obtain  new data

5.3. • Users modify a record to correct inaccurate data  or update old data

5.4. • When a record no longer is needed, a user deletes it from a file

5.5. • Validation compares data with a set of rules or  values to find out if the data is correct

6. File Processing Versus Databases

6.1. File processing system •Each department has its  own set of files •Used for many years •Have data redundancy • Isolate data

6.2. Database approach •Programs and users share  data • Reduce data redundancy •Improve data integrity •Share data • Allows easier access • Reduces development time •Can be more vulnerable

7. Database Management Systems

7.1. • A data dictionary contains data about each file in the database and each field in those files

7.2. A DBMS provides several tools that allow users  and programs to retrieve and maintain data in the  database

7.3. • A query language consists of simple, English‐like  statements that allow users to specify the data to  display, print, or store • Query by example (QBE) provides a GUI to assist  users with retrieving data

7.4. • A form is a window on the screen that provides  areas for entering or modifying data in a database

7.5. • A report generator allows users to design a report  on the screen, retrieve data into the report  design, and then display or print the report

7.6. A DBMS provides means to  ensure that only authorized users  access data at permitted times •Access privileges •Principle of least privilege

7.7. • A DMBS provides a variety of techniques to  restore the database to a usable form in case it is damaged or destroyed Backup Log Recovery  utility Continuous  backup

8. Web Databases

8.1. • Databases on the Web allow you to: Shop for  products or  services Buy or sell stocks Search for a job Make airline  reservations Register for  college classes Check semester  grades

9. Database Administration

9.1. • Employees should learn  how to use the data in  the database effectively – Interact with database – Identify new data for the  database – Maintain the database

10. Summary

10.1. How data and  information are  valuable assets to  an organization

10.2. Methods for  maintaining high‐ quality data

10.3. Assessing the  quality of valuable information

10.4. Advantages of  organizing data in  a database

10.5. Various types of  databases

10.6. Roles of the  database analysts  and administrators