CÁCH XỬ LÝ EMAIL HIỆU QUẢ (Đọc thêm tại: giangpham.me)
Cách xử lý email hiệu quả
1. Email vs. chat
1.1. Email
1.1.1. Dùng để xác nhận, phản hồi thông tin một cách chính thức
1.1.2. Thời gian lưu trữ file/tài liệu lâu dài
1.1.3. Dễ tìm kiếm thông tin khi cần
1.1.4. Nội dung nào thường xuyên gửi: có thể lưu lại thành template để tái sử dụng và tiết kiệm thời gian
1.2. Chat
1.2.1. Trao đổi nhanh công việc
1.2.2. Phần mềm chat chỉ lưu trữ file/hình ảnh trong ngắn hạn
1.2.3. Khó tìm kiếm nội dung chat/file khi đã chat quá lâu
2. Tránh
2.1. Viết lan man, trình bày dài dòng không có trọng tâm
2.1.1. Viết hết những điều cần nói, sau đó ngắt xuống dòng thành những ý chính
2.1.2. Viết cô đọng, ngắn gọn và dễ hiểu
2.1.3. Nếu cần đối phương làm gì thì cần ghi rõ
2.2. Chỉ đề cập, kể lể khó khăn
2.2.1. Suy nghĩ và bổ sung thêm giải pháp
2.2.2. Ghi thêm ưu và nhược điểm của giải pháp (nếu có)
2.3. Chèn link quá dài sẽ làm email trông rối mắt
2.3.1. Vd: Thay vì ghi https://www.mindmeister.com/1861476100/ => Hãy ghi mindmeister và chèn link vào
2.4. Ghi chung chung về ngày tháng Ví dụ: deadline cuối tuần này
2.4.1. Ngày tháng cụ thể truyền tải thông điệp rõ ràng và dễ nhớ hơn
2.4.2. Ghi cụ thể thời gian Ví dụ: deadline 3PM ngày 16/04/2021
2.5. Đọc email nhưng không xử lý
2.5.1. Thời gian xử lý dưới 3 phút: xử lý/phản hồi ngay
2.5.2. Mất nhiều thời gian xử lý: viết lại trong danh sách việc cần làm
2.6. Nhầm lẫn về ngày tháng năm
2.7. Sử dụng ngôn ngữ teen, viết tắt Vd: "ko" → "không"
2.8. Chèn quá nhiều hình ảnh trong nội dung email sẽ làm email quá dài và dễ rối mắt
2.8.1. Hãy lưu file với tên sao cho dễ hiểu, sau đó đính kèm file trong email
2.8.2. Nội dung email ghi rõ: xem hình đính kèm số xxx