議事録テンプレートで得られるもの
議事録テンプレートとは、毎回の会議で埋めていく決まった項目のセットです。誰が参加し、何を話し、何を決め、次に誰が何を担当するのか。白紙から書き始めて何が重要だったかを思い出そうとするのではなく、どの情報をどこに書くかが決まった状態で会議を始められます。
テンプレートそれ自体が会議の質を高めてくれるわけではありません。会議のあとで議事録を使えるものにしてくれるのです。そして多くの議事録が失敗するのは、まさにこの点です。
議事録が思っている以上に重要な理由
会議に関する業務は、すでに一週間のうち不釣り合いなほどの時間を占めています。ITmediaが報じた調査では、議事録の作成に30分から1時間かかると答えた人が47.2％を占め、およそ8割が議事録作成を負担だと感じていることがわかりました。
会議が終わっても何も変わらなければ、その時間は戻ってきません。議事録テンプレートは、とても大きく、とてもありふれた問題に対する小さくて手間のかからない解決策です。一度話しただけで、誰が何を担当するのか書き残されなかったために忘れられてしまう仕事、という問題です。
テンプレートなしでは議事録がうまくいかない理由
自由形式の議事録は、書き起こしのようになりがちです。誰が何を言ったかが長々と並び、実際の結論がどこか途中に埋もれてしまいます。よくある問題は3つです。
決定事項が明確でない：議論は書かれていても、実際に何が合意されたのかがわかりません。
担当者がいない：名前がついていないタスクは、いつのまにか誰の仕事でもなくなります。
ざっと読める構成になっていない：次の会議の5分前に、文字の壁を読み返す時間は誰にもありません。
同じ会議の議事録を2つ思い浮かべてください。1つ目はこうです。「第3四半期のロードマップについて議論。優先順位に一部意見の相違あり。改めて検討する」。2つ目はこうです。「決定：連携機能の作業より先にレポート機能をリリースする。担当：Priya。次回確認：来週火曜」。あとから読んだ人に、何が起きて次に何をするのかが伝わるのは2つ目だけです。
テンプレートは、毎回同じ数少ない問いを立てさせることでこれを解決します。私たちは何を決めたのか、そして誰がいつまでに何をするのか、です。
議事録テンプレートに必要な6つの項目
会議のあとではなく、会議中にその場で埋められる程度にシンプルな構成にしておきましょう。
会議情報：日付、時間、会議の種類。あとから議事録を探しやすくなります。
参加者：実際に参加した人。フォローアップのときに重要になります。
アジェンダ（議題）：扱う予定の3〜5項目を、会議が始まる前に書き出します。
討議内容：議題ごとに1行ずつ。会話の逐語記録は不要です。
決定事項：実際に合意された内容を、疑問形ではなく言い切りの形で書きます。
アクションアイテム：次のステップごとに、タスク、担当者、期限をセットで書きます。
そのままコピーできる議事録フォーマット
下の構成をそのままコピーするか、MindMeisterでマインドマップとして開き、会議の進行に合わせて枝を埋めていきましょう。
標準の議事録テンプレート
会議：[タイトル] · 日付：[日付] · 参加者：[氏名]
アジェンダ：1) ... 2) ... 3) ...
討議内容：[議題ごとに1行]
決定事項：[合意された内容]
アクションアイテム：[タスク] · 担当：[氏名] · 期限：[日付]
次回の会議：[日付、または「未定」]
1対1ミーティングの議事録テンプレート
定期的な1対1では、前回から引き継ぐ項目を加えておくと、抜け漏れがなくなります。
前回からの継続事項：[未解決の項目]
状況の更新：[変わったこと]
話したいこと：[どちらかが取り上げたい話題]
アクションアイテム：[タスク] · 担当：[氏名] · 期限：[日付]
チームの状況共有ミーティングのテンプレート
毎週または隔週の状況共有では、議論よりもチーム全体の動きを素早く見渡すことが求められます。会議を短く保つために、項目は絞っておきましょう。
チーム：[名称] · 日付：[日付] · 参加者：[氏名]
前回以降の成果：[短いリスト]
ブロッカー：[止まっていること、誰が止まっているか]
今週の優先事項：[タスク] · 担当：[氏名]
決定事項：[合意された内容]
ブロッカーの行は、多くのチームが省略してあとで後悔する項目です。ブロッカーをチームの前で口に出して挙げること自体が、解決につながる場合が多くあります。
クライアントとの会議の議事録テンプレート
クライアントとの会議は、議事録が曖昧だと追加のリスクを伴います。クライアントは社内向けの同じ資料を見ていないからです。担当と次のステップは、社内会議よりも明確に書いてください。
クライアント：[名称] · 日付：[日付] · 参加者：[氏名、会社名]
討議内容：[議題ごとに1行]
合意事項：[双方が約束した内容]
自社の次のステップ：[タスク] · 担当：[氏名] · 期限：[日付]
クライアントの次のステップ：[タスク] · 担当：[氏名] · 期限：[日付]
「自社の次のステップ」と「クライアントの次のステップ」を分けておくと、クライアントとの会議で最も起こりやすい失敗を防げます。全員がクライアント側が対応すると思い込んでいたのに、実際には自社側に残ったままだった、というタスクです。
議事録の書き方：4つのステップ
ステップ1：会議が始まる前にテンプレートを準備する
会議の数分前に議事録テンプレートを開き、会議情報、参加者、アジェンダを埋めておきます。構成ができた状態で始められれば、みんなが話している最中にページを組み立てるのではなく、会議中に決定事項を記録することに集中できます。
ステップ2：書き起こしではなく、決定事項と担当者を記録する
すべてを書き取ろうとするのは避けましょう。会話が決定や次のステップにたどり着くたびに、該当する項目に名前とあわせてすぐ書き込みます。決定にもタスクにもつながらなかった話は、たいてい議事録に残す必要はありません。
これには研究の裏づけがあります。日本経済新聞がまとめた研究によると、手書きで書いた内容はパソコンで入力した内容よりも記憶に残りやすく、手書きのときには脳のより広い範囲が活性化することが、日本・ノルウェー・米国の複数の研究で示されています。会議でも同じ論理が当てはまります。決定に至るまでの経緯すべてではなく、決定そのものを自分の言葉で書くことが、あとで役に立つメモにつながります。この習慣をほかのメモにも広げたい場合は、コーネル式ノート術が講義や読書に同じような構成を用意しています。
ステップ3：メモをマインドマップに変えてパターンを見つける
1ページのメモからわかるのは、1回の会議のことだけです。複数の会議にまたがって繰り返し出てくる議題、決定事項、担当者をマインドマップにすると、未解決のまま何度も戻ってくるものが見えてきます。MindMeisterでは、それぞれの議事録を共通のトピックから枝分かれさせられるため、数週間にわたるパターンが個別の文書に散らばらず、見える状態になります。
ステップ4：24時間以内に共有してフォローアップする
議事録は、参加者全員と、結果を知っておく必要がある人に、その日のうちに送りましょう。会議から1日以上たつとアクションアイテムの緊急性は急速に薄れるため、フォローアップの連絡は議事録そのものより価値がある場合も少なくありません。
議事録のベストプラクティス
毎回同じテンプレートを使う：一貫性があることで、過去の議事録を検索したり会議間で比較したりできるようになります。
その場にいなかった人に向けて書く：参加した人にしか意味が通らない決定事項は、まだ十分に明確に書けていません。
討議内容と決定事項を分ける：別の項目に分けておけば、ざっと目を通すだけでも重要な点が浮かび上がります。
古いアクションアイテムを片づける：新しい項目を追加する前に、前回の未解決の項目を確認することから会議を始めます。
議事録でよくある失敗と、その避け方
よいテンプレートを使っていても、いくつかの習慣が邪魔をすると議事録は台無しになります。よくある失敗を挙げます。どれも次の会議から直せるものです。
会議のあとに記憶を頼りに書く：テンプレートがその場で拾える細部は、1時間後に机に向かうころにはたいてい消えています。エントリーが粗くても構わないので、会議中に各項目を埋めてください。
議事録を参加者だけに送る：結果に仕事が影響される人には、参加者かどうかに関わらず共有が必要です。多くの場合、会議に出ていない人が少なくとも1人はいます。
議論だけを記録して決定を書かない：賛否の主張が3段落並んでいても、読み手にはチームが何を決めたのか伝わりません。議論しかない項目には、決定の一文が欠けています。
前回のアクションアイテムの確認を飛ばす：古い約束を静かに消す一番早い方法は、二度と見返さないことです。毎回の会議の冒頭に2分あれば、リストを正直に保てます。
毎回テンプレートを作り直す：多少の調整はかまいませんが、定例のたびに独自の構成を作っていると、過去の議事録を検索したり週ごとに比較したりできなくなります。
これらの多くはテンプレートの問題ではなく習慣の問題です。毎回の会議に同じ6つの項目が並ぶようになれば、習慣の修正は簡単になります。議事録の質全般について議論するのではなく、抜けている項目を指さすだけで済むからです。
テンプレート、アプリ、AI議事録ツールのどれを選ぶか
議事録テンプレートはどのツールでも機能します。ふつうの文書でも、紙のノートでも構いません。どこに置くかによって、そのあとの使いやすさが変わります。
ふつうの文書：すぐ始められますが、別の会議のメモ同士がつながらないため、数週間にわたるパターンを見落としやすくなります。
AI議事録ツール：全文の書き起こしを残すのは得意ですが、書き起こしは決定事項ではありません。誰かが読んで、本当に重要な点を抜き出す必要があります。
マインドマップ：それぞれの会議を共通のトピックから枝分かれさせられるため、関連する会議の決定事項とアクションアイテムが個別の文書に散らばらず、1か所にまとまります。
議事録のアクションアイテムが実はもっと大きな目標に向けたステップである場合は、目標設定テンプレートを使えば、1回の会議を超えて管理できる場所ができ、同じ約束を毎回の定例で話し直さずに済みます。
MindMeisterで議事録を行動につなげる
議事録テンプレートは基本をきちんと押さえてくれます。決定事項と担当者を、毎回その場で記録するという基本です。本当に役立つのは、そのメモが決定に関わるほかのすべてとつながっているときで、誰も開き直さないフォルダに眠っている状態とは違います。
MindMeisterなら、議事録テンプレートをマインドマップとして作成し、決定事項と次のステップを見える場所にまとめられます。そこからアクションアイテムはそのままMeisterTaskに引き渡され、会議でチームが約束した作業が、担当者と期限のついた追跡可能なタスクになります。箇条書きのまま埋もれることはありません。それぞれの会議が共有マインドマップ上の1つの枝になるため、繰り返し出てくる議題、決定事項、担当者が、1つの文書の中に閉じこもらず数週間にわたって見える状態を保てます。無料で始めて、テンプレートを一度用意すれば、これからの会議すべてで使い回せます。
これはチームの会議が増えていくほど重要になります。毎週の定例、クライアントとの打ち合わせ、1対1が、同じいくつかのプロジェクトをそれぞれ違う角度から扱うようになるからです。共有の議事録テンプレートがあれば、同じはずの決定について少しずつ違う4つの要約を見比べるのではなく、全員が同じ記録をもとに動けます。
MindMeisterの無料議事録テンプレート
