Control interno en la organización empresarial

1. Subelementos del control interno

1.1. Posibles y razonables

1.2. Definidos claramente por escrito

1.3. Útiles

1.4. Aceptados y usados

1.5. Flexibles

1.6. Comunicado a todo el personal

1.7. Controlables.

2. Fundamentos teóricos.El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:

2.1. Efectividad y eficiencia en las operaciones.

2.2. Confiabilidad en la información financiera.

2.3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

3. Elementos del control interno:

3.1. Planeación

3.2. Organización

3.3. Procedimientos

3.4. Personal

3.5. Autorización

3.6. Sistema de información

3.7. Supervisión

4. Objetivos del control interno:

4.1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.

4.2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.

4.3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.

5. Componentes del control interno

5.1. Ambiente de control

5.2. Valoración de riesgos

5.3. Actividades de control

5.4. Información y comunicación

5.5. Monitoreo

6. Sistema de control interno: es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.

6.1. Elementos del sistema de control interno

6.1.1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.

6.1.2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.

6.1.3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

6.1.4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

6.1.5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

6.1.6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.

6.1.7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.

6.1.8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.

6.1.9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

6.1.10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

6.1.11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal.

6.1.12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

7. Procedimientos para mantener un buen control interno:

7.1. Delimitación de responsabilidades.

7.2. Delimitación de autorizaciones generales y específicas.

7.3. Segregación de funciones de carácter incompatible.

7.4. División del procesamiento de cada transacción.

7.5. Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.

7.6. Rotación de deberes.

7.7. Pólizas.

7.8. Instrucciones por escrito.

7.9. Cuentas de control.

7.10. Evaluación de sistemas computarizados.

7.11. Documentos prenumerados.

7.12. Evitar uso de efectivo.

7.13. Uso mínimo de cuentas bancarias.

7.14. Depósitos inmediatos e intactos de fondos.

7.15. Orden y aseo.

7.16. Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.

7.17. Gráficas de control.

7.18. Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.

7.19. Actualización de medidas de seguridad.

7.20. Registro adecuado de toda la información.

7.21. Conservación de documentos.

7.22. Uso de indicadores.

7.23. Prácticas de autocontrol.

7.24. Definición de metas y objetivos claros.

7.25. Hacer que el personal sepa por qué hace las cosas.

8. Algunos procedimientos de control interno en una empresa

8.1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas.

8.2. Control de asistencia de los trabajadores.

8.3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.

8.4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.

8.5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.

8.6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.

8.7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener información de estos.

8.8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de la empresa.

8.9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y civiles.

8.10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los resultados esperados

9. Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:

9.1. Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.

9.2. Solo brinda seguridad razonable.

9.3. El costo está ligado al beneficio que proporciona.

9.4. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.

9.5. se puede presentar error humano por mal entendidos, descuidos o fatiga

9.6. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones.

9.7. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.

9.8. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.