1. PHÒNG KINH DOANH
1.1. 1.1 /Phát triển thị trường : Quản lý danh sách khách hàng: Mở rộng thị trường mới: Miền Đông Nam Bộ, TpHCM, Miền Bắc
1.1.1. 1.1.1. Miền Trung: Quy Nhơn, Đà Nẵng, Nha Trang, Huế, Hạ Long, Quảng Nam, Quảng Ngãi …. 1.1.2. Đông Nam Bộ: Bình Dương, Bình Phước, Đồng Nai, Biên Hòa, Đà Lạt, Dal Lak, Dak Nong, Gia Lai
1.1.2. 1.1.2.TP.HCM: Quận 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 11 12, Tân Bình, Tân Phú, Bình Tân, Bình Chánh, Hocmon, Củ Chi,
1.1.3. 1.1.3. Miền Tây: Long An, Tiền Giang, Trà Vinh, Đồng Tháp, Cần Thơ, Cà Mau, Kiên Giang, Bến Tre, Vĩnh Long…
1.1.4. 1.1.4. Miền Bắc: Hà nội, Hà Tây, Hà Đông, Hà Bắc, Thanh Hóa, Nam Định, Thái Bình, Lai Châu, Sơn La, Nghê An, Hà Tĩnh,
1.2. 1.2/ Đề xuất BGĐ tuyển dụng nhân sự kinh doanh cho các thị trường còn thiếu.
1.2.1. 1.2.1. Tuyển dụng cho Đông nam bộ, HCM, miền Bắc (01 tài xê, 01 giám sát sales, 01 sale phụ) –
1.3. 1.3/ Huấn luyện đội ngủ nhân viên sales trực tiếp tại cửa hàng và đi thị trường.
1.3.1. 1.3.1. Soan thảo bài training, lên lịch phù hợp với thời gian đi thị trường để huấn luyện các nhân viên mới của các vùng.
1.4. 1.4/ Quản lý các hợp đồng kinh doanh với các đối tác bán hàng của các vùng miền.
1.4.1. 1.4.1. Quản lý bằng file cứng (folder) và file mêm (máy tính hệ thống)
1.5. 1.5/ Đề xuất thay đổi các chính sách giá: giá bán lẻ và giá bán sỉ cho các đối tác 3 miền.
1.5.1. 1.5.1. Cập nhật giá hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, quí, năm với lãnh đạo BGĐ
1.6. 1.6/ Đề xuất mở rộng các thị trường mới, đối tác mới.
1.6.1. 1.6.1. Xây dưng kế hoạch phát triển thị trường mới tại các vùng mà Tuyết Hà chưa tiếp cận.
1.7. 1.7/ Marketing : Chiến lược – Chính sách bán hàng – PR.Khuyến mãi – Website
1.7.1. 1.7.1. Tự lập chiến lược.
1.7.2. 1.7.2. Thiết kế chính sách bán hàng ưu đãi.
1.7.3. 1.7.3. Các chương trình khuyến mãi theo tháng, quí , năm cập nhật liên tục cho khách hàng và các đối tác bán hàng.
1.7.4. 1.7.4. Quản trị website, active lai website Tuyet Ha da co sẵn, cập nhật thông tin các chương trình khuyến mãi lên website.
1.8. 1.8/ Nghiệp vụ bán hàng : Thống kê số liệu – Dự trù hàng nhập – Chăm sóc khách hàng – Thưởng doanh số - Giám sát công nợ
1.8.1. 1.8.1. Theo số liệu cập nhật từ phòng kế toán, từ đó lên dự trù hàng nhập sắp đến là gì.
1.8.2. 1.8.2. Đưa ra các lịch chăm sóc khách hàng thường xuyên, gọi điện thoại, gởi thư cám ơn khách hàng, gởi thư, email các chương trình khuyến mãi, các chính sách đổi trả hàng.
1.9. 1.9/ Cửa hàng : Bán sỉ - Bán lẻ
1.9.1. 1.9.1. Theo danh sách khách hàng có sẵn (bán sỉ)
1.9.2. 1.9.2. Theo giá tại các cửa hàng bán lẻ của Tuyết Hà
2. TỔNG KHO
2.1. 4.1/ Xuất nhập hàng hóa : Tại Kho Q1-Q2( Gọng + Moden, tròng ).
2.1.1. 4.1.1. Theo yêu cầu từ bộ phận kế toán và theo yêu cầu từ BGĐ
2.2. 4.2/ Quản lý đơn giá sản phẩm: Giá bán lẻ, giá bán sỉ.
2.2.1. 4.2.1. Cập nhật bản giá thường xuyên khi hàng nhập về kho, giá bán sỉ và giá bán lẻ đề xuất.
2.3. 4.3/ Quản lý hàng tồn kho, báo cáo hàng nhập, xuất, tồn
2.3.1. 4.3.1. Theo dự liệu nhập hàng và xuất hàng thực tế và theo dữ liệu của phòng kế toán.
2.4. 4.4/ + Đóng hàng, Giao hàng.
2.4.1. 4.4.1. Theo lệnh từ BGĐ và bộ phận kế toán xử lý đơn hàng.
3. PHÒNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ
3.1. NHÂN SỰ:
3.1.1. 2.1/ Phụ trách nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận.
3.1.1.1. 2.1.1. Tiếp nhận thông tin qua hình thức điện thoại, email, chat group (khuyến khích xác nhận yêu cầu tuyển dung qua email).
3.1.2. 2.2/ Lên kế hoach tuyển dung và tuyển dụng theo yêu cầu.
3.1.2.1. 2.2.1. Lên kế hoạch sau khi có yêu cầu từ các trưởng bộ phận.
3.1.2.2. 2.2.2. Sắp xếp thời gian phỏng vấn >> tiến hành phỏng vấn theo xác nhận thời gian của trưởng các bộ phận.
3.1.2.3. 2.2.3. Chờ xác nhận kết quả từ các trưởng phòng ban.
3.1.3. 2.3/ Trình ban giám đốc duyệt hồ sơ mà các trưởng phòng khác nhận xét đạt.
3.1.3.1. 2.3.1. Trình và chờ duyệt từ BGĐ
3.1.4. 2.4/ Chốt mức lương với người lao động và làm hợp đồng lao động , chuyển duyệt , quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ nhân sự.
3.1.4.1. 2.4.1. Làm hợp đồng thử việc, trình ký, lưu file máy tính, lưu file hồ sơ ở tủ
3.1.5. 2.5/ Chấm công, khen thưởng kỷ luật, văn hóa doanh nghiệp.
3.1.5.1. 2.5.1. Lập các file chấm công khi nhân sự đi làm, ra quyết định khen thưởng hay kỷ luật theo sự đánh giá trưởng bộ phận và của ban Giám đốc.
3.1.6. Qui trình: Nhận thông tin >> Lên kế hoạch >> Trình duyệt >> Chốt mức lương >> Quản lý hồ sơ
3.2. HÀNH CHÁNH
3.2.1. 2.6/ Văn thư (biểu mẫu).
3.2.1.1. 2.6.1. Lập các file, mẫu biểu theo chuẩn của Tuyết Hà
3.2.2. 2.7/ Đối ngoại.
3.2.2.1. 2.7.1. Theo sự phân công của Ban Giám Đốc nếu có khách đến công ty, chuẩn bị trà nước, công văn nội dung trước cuộc họp.
3.2.2.2. 2.7.2. Đại diện công ty tiếp khách tại nhà hàng, đón khách chuyên gia sân bay theo sự phân công BGĐ.
3.2.3. 2.8/ Quản lý xe ô tô.
3.2.3.1. 2.8.1. Quản lý lịch di chuyển cho xe công ty, phân phát phiếu xăng cho tài xế, nhắc lịch bảo dưởng xe cho tài xế.
3.2.3.2. 2.8.2. Điều xe đi giao dịch theo sự chỉ đạo của BGĐ
3.2.4. 2.9/ Báo cáo chi phí hàng tháng cho bộ phận kế toán.
3.2.4.1. 2.9.1. Làm báo cáo chi phí phát sinh hàng tháng thông báo cho bộ phận kế toán, kiếm hóa đơn v.v…
4. PHÒNG TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN
4.1. TÀI CHÍNH
4.1.1. 3.1/ Hoạch định nguồn vốn, phân tích – quản lý nguồn vốn. cân đôi thu chi
4.1.1.1. 3.1.1/ Theo các phần mêm kế toán: Excel, Misa, cân đối theo nguồn tài chính sẵn có của công ty.
4.1.2. 3.2/ Báo cáo tài chính.
4.1.2.1. 3.2.1. Báo cáo theo định kỳ hàng năm (theo dõi và đôn đốc nhắc nhở)
4.2. KẾ TOÁN:
4.2.1. 3.3/ Tổng hợp số liệu.
4.2.1.1. 3.3.1. Theo sự phân công của Kế Toán Trưởng (theo dõi, hổ trợ)
4.2.2. 3.4/ BC Thuế - Gía thành.
4.2.2.1. 3.4.1. Theo sự phân công của Kế Toán Trưởng (theo dõi, hổ trợ)
4.2.3. 3.5/ Quản lý công nợ - kho – Thủ quỹ.
4.2.3.1. 3.5.1. Cập nhật công nợ hàng tuần, quí, năm để có phương án thu hồi nợ, số liệu lấy từ phòng kinh doanh.
4.2.3.2. 3.5.2. Thông báo bộ phận kho về việc công nợ của các đối tác
4.2.3.3. 3.5.3. Thông báo thủ quỷ để theo dõi cân đối chi tiêu.
4.2.4. 3.6/ Phân tích Lãi Lỗ - Tài sản
4.2.4.1. 3.6.1. Dựa vào bản cân đối thu chi hàng tháng để phân tích lãi lỗ của tháng đó.