SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SDGEA-SGDE

1. SGDE

1.1. Constituye un sistema independiente.

2. SGDE

2.1. Cuenta con una estructura de almacenamiento de documentos de cuyo control se podrían encargar los usuarios.

3. SGDE

3.1. Permite que se modifiquen los documentos y/o que existan varias versiones de éstos

4. SGDE

4.1. En un SGDE ,gestionar fondos y series documentales es opcional.

5. SGDE

5.1. En un SGDE, soportar formatos de conservación a largo plazo (como PDF/A o firmas longevas), es opcional.

6. SGDE

6.1. En un SGDE, las funcionalidades de llevar integradas las políticas de conservación de información (copiado de ficheros, replicación, migración, reformateo de cintas, etc), no están incorporadas.

7. SDGEA

7.1. (Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo)El SGDEA lleva integradas las políticas de conservación de información (copiado de ficheros, replicación, migración,reformateo de cintas, etc.

8. SDGEA

8.1. Software que dictamina en primera medida las políticas y procedimientos, como su nombre lo indica, para la gestión de documentos electrónicos de archivo, cuya función principal es trasferir la información al sistema, esto permite y facilita su organización, en agrupaciones documentales con el fin de facilitar su gestión, mejorando al distribución de documentos sirviendo de puente entre los usuarios y las distintas dependencias de las organizaciones, agrupando la información efectuando un control sistemático y efectivo, en cuanto a la duplicidad de documentos.

9. SDGEA

9.1. El SGDEA debe proveer obligatoriamente funcionalidades de consulta y búsqueda de información (básica y avanzada).

10. SDGEA

10.1. Un SGDEA debe realizar obligatoriamente un proceso de “Descripción de la Información”. En el marco de la NTI de Procesos de Gestión de Documentos Electrónicos, la Descripción de la Información consiste en la aplicación del conjunto de metadatos de e-MGDE que escoja cada organización.

11. SDGEA

11.1. El SGDEA, cuenta con una estructura de gestión de documentos de archivo muy rigurosa de cuyo mantenimiento se encarga el administrador