NORMAS ISO 15489 PARA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Se aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización.. Regula la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos de archivo y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos de los documentos. Regula la gestión de documentos de archivo como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001. Regula el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo; pero no incluye la gestión de los documentos en el seno de las instituciones archivísticas. Esta parte de la Norma ISO 15489 está destinada a su uso por los directivos de las organizaciones. los profesionales de la gestión de documentos de archivo, de la información y de sus tecnologías. el resto de los empleados de las organizaciones; y cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo.

2. Esta parte de la Norma ISO 15489 está destinada a su uso por - Los directivos de las organizaciones. - Los profesionales de la gestión de documentos de archivo, de la información y de sus tecnologías. - El resto de los empleados de las organizaciones; y cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo.

3. La Norma ISO 15489 regula la gestión de documentos de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos.

4. Principios de un plan de gestión de documentos de archivo: a) se determinen los documentos de archivo que deberían ser creados en cada proceso de negocio y la información que es necesario incluir en dichos documentos. b) se decida la forma y la estructura en que se deberían crear e incorporar al sistema los documentos de archivo, y las tecnologías que tienen que usarse. c) se determinen los metadatos que deberían crearse junto al documento de archivo y a lo largo de los procesos relacionados con el mismo, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo. d) se determinen los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos. e) se decida cómo organizar los documentos de archivo de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso. f) se evalúen los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo que testimonien las actividades realizadas; g) se preserven los documentos de archivo y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad; h) se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización; i) se garantice que los documentos de archivo se conservan en un entorno seguro; j) se garantice que los documentos de archivo sólo se conservan durante el periodo de tiempo necesario o requerido; y k) se identifiquen y evalúen los modos de mejora de la efectividad, la eficacia o la calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos de archivo.

4.1. Physics

4.1.1. Research and prepare experiment

5. Política Las organizaciones deberían definir y documentar una política de gestión de documentos de archivo. El objetivo de esta política debería consistir en la creación y gestión de documentos de archivo auténticos, fiables y utilizables, capaces de dar soporte a las funciones y actividades de la organización durante todo el tiempo que se precise. Las organizaciones deberían asegurarse de que esta política se transmite y se cumple en todos los niveles organizativos. La política debería adoptarse y aprobarse en el nivel más alto de decisión y promulgarse en toda la organización. Se deberían asignar las responsabilidades sobre su cumplimiento.

6. Características de un documento de archivo Aspectos generales: Un documento de archivo debería reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la medida que se adoptó, satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y poder utilizarse para la rendición de cuentas. a) la estructura de un documento de archivo, es decir, su formato y las relaciones existentes entre los elementos que lo integran, debería permanecer intacta. b) el contexto en el que el documento de archivo fue creado, recibido y utilizado debería quedar patente en el mismo (incluido el proceso de negocio del que la operación forma parte, la fecha y hora de realización y los participantes en la misma) c) la vinculación existente entre diferentes documentos simples, que se mantienen separados y se combinan para dar lugar a una unidad documental, debería permanecer siempre presente.

7. El entorno normativo se compone de los siguientes elementos: a) Las leyes y la jurisprudencia, y la normativa que regula el entorno organizativo en general y el que afecta a cada sector en particular, incluidas las leyes y normativas relacionadas directamente con los documentos de archivo, los archivos, el acceso, la privacidad, las pruebas, el comercio electrónico, la protección de datos y la información. b) Normas de obligado cumplimiento. c) Códigos de buenas prácticas de aplicación voluntaria. d) Códigos éticos y de conducta de aplicación voluntaria. e) Expectativas identificables de la comunidad acerca de lo que se considera como un comportamiento aceptable en relación con el sector específico u organización que nos ocupa.

8. Los beneficios: de la aplicación de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los archivos y documentos de la empresa y la gestión de la información y los procesos de archivos serán más eficaces, dando lugar a ahorros por eficiencia, reducción de costos y aumento de los beneficios.

8.1. Los objetivos de la norma ISO 15489 La información contenida en la Norma ISO 15489 reconoce que cada empresa tendrá una problemática individual y sus propios requerimientos para tratar su información, datos o documentos. Al proporcionar un marco de mejores prácticas a seguir, estas se aplican a los casos individuales de cada empresa como una norma para la gestión documental y ofrece una buena base a seguir para los procesos de la empresa.

8.1.1. Text book, exercises 34, 35, 36, 37

9. Entorno normativo Todas las organizaciones necesitan identificar el entorno normativo que afecta a sus actividades y los requisitos para documentar sus actividades. Las políticas y los procedimientos de las organizaciones deberían reflejar la aplicación del entorno normativo en sus procesos de negocio. Una organización debería poder probar a través de sus documentos de archivo que realiza sus actividades de acuerdo con el entorno normativo.

10. Establecimiento de los plazos de conservación Las decisiones sobre los plazos de conservación en un sistema de gestión de documentos de archivo se basan en la evaluación del entorno normativo, de las necesidades de gestión y de rendición de cuentas y del riesgo.