1. Se basa
1.1. GESTION DOCUMENTAL
1.1.1. Es:
1.1.2. El conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo y buen manejo de los documentos.
1.1.3. Tiene en cuenta:
1.1.3.1. LA NORMALIZACION
1.1.3.2. Consiste en las normas legales establecidas para realizar el Recibo y Despacho de Documentos.
2. Lo Rige
2.1. El Acuerdo 060/2001
2.2. Según el cual controla las formas legales, clasificacion y ordenacion de los documentos.
2.3. El Articulo 18 del Acuerdo 060, ya que los documentos se dividen secciones y subsecciones, clasificando y sustentando la estructura respectiva en la entidad.
2.3.1. Se Basa en:
3. RECIBO DE DOCUMENTOS
3.1. Consiste en revisar, verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos del origen del ciudadano o entidad que remite, dirección, donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.
3.2. PASOS
3.2.1. 1. RECEPCIÓN: Consiste en en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes o diversos conductos.
3.2.1.1. Se clasifican en:
3.2.1.1.1. DIRECTOS
3.2.1.1.2. INDIRECTOS
3.2.2. 2. CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos, ya sea en orden alfabético o numérico.
3.2.3. 3. APERTURA: Consiste en la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento.
3.2.4. 4. REVISIÓN: Consiste en revisar y verificar el documento, el remitente, la dirección donde se envía el documento.
3.2.4.1. Segun:
3.2.4.1.1. El articulo 10 del Acuerdo 060 de 2001, dice que las comunicaciones oficiales ingresadas a la institucion deberan ser revisadas.
3.2.5. 5. RADICACIÓN: Consiste en ubicar el lugar donde se encuentra la persona o la entidad donde se recibe el documento.
3.2.6. 6. REGISTRO: Es el procedimiento mediante el cual , las entidades ingresan en sus sistemas manuales todas las correspondecia recibida.
3.2.7. 7. DISTRIBUCIÓN: Una vez listas las comunicaciones oficiales, se procede el reparto y distribución de las mismas.
4. DESPACHO DE DOCUMENTOS
4.1. Para despachar documentos se hace necesario contar con un SGC, el cual consiste en la implementación de un sistema, mediante la cual se dirigira y controlara la organizacion.
4.2. El cual establece:
4.2.1. Normas muy precisas en cuanto a: -Presentación de los documentos : estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
4.2.2. Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
4.2.3. Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.
4.3. PASOS:
4.3.1. 1. ELABORACIÓN: Es una de las fases mas importantes en un sistema de Gestion Documental, ya que en ella se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar a el documento.
4.3.2. 2. FIRMA: Una vez elaboradas las comunicaciones , se procede a la firma de la persona responsable de la información que contiene.
4.3.2.1. Segun:
4.3.2.1.1. El articulo 4 del Acuerdo 060/2001 establece que: " Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar".
4.3.3. 3. TRASLADO: Una vez firmadas las comunicaciones se envían a la unidad de correspondencia.
4.3.4. 4. VERIFICACIÓN: Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumpla con las normas establecidas.
4.3.4.1. Se basan en las:
4.3.4.1.1. - Normas juridicas y tecnicas
4.3.4.1.2. - Requisitos de presentación
4.3.4.1.3. - Firmas autorizadas.
4.3.5. 5. VERIFICACIÓN: Consiste en asignar un numero a cada comunicación.
4.3.6. 6. REGISTRO: Una vez enumerada y fechada la comunicación se procede al registro.
4.3.6.1. Consiste en:
4.3.6.1.1. La anotación de los datos mas significativos de la comunicación en un formato de registro.
4.3.7. 7. SEPARACIÓN: Consiste en la distribución y separación de las piezas de salida para realizar su despacho.
4.3.8. 8. ENVÍO: Consiste en el envío de documentos, el cual debe tener como prioridad y de carácter urgente de llegada a su destino.