1. CAPITULO V Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado
1.1. ARTíCULO 35°. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos.
1.2. ARTíCULO 36°. Coordinación con otras entidades del orden nacional.
1.3. ARTíCULO 37°. Inspección y vigilancia
1.4. ARTíCULO 38°. Vigencia.
2. Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 60 y 90 , los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado.
3. Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
3.1. Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 60 y 90 , los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado.
4. Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
5. Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
6. Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.
7. Que la Ley 527 de 1999, definir y reglamentar el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en el contexto de la equivalencia funcional, la concesión al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentra en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica.
8. Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 °, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.
9. Que la Ley 80 de 1989, establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.
10. 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado'
10.1. Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
10.1.1. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
10.2. CONSIDERANDO
10.2.1. Que el Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 40 y 140 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública.
10.2.2. Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes.
10.2.3. Que el Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación. se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios.
11. DECRETA
11.1. CAPITULO I GESTIÓN DE DOCUMENTOS
11.1.1. ARTICULO 1. Ámbito de Aplicación
11.1.2. ARTICULO 2. Tipos de Información
11.1.3. ARTíCULO 3. Responsabilidad de la gestión de documentos.
11.1.3.1. PARÁGRAFO. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicacionesí es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
11.1.4. ARTíCULO 4. Coordinación de la gestión documental.
11.1.5. ARTíCULO 5. Principios del proceso de gestión documental
11.1.5.1. Planeación
11.1.5.2. Eficiencia
11.1.5.3. Economía
11.1.5.4. Control y Seguimiento
11.1.5.5. Oportunidad
11.1.5.6. Transparencia
11.1.5.7. Disponibilidad
11.1.5.8. Agrupación
11.1.5.9. Vinculo Archivistico
11.1.5.10. Protección del Medio Ambiente
11.1.5.11. Autoevaluación
11.1.5.12. Coordinación y acceso
11.1.5.13. Cultura archivística
11.1.5.14. Modernización
11.1.5.15. Interoperabilidad
11.1.5.16. Orientación al ciudadano
11.1.5.17. Neutralidad tecnológica
11.1.5.18. Protección de la información y los datos
11.1.6. ARTíCULO 6. Componentes de la política de gestión documental.
11.1.7. ARTíCULO 7°. Etapas de la gestión de los documentos
11.1.8. ARTíCULO 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental
11.1.9. ARTÍCULO 9. Procesos de la gestión documental
11.1.9.1. Planeación
11.1.9.2. Producción
11.1.9.3. Gestión y trámite
11.1.9.4. Organización
11.1.9.5. Transferencia
11.1.9.6. Disposición de Documentos
11.1.9.7. Preservación a largo plazo
11.1.9.8. Valoración
11.2. CAPÍTULO II. El Programa de Gestión Documental
11.2.1. ARTíCULO 10°. Obligatoriedad del programa de gestión documental.
11.2.2. ARTíCULO 11°. Aprobación del programa de gestión documental.
11.2.3. ARTíCULO 12°. Publicación del programa de gestión documental.
11.2.3.1. PARAGRAFO. Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la ley 1273 de 2009 y la ley 1581 de 2012.
11.2.3.2. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán dar las directrices y las políticas para proteger la información y los datos personales que reposan en bases de datos y documentos electrónicos en los programas de gestión documental.
11.2.4. ARTíCULO 13°. Elementos del programa de gestión documental.
11.2.4.1. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrán incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del programa de gestión documental.
11.2.5. ARTíCULO 14°. Plan de Capacitación.
11.2.6. ARTíCULO 15°. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión.
11.3. CAPÍTULO III El Sistema de Gestión Documental
11.3.1. ARTíCULO 16°. Generalidades del sistema de gestión documental.
11.3.2. ARTíCULO 17. Características de los sistemas de gestión documental.
11.3.2.1. Conformidad
11.3.2.2. Interoperabilidad
11.3.2.3. Seguridad
11.3.2.4. Metadescripción
11.3.2.5. Adición de contenidos
11.3.2.6. Diseño y funcionamiento
11.3.2.7. Gestión Distribuida
11.3.2.8. Disponibilidad y acceso
11.3.2.9. Neutralidad tecnológica
11.3.3. ARTíCULO 18°, Preservación de documentos en ambientes electrónicos.
11.3.4. ARTíCULO 19°, Criterios para la selección de sistemas de gestión de documentos,
11.3.5. ARTíCULO 20°, Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos.
11.3.6. ARTíCULO 21°. Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental.
11.4. CAPITULO IV la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
11.4.1. ARTíCULO 22°. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos.
11.4.1.1. PARAGRAFO 1. Corresponderá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos electrónicos. PARAGRAFO 2. Cuando el procedimiento administrativo y judiCial se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio.
11.4.2. ARTíCULO 25°. Requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo.
11.4.2.1. PARAGRAFO. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.
11.4.3. ARTíCULO 23°. Características del documento electrónico de archivo
11.4.3.1. Contenido estable
11.4.3.2. Forma documental fija.
11.4.3.3. Vinculo archivístico
11.4.3.4. Equivalente Funcional
11.4.3.5. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos
11.4.4. ARTíCULO 24°. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.
11.4.5. ARTíCULO 26°. Requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo.
11.4.5.1. PARÁGRAFO. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se considerará una alteración del documento electrónico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las normas procesales .
11.4.6. ARTíCULO 27. Requisitos para la fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo.
11.4.7. ARTíCULO 28°. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo.
11.4.7.1. PARÁGRAFO. Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original.
11.4.8. ARTíCULO 29. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo.
11.4.9. ARTíCULO 30°. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo
11.4.9.1. De Contenido
11.4.9.2. De estructura
11.4.9.3. De contexto
11.4.9.4. PARÁGRAFO. las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros DECRETO NÚMERO ,2609 de 2012, tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.
11.4.10. ARTíCULO 31°, Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.
11.4.10.1. PARÁGRAFO. Si los documentos electrónicos han sido encriptados durante su transmisión, no deben ser almacenados con dicha protección, la cual debe ser retirada (des-encriptados) al momento de transferirlos para su conservación definitiva, en repositorios de archivos electrónicos. Se debe atestiguar mediante metadatos, los procesos de encriptación y descifrado utilizado, con miras a garantizar la autenticidad del documento.
11.4.11. ARTíCULO 32°. Neutralidad tecnológica.
11.4.11.1. PARÁGRAFO. Las entidades públicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.
11.4.12. ARTíCULO 33°. Del expediente electrónico
11.4.12.1. PARÁGRAFO 1. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuación o trámite. PARÁGRAFO 2. Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrónico de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.
11.4.13. ARTíCULO 34°. Sobre la administración y transferencia de archivos electrónicos.
11.4.13.1. PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establecerá los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transferencia primaria y secundaría.