Gestión Documental y organización de archivos

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Gestión Documental y organización de archivos por Mind Map: Gestión Documental y organización de archivos

1. es el conjunto de operaciones que se encarga del buen funcionamiento tanto económico como eficiente de la producción y manipulación de los documentos.

2. el lugar del archivo en la gestión de documentos

2.1. los archivos surgieron antes que las bibliotecas, todo a las necesidades de las personas de esa época, partiendo de sus actividades económicas, jurídicas y sociales.

2.2. el concepto de archivo: Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos en su segunda edición de 1988.

3. tipos de archivos

3.1. los archivos empresariales son considerados públicos, pero teniendo encuenta que algunas sociedades con sistema capitalista estos tienen un carácter privado

3.2. De acuerdo con el número de conjuntos orgánicos de documentos que contengan

3.2.1. Singulares: contienen sólo un conjunto orgánico de documentos y Múltiples: contienen varios conjuntos orgánicos de documentos.

3.3. De acuerdo con el productor

3.3.1. Públicos: Archivos de la Administración del Estado, Archivos de la Administración de Justicia, Archivos de los Gobiernos provinciales y municipales.

3.3.2. Privados: Archivos personales y Archivos de las denominaciones religiosas

3.4. De acuerdo con el tipo

3.4.1. Archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos.

3.5. De acuerdo con el soporte de los documentos (razones de conservación de los materiales)

3.5.1. audiovisuales: archivos de emisoras, radio y tv.

3.5.2. archivos de colecciones fotográficas

3.5.3. Archivos cartográficos: archivos que conserven mapas, planos, cartas naúticas y dibujos.

4. funciones de los archivos

4.1. seleccionar

4.2. describir

4.3. conservar

4.4. servir los documentos

5. documento

5.1. toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte. Diccionario de Terminología Archivística.

5.2. caracteres

5.2.1. clase

5.2.1.1. transmite información y pueden ser textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos e hipermediales.

5.2.2. tipo

5.2.2.1. forma física o externa del documento. ej: carta, informe, acta, expediente, oficio

5.2.3. formato

5.2.3.1. forma de los documentos. ej:formatos del papel (DIN A3, A4), los diferentes formatos de almacenamiento de los documentos electrónicos (3½, disco extraíble); los diferentes formatos de almacenamiento en los archivos: legajos, cajas para el caso de los documentos en papel

5.2.4. cantidad

5.2.4.1. volumen de las unidades de almacenamiento

5.2.5. forma

5.2.5.1. condición de original o copia de los documentos y a los diferentes tipos de estas últimas.

5.3. valor documental

5.3.1. Todos los elementos y componentes teóricos de la evaluación se concretan, en último término, en el análisis de las series y de las tipologías documentales mediante la aplicación de los denominados valores documentales, que tradicionalmente se han dividido en primarios y secundarios. Los valores primarios (administrativo, legal y fiscal) hacen referencia al motivo por el cual se han creado los documentos, mientras que los valores secundarios (testimonial, informativo-histórico) son los vinculados a sus usos históricoculturales.

5.4. documento electrónico

5.4.1. documento es la información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto y estructura y permite probar la existencia de la actividad que lo generó

6. sistemas de archivos

6.1. en un sistema de gestión de documentos y organización de archivos las entradas son los documentos producidos o recibos por el organismo

6.2. El tratamiento de los documentos debe realizarse según una secuencia prederterminada de actividades: identificación, valoración, descripción.

6.3. archivos de gestión

6.3.1. el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consultas administrativas por las mismas oficinas

6.3.2. objetivos

6.3.2.1. 1. Organizar y conservar la documentación. 2. Impedir la dispersión o eliminación de documentos. 3. Estar en constante relación con el archivo central. 4. Suministrar toda la información que el archivo central solicite respecto a las series documentales. 5. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas expuestas. 6. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el archivo central. 7. Controlar el préstamo y recuperación de los documentos o expedientes que salgan. 8. Solicitar y devolver al archivo central los documentos ya transferidos. 9. Suministrar la información requerida por parte de los ciudadanos o de la Administración respecto a los documentos que custodia. 10. Elaborar los ficheros necesarios para recuperar fácilmente esta información. 11. Formar el Registro de Transferencias

6.3.3. formación

6.3.3.1. las agrupaciones documentales simples que tiene una gran importancia para el correcto funcionamiento de un archivo de gestión y para el SAI en general son los registros.

6.3.4. documentos de apoyo

6.3.4.1. originales múltiples (copias de los documentos que producen las oficinas); dossiers (conjuntos de documentos que no responden a un procedimiento administrativo); copias de documentos (fotocopias de documentos de archivo de otras oficinas que sirven de información).

6.3.5. organización

6.3.5.1. 1. Identificación y valoración del fondo documental. 2. Elaboración del cuadro de clasificación y catálogo de tipos documentales de la oficina. 3. Clasificación del fondo y de los documentos. 4. Ordenación de los documentos dentro de cada serie documental. 5. Descripción de unidades documentales y elaboración de los instrumentos de consulta del fondo. 6. Instalación del fondo en el depósito de archivo.

6.3.6. transferencia al archivo central

6.3.6.1. procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante el traslado de las series documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo de vida. Diccionario de Terminología Archivística

6.4. archivo intermedio

6.4.1. dentro del ciclo de vida de los documentos, es aquel al que se han transferido los documentos de los archivos centrales […] cuando la consulta de los organismos productores es esporádica, y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico

6.4.2. objetivos

6.4.2.1. 1. Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales. 2. Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que todavía no son de libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está destinada a ser destruida transcurrido cierto plazo de tiempo. 3. Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados. 4. Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a estos cuando sea necesario. 5. Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovechamiento intensivo del espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos que los de las oficinas. Según algunos estudios representan un ahorro del 50 % frente a los costes de conservación en las sedes de las administraciones, al tiempo que se recuperan para otras actividades espacios y equipamientos costosos.

6.5. archivos históricos

6.5.1. Los archivos históricos son quizás los más conocidos dentro del SAI, por su larguísima vida al servicio de la investigación y la cultura

6.5.2. La necesidad práctica de mejorar la eficiencia gubernamental. 2. La responsabilidad del Estado de conservar los documentos como fuente de la historia de la nación y recurso cultural de dominio público. 3. La pervivencia del valor testimonial del documento de archivo para probar derechos y deberes, del Gobierno y de la administración, en definitiva, del Estado y de los ciudadanos. 4. Los archivos como memoria histórica necesaria del Estado y de la acción de Gobierno, como esencia misma de los poderes del Estado.

6.5.3. tipos

6.5.3.1. 1. Como fondo documental 1.1. Archivo histórico como fase o estadio final del ciclo vital del documento dentro de un sistema archivístico vigente o activo tras la superación de los procesos del tratamiento archivístico de la documentación y la adquisición de la condición de fondo de conservación permanente. 1.2. Archivo histórico como conjunto orgánico de documentos de una institución u organización extinguida o desaparecida.

6.5.3.2. 2. Como centro archivístico 2.1. Archivo histórico como centro archivístico que recibe, custodia, organiza y gestiona esa fase o estadio final del ciclo vital del documento dentro de un sistema archivístico vigente o activo. 2.2. Archivo histórico como centro archivístico que recibe, custodia, organiza y gestiona fondos históricos (conjuntos orgánicos) de instituciones y organizaciones desaparecidas sin estar relacionado con ellas a través de un sistema archivístico concreto (no recibe transferencias). 2.3. Archivo histórico como centro archivístico que cumple las dos condiciones anteriores: recibe transferencias de un archivo intermedio dentro de un sistema archivístico y, simultáneamente, recibe, custodia, organiza y gestiona fondos de instituciones, organizaciones, sociedades, etc., desaparecidas o que han cedido, bajo diferentes fórmulas legales, su archivo.

6.5.4. objetivo

6.5.4.1. en las últimas décadas los archivos históricos han ido diversificando sus actividades de servicio a la investigación académica y han comenzado a desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad

7. tratamiento archivístico de los documentos

7.1. Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. Diccionario de Terminología Archivística.

7.2. fase de control de la creación de los documentos

7.2.1. debe iniciarse con su diseño, en su etapa de creación, y que en este proceso debe intervenir el profesional que se encargue de dicho tratamiento, llámese gestor de documentos o archivero, se debe definir el cauce formal que deben seguir las actividades administrativas para llegar a la conclusión de cada uno de los asuntos que desarrolla, pues es este procedimiento el que define cómo deben ser los documentos.

7.3. fase de identificación

7.3.1. fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Diccionario de Terminología Archivística

7.3.2. fundamento teórico

7.3.2.1. La identificación de las estructuras orgánico-funcionales del fondo y de las series documentales que lo componen implica, por tanto, la aplicación plena del principio de procedencia

7.3.3. clasificación de los fondos

7.3.3.1. agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original

7.3.4. Cuadros de clasificación

7.3.4.1. estructura jerárquica y orgánica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos

7.3.4.2. El cuadro de clasificación se realizará de forma individual para cada uno de los fondos con que cuente un archivo y nunca debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-funcionales de los sujetos productores. El cuadro clasificará a los documentos dentro de sus agrupaciones documentales de lo general a lo concreto, o sea, desde el fondo documental hasta las series.

7.4. fase de valoración

7.4.1. consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial

7.4.2. El objetivo fundamental de la fase de valoración es impedir el incremento indiscriminado de la documentación que dificulta la labor de las oficinas y de los archiveros, y la protección de la documentación que alcanza valor para la investigación y la memoria colectiva

7.4.3. fundamento teórico

7.4.3.1. valores primarios

7.4.3.1.1. V. ADMINISTRATIVO: Aquel que tienen los documentos para la Administración que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades. V. LEGAL: Aquel que pueden tener los documentos para servir corno testimonio ante la ley. V. FISCAL: Aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. V. JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. PRIMARIOS V. CONTABLE: Aquel que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.

7.4.3.2. valores secundarios

7.4.3.2.1. V. INFORMATIVO: Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualesquiera actividades de la Administración V. HISTÓRICO: Aquel que posee un documento como fuente primaria para la historia.

7.4.3.3. Criterios

7.4.3.3.1. 1. Criterio de procedencia y evidencia: Son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. 2. Criterio de contenido: La misma información es mejor conservarla comprimida que extendida. 3. Criterio diplomático: Es preferible conservar un original a una copia. 4. Criterio cronológico: Fecha determinada por cada país a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.

7.4.3.4. selección

7.4.3.4.1. es el paso donde se determinan los plazos para la conservación o eliminación de los documentos y el modo de realizarlo, o sea, se decide qué series serán eliminadas y cuáles deberán ser conservadas. La selección tiene dos momentos, el primero de carácter intelectual en el que se determinan los plazos de conservación y el modelo de trabajo a seguir; y en el segundo es cuando se interviene físicamente en cada una de las series documentales, aplicando el modelo seleccionado en el primer momento.

7.5. Fase de descripción

7.5.1. destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y las colecciones de los archivos

7.5.2. instrumentos

7.5.2.1. guías

7.5.2.2. inventarios

7.5.2.3. catálogos

7.5.3. Proceso de normalización

7.5.3.1. El MAD estableció tres reglas que fueron vitales para el proceso posterior de normalización archivística: 1. Regla de representación: Toda descripción debe actuar como una representación de la documentación que describe. 2. Regla de recuperación de la información: Toda descripción debe contar con términos de indización. 3. Regla de imparcialidad: Las descripciones deben reflejar el sentido de los documentos y no dar una imagen engañosa de estos.

7.5.3.2. 1. Área de identificación 1.1. Códigos de referencia (código de país + código del archivo + código de localización) 1.2. Título (nombre del nivel de descripción: fondo, sección, serie, unidad documental) 1.3. Fechas (fechas de formación o producción de los documentos) 1.4. Nivel de descripción (fondo, sección, serie, UD) 1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones)

7.5.3.3. 2. Área de contexto 2.1. Nombre del productor (sujeto productor) 2.2. Historia institucional (reseña biográfica)(origen, historia, desarrollo, normativas, funciones) 2.3. Historia archivística (propietarios, custodias, qué tratamiento ha recibido, qué instrumentos de descripción ha tenido) 2.4. Forma de ingreso (cómo llegó la documentación al archivo, fecha y modo de adquisición)

7.5.3.4. 3. Área de contenido y estructura 3.1. Alcance y contenido (resumen del contenido, fechas, ámbito geográfico, tipos documentales, procedimientos administrativos) 3.2. Valoración, selección, eliminación (intervenciones de este tipo que ha recibido la documentación) 3.3. Nuevos ingresos (si la unidad de descripción está abierta o cerrada) 3.4. Organización (cómo está clasificado, cuadro de clasificación, cuáles son sus series, cómo están ordenadas)

7.5.3.5. 4. Área de condiciones de acceso y uso 4.1. Condiciones de acceso (regulaciones de acceso, legales y tiempos de su duración) 4.2. Condiciones de reproducción (derecho de autor y autorizaciones para fotocopia, microfilm, digitalización) 4.3. Lengua/escritura de la documentación (idioma, tipo de escritura, sistema de símbolos) 4.4. Características físicas y requisitos técnicos (requisitos de conservación preventiva, soft wear o hard wear para acceder) 4.5. Instrumentos de descripción (instrumentos anteriores en poder del archivo)

7.5.3.6. 5. Área de documentación asociada 5.1. Existencia y localización de los originales (si lo que se describe es una copia, microfilm, etc., indicar dónde y cómo acceder a los originales) 5.2. Existencia y localización de copias (ídem) 5.3. Unidades de descripción relacionadas (dónde hay información vinculada con mi unidad de descripción) 5.4. Notas de publicaciones (cualquier publicación sobre la unidad de descripción, incluso instrumentos de descripción)

7.5.3.7. 6. Área de notas 6.1. Notas (aspectos que el archivero considere no están reflejados en la descripción)