Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales

1. identificación de fondos

1.1. La identificación es el proceso técnico de investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La identificación nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación. Uno de los objetivos principales de la identificación es asegurar, mediante su resultado, la valoración de las series documentales. De hecho, podemos decir que la identificación es inseparable de la evaluación documental: identificación y evaluación documental constituyen necesariamente un paso previo ineludible para proceder de manera coherente a la clasificación, descripción y recuperación de los documentos y de la información. Dicho de otro modo, la identificación es el primer paso de un proceso secuencial, puesto que proporciona una caracterización de la estructura del fondo documental imprescindible para la evaluación y clasificación

1.2. implica

1.2.1. recoger toda la información posible acerca del organismo y sus funciones, saber qué documentación posee, en qué cantidad, dónde se encuentra, quiénes las producen y cómo

1.2.2. analizar toda esa información, averiguar las series producidas por el organismo, descubriendo las señas de identidad de los documentos, las tipologías documentales que reflejan sus funciones y competencias, lo 2 que permitirá su valoración y la elaboración de propuestas de conservación o eliminación

1.3. estudio identificativo de las series generadas por un organismo debe contemplar

1.3.1. Estudio de la estructura orgánica de las unidades y de las funciones de los órganos productores. Esto supone recopilar información referente a la estructura organizativa, la evolución orgánica del sujeto productor, las competencias y cometidos de cada uno de los niveles que integran la unidad y las disposiciones que regulan sus competencias. Esto incluye unidades desaparecidas en reestructuraciones anteriores, pero cuyas funciones han generado tipologías documentales asimilables con otras actuales. Esto permitirá reconstruir el camino seguido por algunas series documentales y establecer su secuencia correcta. Las fuentes de información podrán ser: RTP, reglamentos, normativa, memorias e incluso entrevistas

1.3.2. • Identificación de los tipos documentales: Esto supone realizar entrevistas a los responsables de las unidades de gestión, es decir, a los productores de la documentación. De éstos se puede obtener información de las series que generan, los documentos que componen sus expedientes, el volumen y los plazos que se suelen seguir para su permanencia en el archivo de gestión. Para ello es necesario utilizar una ficha de toma de datos que permita hacer las entrevistas con cierta metodología. El estudio de la legislación que puede afectar a los tipos documentales puede proporcionar algunos datos respecto a su tramitación, contenido, acceso a la documentación, etc. Es necesario el examen directo de la documentación activa y semiactiva para completar el conocimiento de los trámites así como de los documentos que conforman los expedientes de cada serie. Los repertorios de series documentales nos ofrecen denominaciones tipológicas pasadas y presentes y sus correspondencias, así como sus extremos cronológicos.

1.3.3. Cálculo del volumen documental: Para medir el volumen total de la documentación producida en cada una de las series documentales estudiadas primero habrá que obtener resultados parciales por series, subsecciones y secciones, y luego resultados totales por unidad de gestión. Igualmente se debe recoger información sobre los plazos de permanencia de la documentación en el archivo de gestión. También se establecerá un crecimiento anual estimado por cada una de las series según el promedio de crecimiento documental en un período de tiempo determinado (por ejemplo, los dos últimos años).

2. Valoración documental

2.1. Todos los elementos y componentes teóricos de la evaluación se concretan, en último término, en el análisis de las series y de las tipologías documentales mediante la aplicación de los denominados valores documentales, que tradicionalmente se han dividido en primarios y secundarios. Los valores primarios (administrativo, legal y fiscal) hacen referencia al motivo por el cual se han creado los documentos, mientras que los valores secundarios (testimonial, informativo-histórico) son los vinculados a sus usos históricoculturales

2.2. El valor administrativo está estrechamente ligado a su origen y se mantiene mientras el documento o expediente sea necesario para el cumplimiento de los objetivos que motivaron su generación por parte de la oficina o del órgano productor. En cuanto al valor legal, se vincula a los documentos que pueden probar derechos de las administraciones o de los ciudadanos, que sirven para proteger sus derechos cívicos, legales o de propiedad, y que se pueden ser efectivos ante un tribunal de justicia. Normalmente, el valor legal es independiente del valor administrativo y prescribe de acuerdo con los términos establecidos por las leyes. Por lo que se refiere al valor fiscal, consiste en justificar la utilización que la Administración pública hace del dinero que recauda, controla o gasta.

2.3. valores primarios

2.4. valores secundarios

2.4.1. Hay que resaltar que el valor testimonial aporta informaciones relevantes y de prueba referidas a la organización, la estructura, los procedimientos y las políticas de un determinado organismo, de manera que puede reflejar la evolución histórica del organismo productor. Finalmente, el valor informativo-histórico hace referencia a la conservación de documentos que contienen informaciones que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio, y que ayudan a reconstruir el pasado de una persona, órgano, institución o bien de la colectividad.

2.5. valor informativo histórico

2.5.1. es el más difícil de objetivar, puesto que hay que vincularlo a la evolución de las corrientes historiográficas, a la renovación de los métodos de investigación y a la posible emergencia en el futuro de otros tipos de fuentes y de archivos. Por esta razón, todas las comisiones de evaluación recurren a la ayuda de especialistas vinculados a la documentación objeto de evaluación: arquitectos, antropólogos, geógrafos, historiadores contemporáneos, etc. Aun así, persiste la dificultad de prever los temas de investigación que interesarán en el futuro para saber qué documentos podrán ser necesarios

3. control administrativo de los documentos

3.1. se presenta como un aspecto decisivo tanto desde el punto de vista de la eficacia que debe alcanzar la gestión de la Administración Pública, como en el terreno archivístico para la consecución de ese deseado control de la documentación desde el momento de su producción, que nos facilitará a los profesionales enormemente las tareas que la propia administración nos tiene encomendadas.

3.2. entradas de documentos

3.2.1. El ingreso de los documentos en los Archivos se puede efectuar de diversas

3.2.1.1. transferencias regulares de fondos, compraventa de documentos por el Estado, donación, herencia o legado, expropiación de documentos, entrega al Estado de bienes del Patrimonio Histórico, depósito o comodato de bienes, depósito de documentos forzoso o temporal

3.3. Transferencia

3.3.1. procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documento

3.4. Registro general de entrada de fondos

3.4.1. Una vez ingresada la documentación en un archivo, su entrada se registrará en el libro "Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos", en el que se deben consignar los siguientes datos:

3.4.1.1. número de orden de ingreso, fecha de entrada de los documentos en el archivo, organismo/s productor/es de la documentación, organismo remitente, identificación genérica de la documentación, fechas extremas de la documentación, número de unidades de instalación, localización topográfica, titularidad, forma de ingreso y observaciones.

3.5. Intercalaciones de los documentos

3.5.1. son aquellos que por diferentes circunstancias se han desgajado de su serie originaria, por lo que cuando ésta es transferida al siguiente archivo los documentos permanecen en el archivo de origen o incluso en alguna oficina del organismo productor, finalizando su tramitación, prestados o incluso olvidados o perdidos.

3.6. Salidas de los documentos de archivos

3.6.1. os documentos de archivo pueden salir temporal o definitivamente de los centros, según artículo 63.2 de la Ley 1611 985,

3.6.2. salidas teporales

3.6.2.1. la documentación conservada en el Archivo General de la Administración Civil se considerará en todo momento al servicio de los Organismos que la hubieran remitido, debiendo aquel facilitar cualquier información, copia o certificación que le soliciten, e incluso remitirle la documentación original, si así lo requieren. art.4" del Decreto 914/1969

3.6.3. salidas definitivas

3.6.3.1. Los documentos pueden salir de manera definitiva de los archivos bien por transferencia a otro archivo, o bien por procederse a su eliminación, siendo necesario en este último caso una Orden del Ministerio de Educación y Cultura. En cualquiera de los dos casos, se requieren las tareas previas de identificación y valoración, ya que en el proceso de identificación se procede al estudio del organismo productor, sus competencias, las normas de procedimiento que regulan el trámite, los tipos documentales producidos, etc ..., mientras que en la fase de valoración se investigan y analizan los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales, gracias a lo cual se pueden establecer los plazos de transferencias y la posible eliminación.

3.6.3.2. transferencias

3.6.3.2.1. Las transferencias han sido comentadas suficientemente en el apartado correspondiente del capítulo de valoración. En cualquier caso, en lo que a control administrativo se refiere, interesa las relaciones de entrega que se cumplimentan por los archivos remitentes

3.6.3.3. eliminación

3.6.3.3.1. Cualquier propuesta de eliminación de documentación, como resultado de un proceso de valoración, será remitido a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, quien a su vez tras completar el pertinente expediente lo someterá a informe de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. La autorización para la eliminación será dada mediante orden Ministerial, en la que conste claramente la descripción de la documentación a destruir. El acta de eliminación ha sido ya comentado en el apartado correspondiente del capítulo de valoración. Además del expedienteque se genere en la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, cada archivo debe abrir un expediente en cada proceso de eliminación, en el que se irá incluyendo: descripción completa de la documentación a destruir, memoria del muestre0 de documentación a eliminar, traslado de la Orden Ministerial que autoriza dicha eliminación y acta de eliminación

3.6.3.4. Registro general de salida definitiva de documentos

3.6.3.4.1. Toda salida definitiva de documentación de un archivo se anotará en el Libro Registro de Salida Definitiva de Fondos y/o Documentos, que debe contener: