GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

1. Hacer más fácil las personas trabajar con los documentos. Cada persona debe saber qué documentos tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos reservados cuando los necesita.

2. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etcétera.

3. Importancia

3.1. enfoque de archivos totales

3.2. implantación de sistemas integrales

3.3. estructuración de la información en los documentos,

3.4. reglas de acceso a la información,

4. definición

4.1. área de la administración general que se encarga de garantizar la economía y la eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de seguridad durante todo su ciclo de vida

5. Objetos

6. Tipos de archivo

6.1. Archivo de gestión

6.2. Archivo central

6.3. Archivo intermedio

6.4. Archivo historico

7. Tipos de fondos

7.1. Abierto

7.2. Cerrado

7.3. Mixto

8. Control de documentos de archivo

8.1. Entrada y su registro

8.2. Transferencias

8.3. Registro de salida

8.4. Salidas definitivas

8.5. Registros de entrada

9. Organización de los archivos

9.1. clasificación, ordenación y descripción

10. Valoración

10.1. primaria

10.1.1. Virginia administrativo legal

10.2. Secundaria

10.2.1. Valor investigativo historico

11. Agrupaciones Documentales

11.1. Fondo

11.2. Sección

11.3. Series documentales

11.4. Unidades documentales

12. Principio de procedencia

12.1. conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los productos que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias

13. Fases de tratamiento archivístico

13.1. Fase de control de la creación de los documentos

13.2. La fase de identificación

13.2.1. fundamento teórico de la información