Copiar de DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN

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1. GDD

1.1. Proceso de creación, de guardado y uso de los documentos digitales

1.2. El propósito es dar facilidad para un uso efectivo y eficiente de los documentos

1.3. BENEFICIOS

1.3.1. Reducción de costos

1.3.2. Menor % errores

1.3.3. Aumento de velocidad de creación de documentos

1.4. PRINCIPIOS

1.4.1. Identificable

1.4.2. Soportado en políticas,

1.4.3. Planeado

1.4.4. Asignado a un responsable

1.4.5. Localizado y Organizado

2. SGDEA

2.1. QUÉ ES?

2.1.1. Aplicación informática que sirve para el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos

2.2. PGD

2.2.1. Prerrequisito para diseñar e implementar el SGDEA

2.2.2. El PGD va de acuerdo a la Ley 594 de 2000

2.2.3. Ayuda a la gestión y ejecución de SGDEA

2.3. QUE PEMITE

2.3.1. Informatizar el CCD

2.3.2. Creación de esquema de metadatod

2.3.3. Definición y aplicación de calendarios de disposición

2.3.4. Creación y aplicación de reglas de disposición

2.3.5. Control de transerencias

2.3.6. Definir y aplicar los calendarios de disposición

2.3.7. Controles de los procesos realizados (auditoria)

3. REQUISITOS FUNCIONALES OBLIGATORIOS

3.1. CCD

3.2. Controles de seguridad

3.3. Conserva y eliminación

3.4. Captura y registro

3.5. Referenciación

3.6. Búsqueda, presentación, recuperación

3.7. Administración

4. IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDEA

4.1. Se debe tener TRD

4.2. Es importante el CCD

4.3. Se debe hacer políticas, procedimientos

5. OTRAS FORMAS DE CREAR SGDEA

5.1. La creación de un SGDEA debe considerar un proyecto de transcendencia e importancia

5.2. Ciclo de vida de un proyecto

5.2.1. Planeación

5.2.2. Análisis

5.2.3. Diseño

5.2.4. Implementación

5.2.5. Pruebas

6. DIFERENCIAS DE SGDEA Y SGDE

6.1. SGDEA

6.1.1. Tiene políticas de conservación de información

6.1.2. Obligatoriamente debe proveer funciones de búsqueda y consulta

6.1.3. Es obligatorio usar formatos de conservación de duración a largo plazo

6.2. SGDE

6.2.1. No tiene políticas incorporadas, es se muestra como un sistema independiente

6.2.2. la funcionalidades son opcionales

6.2.3. El uso de formatos de conservación a largo plazo es opcional

7. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

7.1. Es una aplicación informática que facilita la administración, conservación, publicación de los documentos electrónicos

7.2. Funciones de un software

7.2.1. Integración con otros sistemas

7.2.2. Flujo de trabajo documental

7.2.3. Trazabilidad documental

7.2.4. Archivo de documentación

7.2.5. Categorización y estructuración

7.2.6. Colaboración entre usuarios

7.3. Programas de gestión documental

7.3.1. Alfasis

7.3.2. Orfeo

7.3.3. Alfanet

7.3.4. SharePoint

7.3.5. Alfresco

7.3.6. Nuxeo

8. LEGISLACIÓN

8.1. Ley 1581 de 2012: Ley de protección de datos personales

8.2. Ley 1437 de 2011

8.3. Circular 002 del 6 marzo de 2012.

8.4. Circular 005 del 11 septiembre de 2012.