GERENCIA DE PROYECTOS

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GERENCIA DE PROYECTOS por Mind Map: GERENCIA DE PROYECTOS

1. Es un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único.

1.1. INTRODUCCION: aproximación sistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes.

1.1.1. DEFINICIÓN: un proyecto se puede definir como aquel proceso único, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin

1.1.2. CONTEXTO DE LOS PROYECTOS: La estructura organizativa condiciona la manera en que se ponen a disposición del director de proyecto los recursos necesarios, determinando su autoridad.

1.1.3. PARTES INTERESADAS (STAKEHOLDERS): individuos y organizaciones involucrados en el desarrollo del proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente

1.1.4. PROCESOS DE DIRECCION: conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.

1.1.5. DICIPLINA DE GESTION: -Gestión estratégica -Gestión de proyectos -Gestión de operaciones

1.2. CICLO DE VIDA PROYECTO: El ciclo de vida del proyecto cubre desde la realización del estudio de viabilidad, especificación de requisitos, diseño del producto, fabricación y pruebas, hasta su entrega para su uso operacional.

1.3. GESTION DE ALCANCE: Alcance del producto: características de tipo técnico como características del producto relacionadas con el plazo de terminación (time-to-market) y coste de producto final.

1.3.1. ESTRUCTURA DESAGREGADA DEL PROYECTO: descomposición jerárquica del trabajo a ser realizado dentro del proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto, elaborar los entregables del proyecto

1.3.2. ESTRUCTURA DESAGREGADA DE LA ORGANIZACIÓN: permite identificar los departamentos de la organización involucrados en los componentes de la estructura desagregada de trabajos del proyecto.

1.4. GESTIÓN DEL TIEMPO: incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto.

1.4.1. DIAGRAMAS DE RED: PDM: este método utiliza nodos para representar las actividades. ADM: este método utiliza flechas para representar las actividades del proyecto

1.4.2. ESTIMACION DE DURACION: Tiempo optimista(O) Tiempo mas probable (M) Tiempo pesimista (P)

1.4.3. CRONOGRAMADEL PROYECTO: conjunto de fechas planificadas para realizar las actividades e hitos del proyecto

1.4.4. METODO PERP /CPM: permite determinar la duración mínima total del proyecto

1.4.5. TIEMPOS Y HOLGURAS: -Tiempos tempranos de suceso -Tiempos tardíos de suceso -Holgura de nodo -Holgura total -holgura libre

1.5. GESTION DEL COSTE: incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto.

1.5.1. CLASIFICACION DEL COSTE: -Coste de ciclo de vida -Costes fijos -Costes variables -Costes directos -Costes indirectos -Gastos generales -Carga horaria -Carga de materiales -Costes recurrentes y no recurrentes -Escalación de costes -Curva de experiencia

1.6. GESTIÓN DE RIESGOS: evento o condición que, si ocurre, tiene un efecto sobre los objetivos del proyecto. Los riesgos pueden ser positivos o negativos

1.6.1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: Aceptables y no aceptables. Aceptables son aquellos que si ocurren no degradan o paralizan críticamente al proyecto. • A corto y largo plazo. A corto plazo son los riesgos cuya ocurrencia tiene efecto inmediato en el proyecto. • Positivos y negativos. Positivos son aquellos cuya ocurrencia ayuda al proyecto. • Controlables y no controlables. Controlables son aquellos en los que el jefe de proyecto tiene autoridad para gestionar el riesgo. Los riesgos no controlables deben ser comunicados al sponsor de manera que pueda nombrarse un propietario de cada riesgo encargado de su gestión. • Internos y externos. Son riesgos internos aquellos que son causados por elementos que están dentro de los límites del proyecto.

1.6.2. ANALISIS DE RIESGOS: tiene como objetivo establecer una priorización de los riesgos del proyecto para su tratamiento posterior. También permite establecer una clasificación general de riesgo del proyecto, en relación a otros proyectos de la organización

1.6.2.1. Análisis cualitativo de riesgos: El riesgo se mide a partir de dos parámetros: probabilidad e impacto. La probabilidad es la posibilidad de que el riesgo pueda ocurrir.

1.6.2.2. Análisis cuantitativo de riesgos: Este proceso utiliza técnicas cuantitativas para determinar la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto. (Entrevistas, Análisis de árbol de decisiones, Otros.)

1.6.3. PLANIFICACIÓN DE RESPUESTAS AL RIESGO: Una vez analizados y priorizados los riesgos del proyecto, es preciso proceder a su tratamiento, seleccionado para cada riesgo aquella estrategia de respuesta que tenga mayores posibilidades de éxito. (Eliminación o evitación, Transferencia,Mitigación, Aceptación)

1.6.4. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS: El instrumento más potente de control de riesgos son las revisiones de proyecto.

1.7. GESTIÓN DE COMPRAS: La gestión de compras incluye todas aquellas actividades necesarias para adquirir productos y servicios de organizaciones externas a la organización ejecutante.

1.7.1. CICLO DE COMPRAS: − La planificación de compras − La elaboración de la documentación de la adquisición. − La solicitud de propuestas. − La selección de vendedores. − La administración del contrato − El cierre de contrato

1.7.2. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS: - Definición del alcance de proyecto y del alcance de producto. − El cronograma de proyecto. − Presupuesto disponible y estimaciones de costes de los componentes del EDP/WBS del proyecto que serán comprados. − Identificación de riesgos del proyecto, que afectará tanto al análisis “Hacer-Comprar”, como a la decisión posterior sobre la elección de subcontratista. − Recursos disponibles en la organización ejecutante para el proyecto.

1.7.3. ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ADQUISICIÓN: La documentación de la adquisición se elabora a partir de la descripción del trabajo a realizar (Enunciado de Trabajo o SOW), el plan de compras, plan de referencia de coste y estimaciones de coste, cronograma de proyecto, y el registro de riesgos (identificación, propietarios, clasificación, y respuesta al riesgo).

1.7.4. SOLICITUD DE PROPUESTAS: El proceso de solicitud de propuestas concluye con el envío de las propuestas por parte de los vendedores potenciales. Muchas organizaciones mantienen listas o archivos de vendedores potenciales. Es importante enfatizar que la competición abierta no es necesariamente la mejor solución, siendo preciso analizar el grado de competición mas conveniente caso a caso.

1.7.5. SELECCIÓN DE VENDEDORES: El proceso de selección de vendedores tiene por objeto elegir un vendedor, evaluando las propuestas recibidas, mediante varias técnicas (Sistema de ponderación, Preparación de estimaciones, Negociación contractual.

1.7.6. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO: el vendedor entregará el producto o prestará el servicio según los requisitos del contrato y el comprador remunerará al vendedor, y todo ello de acuerdo a los términos y condiciones contractuales acordadas.

1.7.7. CIERRE DEL CONTRATO: El objetivo fundamental del cierre es verificar que todos los requisitos del contrato se han cumplido, después de comprobar que todos los entregables correspondientes al contrato son aceptables para el comprador y que no existen reclamaciones o disputas pendientes entre las partes.

1.8. EL COMITÉ DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS: El objetivo de este Comité es el de dirigir y tomar decisiones a partir de la información suministrada por la Oficina de Dirección de Proyectos, que actúa a modo de facilitador.

1.8.1. Entre sus responsabilidades se encuentran las siguientes: Aprobación o rechazo de nuevos proyectos. − Activación de proyectos aprobados. − Desactivación de proyectos activos. − Terminación de proyectos. − Aprobación formal de ranking de proyectos. − Petición de información o análisis adicionales a la Oficina de Dirección de Proyectos. − Asignaciones y reasignaciones de recursos críticos basadas en la prioridad o ranking de los proyectos. − Comunicación de las decisiones adoptadas.