PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO

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PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO por Mind Map: PROCESOS  TÉCNICOS DE ARCHIVO

1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOSTIVIDAD

1.1. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe Realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.

1.1.1. NORMATIVIDAD

1.1.1.1. Decreto 2150 de 1995.

1.1.1.2. Artículos 1, 11 y 32.

2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

2.1. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

2.1.1. NORMATIVIDAD

2.1.1.1. Decreto 229 de 1995

2.1.1.2. Decreto 2150 de 1995

2.1.1.3. Artículo 3

2.1.2. actividades

2.1.2.1. 1. Distribución de documentos externos

2.1.2.2. 2. Distribución de documentos internos

2.1.2.3. 3. Distribución de documentos enviados

3. PRODUCCIÓN

3.1. Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus Funciones.

3.1.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

3.1.1.1. Ley 43 de 1913

3.1.1.2. Ley 527 de 1999

3.1.2. ACTIVIDADES

3.1.2.1. La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de Formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada Entidad o dependencia.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

4.1. Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

4.1.1. NORMATIVIDAD

4.1.1.1. Constitución Política.

4.1.1.2. Ley 58 de 1982

4.1.1.3. Artículo 23.

4.1.1.4. Artículo 25.

4.1.2. ACTIVIDADES

4.1.2.1. 1. Recepción de solicitud o trámite

4.1.2.2. 2. Respuesta

5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

5.1. Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

5.1.1. NORMATIVIDAD

5.1.1.1. Artículo 289

5.1.1.2. Artículo 337.

5.1.1.3. Artículo 60.

5.1.2. ACTIVIDADES

5.1.2.1. • Clasificación documental.

5.1.2.2. • Ordenación documental

5.1.2.3. • Descripción documental

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

6.1. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

6.1.1. NORMATIVIDAD

6.1.1.1. Constitución Política

6.1.1.2. Ley 57 de 1985

6.1.1.3. Artículo 51.

6.1.2. ACTIVIDADES

6.1.2.1. 1. Formulación de la consulta

6.1.2.2. 2. Estrategia de búsqueda

6.1.2.3. 3. Respuesta a consulta

7. CONSERVACIÓN

7.1. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

7.1.1. NORMATIVIDAD

7.1.1.1. Constitución Política.

7.1.1.2. Artículo 8

7.1.1.3. Ley 47 de 1920.

7.1.1.4. Ley 39 de 1981.

7.1.2. ACTIVIDADES

7.1.2.1. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación

8. DISPOSICIÓN FINAL

8.1. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

8.1.1. NORMATIVIDAD

8.1.1.1. Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4.

8.1.1.2. Ley 80 de 1993. Artículo 39.

8.1.2. ACTIVIDADES

8.1.2.1. 1. La conservación total 2. 2. Eliminación de documentos: 3. Selección documental 4. Microfilmación 5. Digitalización: