Registros y Controles y su utilidad en el campo de la administración educativa.

1. Control administrativo

1.1. Proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organización.

2. Control correctivo

2.1. Mecanismo diseñado para medir y evaluar el tiempo empleado para devolver un individuo, departamento u organización, alguna situación predeterminada.

3. Etapas de la administración

3.1. Aquí el control implica medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajustan a los planos.

4. Control

4.1. Consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemas de las actuaciones o actividades, para tomar medidas correctivas que sean necesarias.

4.2. Control de dirección

4.2.1. El seguimiento de la actividad organizativa, la utilización de los recursos para asegurar la consecución de los plazos previstos y la ejecución de los planos establecidos.

4.3. Registro

4.3.1. Es el ordenamiento de información recopilada, donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institución.

5. Clasificación de control

5.1. a) Los factores sujetos al control, como son calidad, cantidad, costo y uso del tiempo. b) Las áreas administrativas básicas en que se aplica al control. c) La forma de operar del control. d) En la oportunidad en que se ejerce el control.

5.2. Controles Claves en la Administración

5.2.1. a) Control de Cantidad

5.2.1.1. Consiste en la supervisión de la intensidad con que se ejecutan las tareas.

5.2.2. b) Control de calidad

5.2.2.1. Consiste en verificar las características de los servicios, mediante la comparación con la norma o estándar establecido previamente.

5.2.2.1.1. Métodos

6. Instrumentos de la correspondencia en la administración educativa

6.1. Nota oficial

6.1.1. Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio.

6.2. Oficio

6.2.1. Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc.

6.3. Archivo Providencia administrativa

6.3.1. Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.

6.4. Archivo Informe

6.4.1. Es la comunicación escrita que da a conocer el resultado de una revisión, investigación o estudio de un asunto.

6.4.1.1. Informe memorándum o memorando

6.4.1.1.1. La palabra memorando o memorando, procede directamente del latín Memorándum, Que quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria.

6.5. Archivo Correlativo Informe formulario

6.5.1. Se utiliza cuando debe darse la misma información, cada cierto tiempo

6.6. Acta

6.6.1. Reseña histórica que deja constancia de hecho ocurrido, que se consideran importantes, para que formen parte de la memoria de una institución.

6.6.1.1. Partes de un Acta

6.6.1.1.1. A) Introducción B) Cláusula o cuerpo del acta y C) Cierre o finalización

6.7. Testado y entrelineados

6.7.1. Las actas se hacen en libros en o en hojas numeradas, las cuales son autorizadas por la contraloría de cuentas de la nación.

6.7.1.1. Elementos que conforman el acta

6.7.1.1.1. Lugar, fecha y hora, Identificación de la participación, Cuerpo de acta o cláusulas o puntos tratados, Cierre y Firma de los participantes.

6.8. Conocimiento

6.8.1. Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o entregado alguna cosa.

6.8.1.1. Elementos que conforman el conocimiento:

6.8.1.1.1. Lugar y fecha, Nombre de quien recibe, Descripción de lo recibido y Nombre y firma del receptor.

6.9. La circular

6.9.1. Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones reglamentarias, aclaratorias o grabaciones sobre la materia a su cargo.

6.9.1.1. Elementos que conforman la circular

6.9.1.1.1. Numero de orden, Fecha, Destinatarios, Asunto o contenido y Firma.

6.10. Dictamen

6.10.1. Se origina una providencia y contiene informes sobre las disposiciones legales aplicables a casos y precedentes.

6.10.1.1. Elementos que conforman el dictamen

6.10.1.1.1. Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata, Descripción de los pasos seguidos para la investigación, Considerandos o motivos que lo originaron, El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan, y La decisión sobre el asunto.