Tipos de clasificaciones de documentos:

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Tipos de clasificaciones de documentos: por Mind Map: Tipos de clasificaciones de documentos:

1. ¿Podemos prescindir de los archivos tradicionales? La utilización de estos medios técnicos no exime a la empresa de la obligación de guardar la documentación, tal como establece el Articulo 30 del Código de Comercio. Lo que se hace para pasar los datos mas significativos de los documentos a una base de datos; así la información esta muy accesible , sin necesidad de buscarla físicamente en los archivos; y esto conlleva: *Ahorro de tiempo. *Mayor eficacia y eficiencia en el manejo de datos. *Hace desaparecer los errores que se producen en el manejo de ''papeles''.

2. Inconvenientes:*Si se desconoce la clave o numero de un documento, su localización es muy laboriosa y difícil.*No permite intercalar nuevos documentos.*No todos los documentos se adaptan a este sistema.

3. La Clasificación alfabética: Consiste en ordenar los documentos tomando como referencia las letras del alfabeto.

3.1. *La Palabra Ordenatriz: Es aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía para la clasificación.

3.1.1. *Nombres de Personas Físicas: El primer apellido es la clave o palabra ordenatriz.

3.1.2. *En caso de que los apellidos estén separados por un guion se toman como una sola palabra a efectos de su clasificación.

3.1.3. *Cuando el apellido incluye articulos u otras particulas solo se tendran en cuenta en la clasificacion los nombre extranjeros.

3.1.4. *Nombres de empresas o de instituciones: Se sigue el mismo criterio que en el caso de de los nombres de las personas físicas, tomando el primer apellido como palabra ordenatriz.

3.2. *Ventajas de este sistema: *No requiere un aprendizaje especial. *Es abierto y permite la ampliacion.*Sencillo.*Se adapta a todo tipo de documentos.

3.3. *Inconvenientes: * Hay que determinar la palabra clave o palabra ordenatriz.*En caso de extraer un documento de una carpeta o una ficha de un fichero, hay que dejar una señal en su lugar.

4. La Clasificación Numérica: Esta consiste en asignar un numero a cada documento y este sera el que se utilice para su clasificación y ordenación.

4.1. Ventajas: *Es un metodo sencillo.*Es ilimitado.*Cuando se toma un documento su falta es evidente.

5. Sistema Mixto Alfanumérico: Es un método mixto que se apoya en los alfanumeros, que son una claves que se componen de letras y números.

5.1. Sus ventajas e inconvenientes son las mismas que se indicaron en el numérico, pero con el inconveniente adicional de que es un poco mas complejo.

6. Clasificación Cronológica: Es un sistema sencillo y eficaz. Se comienza a ordenar por el año, después el mes y por ultimo el día.

6.1. Ventajas:*Sencillez y rapidez.*No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos,sin que se altere el orden.*No requiere la utilización de indices ni fichas auxiliares.

6.2. Inconvenientes: *Es imprescindible conocer la fecha del documento que se esta buscando.*Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia en el lugar correspondiente.

7. Criterio Geográfico: Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a las misma.

7.1. Ventajas:*Solo requiere conocer la población de referencia.*No necesita conocer indices auxiliares ni fichas complementarias.*La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables.*Puede combinarse con otros criterio como el numérico, cronológico,etc.

7.2. Inconvenientes:*Hay que asignar la palabra ordenatriz para los nombres compuestos.*Requiere que se señale con una marca (testigo) cuando se extraen documentos.*No resulta adecuado para archivos muy voluminosos.

8. ¿Como afecta la informática a la gestión de ficheros? La llegada ede nuevas tecnologias de la indformacion yu la comubnicacion ha facilitado mucho estos trabajos; en concreto , las bases de datos han revolucionadon la gestion de la informacion.

8.1. ¿ Que es un fichero? Es el conjunto de información que participa de las mismas característica.

8.1.1. ¿Que son las bases de datos? Es un conjunto de datos relacionados entre si.

8.2. ¿Que es un registro? Es la unidad mas elemental de un fichero de base de datos.

8.3. ¿Que es un campo? Es la unidad mas elemental de información que se contiene en una base de datos.

8.4. Ventajas: * Permite guardar mucha información en muy poco espacio.*El acceso a la información contenida en soporte informático es rápido, eficaz y carece de errores.*Emplea muy poco tiempo y esfuerzo.*Ademas permiten el intercambio de información con programas diferentes a las bases de datos, procesadores de textos o con hojas de calculo.

8.4.1. -Al introducir datos en un fichero:*Tener mucho cuidado de no cometer algún error en la transcripción.*Adoptar criterios únicos y utilizarlos siempre.*Tener en cuenta los criterios de clasificación y ordenación.