ACUERDO N° O6O DE 2001Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de ...

1. Articulo 8tavo: Las unidades de correspondencia deberán elaborar planillas formatos y controles, que permitan certificar la recepción de los documentos, y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones.

2. Articulo 6to: Numeración de actos administrativos: esta debe ser consecutiva y las oficinas se encargaran de llevar los controles, si se presentan errores en la numeración, se debe dejar reporte por escrito.

3. Articulo 5to , procedimientos para la radicación de documentos oficiales, velaran por la transparencia de la actuación administrativa. por lo cual no se deberán reservar números de radicacion, no habrán números repetidos, enmendaduras, corregidos o tachones, la numeración deberá ser asignada en estricto orden, al comenzar cada año, se inicia la radicacion consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos y automatizados. parágrafo: cuando existan errores en la radicacion y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de correspondencia.

4. articulo 3ro, unidades de correspondencia, estas deberán establecer en su estructura ya que se encargara de la gestión centralizada y normalizada, estará los servicios de recepción, radiación y distribución de las comunicaciones, de manera que se engranen y contribuyan al sistema de gestión documental, integrándosen de tal manera que lleven a los archivos de gestión centrales e históricos.

5. Articulo 2do, se defino los siguientes conceptos: Archivo electrónico, correspondencia, documento electrónico, documento original, documento publico, serie documental, tabla de retención documental.

6. Articulo 1ro, establece los lineamientos y procesos que permitan que la correspondencia publica y privada puedan cumplir con los programas de gestión documental

7. Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas.

8. Articulo 4to, firmas de responsables. toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos de los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación destino interno y externo, las correspondencias velaran por el estricto cumplimiento, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido

9. Articulo 10mo quinto. todas las unidades de correspondencia informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

10. Articulo 10mo tercero. Comunicaciones oficiales por correo electrónico. las entidades que dispongan de servicio de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas asignadas, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismo garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

11. Articulo 10mo segundo. las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio se tramitaran teniendo encuentra la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de reglamentación documental, para la respectiva radicacion en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. las empresas que impriman en papel químico deberán reproducir este documento sobre papel que garantice su permanencia.

12. Articulo 10mo primero. las comunicaciones oficiales enviadas en soporte de papel, se elaboraran en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la oficina que genera el documento , los anexos, la 2da copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia. si hay varios destinatarios se elaborara los mismos documentos para ambos.

13. Articulo 10mo. comunicaciones oficiales recibidas. estas deberán ser revisadas para verificar su competencia, los anexos, datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se deban enviar las respuestas y asunto correspondiente y se procederá a la radicacion del mismo. Parágrafo: cuando una comunicación no tiene remitente se denomina anónima y deberá ser remitida sin radicar a la oficina encargada y esta de termina el paso a seguir

14. Articulo 9 las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben tener su manual de procedimientos y programas de gestión documental.

15. Articulo 10mocuarto. imagen corporativa. las entidades establecerán en sus entidades manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos, teniendo encuenta las normas INCONTEC, el pie de pagina debe contener la dirección el numero del conmutador el numero de fax institucional, la dirección de la pagina web y dirección del correo electrónico de la entidad